Depuis janvier 2022, la certification Qualiopi est devenue la clef d’accès aux financements publics pour les organismes de formation. Au-delà de cette obligation règlementaire, Qualiopi constitue un gage de qualité et un avantage concurrentiel dans la mesure où elle vise à professionnaliser le secteur et à instaurer une démarche qualité continue au sein des OF. Autrement dit, obtenir Qualiopi permet de structurer durablement son organisme autour des meilleures pratiques. Comme le rappelle le guide officiel, Qualiopi est une attestation de la conformité des processus de l’organisme au Référentiel National Qualité (RNQ) inscrit au code du travail.
Dans cet article, nous vous expliquons l’essentiel à savoir au sujet du Référentiel National Qualité.
Le RNQ : cadre, exigences et évolution
Cadre et exigences :
Le Référentiel National Qualité (RNQ) est le document de référence qui définit le cadre de Qualiopi. Il comporte 7 critères thématiques déclinés en 32 indicateurs à respecter pour obtenir la certification. Chaque critère correspond à un volet clé de la qualité ;
De l’information du public sur l’offre à la prise en compte des retours et réclamations, en passant par l’adaptation des objectifs aux publics, la qualification des formateurs, etc. Les exigences du RNQ sont détaillées dans un guide de lecture de plus de 40 pages, qui précise pour chaque indicateur le niveau attendu et donne des exemples de preuves recevables. Ce guide précise notamment que la conformité n’est pas jugée sur la simple présence d’un document mais sur la mise en œuvre effective des exigences.
Le RNQ distingue 22 indicateurs « communs » (applicables à toutes les catégories d’action) et 10 indicateurs « spécifiques » propres à certaines activités (apprentissage, VAE, etc.). Par exemple, un centre de formation en apprentissage (CFA) devra préparer les 32 indicateurs du référentiel (car les 10 spécifiques s’ajoutent aux 22 communs), tandis qu’un organisme de formation continue classique en prépare généralement 28. Les indicateurs retenus pour chaque OF dépendent donc de sa nature d’activité (formation continue, VAE, apprentissage, bilan de compétences), ainsi que de sa situation (travail en sous-traitance, formation certifiante, etc.).
Évolution :
L’évolution récente du RNQ a été marquée par la publication de la version 9 du guide de lecture, entrée en vigueur en janvier 2024. Cette mise à jour, motivée par le décret du 28 décembre 2023 sur la sous-traitance, clarifie les nouvelles obligations : tout sous-traitant réalisant une action éligible au CPF doit désormais être certifié Qualiopi à partir du 1er avril 2024. La dernière version apporte ainsi des précisions sur les procédures d’audit pour les prestataires sous-traitants et ajuste certains indicateurs (ajout d’une définition de la sous-traitance dans le préambule, par exemple).
Critères et indicateurs clés du référentiel Qualiopi
Le RNQ couvre sept thématiques clés :
- Critère 1 : Conditions d’information du public (préconisations sur la lisibilité de l’offre, les délais d’accès et la communication des résultats).
- Critère 2 : Identification précise des objectifs des prestations et adaptation aux publics bénéficiaires (objectifs pédagogiques clairement définis).
- Critère 3 : Adaptation des prestations et modalités pédagogiques aux publics (moyens d’accueil, suivi, évaluations adaptés aux profils des apprenants).
- Critère 4 : Adéquation des moyens techniques, pédagogiques et d’encadrement (matériel, supports, salles, nombre de formateurs…) aux prestations proposées.
- Critère 5 : Qualification et développement des compétences du personnel en charge des formations (parcours professionnel, formations internes et dispositifs de montée en compétences).
- Critère 6 : Inscription et investissement dans l’environnement professionnel (veille réglementaire, partenariats avec les branches professionnelles, etc.).
- Critère 7 : Recueil et prise en compte des appréciations et réclamations des parties prenantes (apprenants, financeurs, entreprises), pour alimenter l’amélioration continue.
Focus sur les indicateurs du RNQ :
Chaque critère du référentiel regroupe plusieurs indicateurs précis. Par exemple, on y trouve des exigences comme la maîtrise des modalités de sous-traitance (indicateur 27), le recueil des avis des bénéficiaires (indicateur 30), la gestion des réclamations (indicateur 31) ou encore la mise en place d’une démarche d’amélioration continue (indicateur 32).
Parmi les indicateurs dits « communs », on peut aussi citer la mise en œuvre d’un plan d’actions correctrices (indicateur 11), le suivi de l’insertion professionnelle des stagiaires (indicateur 15) ou la transparence des tarifs et modalités de prise en charge (indicateur 19), illustrant ainsi la diversité des points contrôlés.
Le guide officiel précise pour chaque indicateur le niveau attendu et propose des exemples concrets de preuves à fournir pour justifier la conformité.
Le RNQ couvre aussi des sujets transverses comme le recueil des appréciations des stagiaires (indicateur 30), le traitement des réclamations (indicateur 31), la veille professionnelle et réglementaire (indicateurs 23 à 25) ou encore l’adaptation aux besoins des publics en situation de handicap (indicateur 26).
Ces indicateurs clés montrent que Qualiopi ne se limite pas à une checklist administrative : il s’agit bien d’une démarche qualité globale balayant tous les aspects de l’organisation.
Ce que recherchent les auditeurs : pièges à éviter et bonnes pratiques
Lors de l’audit Qualiopi (initial ou de surveillance), l’auditeur vérifie que tous les critères et indicateurs applicables sont couverts. Pour réussir l’audit, il faut donc anticiper les attentes et prévoir des preuves tangibles de chaque exigence.
Les experts du secteur ont largement recensé les écueils les plus fréquents. Parmi les pièges classiques, on retrouve notamment :
- Méconnaissance du référentiel. Il ne suffit pas de lire rapidement le RNQ, il faut comprendre en détail chaque critère et indicateur. Sous-estimer les exigences ou ne pas identifier les indicateurs applicables à son activité expose à des écarts.
- Documentation insuffisante ou dispersée. L’audit Qualiopi est basé sur un audit documentaire. Cela signifie qu’il faut produire de nombreux documents et enregistrements pour prouver la conformité : fiches de processus, comptes-rendus d’entretien, formulaires d’évaluation, tableau de suivi des indicateurs, contrat de sous-traitance le cas échéant, etc. Une erreur courante est de sous-estimer la quantité de preuves nécessaires. Il est également capital de centraliser ces preuves (ex. sur une même plateforme ou dossier).
- Impliquer toutes les parties prenantes. Qualiopi requiert souvent des actions ou documents émanant de différentes personnes (dirigeants, formateurs, responsables qualité, financeurs, etc.). Omettre de faire participer les acteurs concernés (internes comme externes) peut entraîner des incohérences dans le dossier.
- Dernière minute et manque de suivi. La préparation d’un audit Qualiopi est un marathon, pas un sprint. Les professionnels recommandent souvent 3 mois de préparation minimum pour mettre en place toutes les preuves. Commencer trop tard conduit inévitablement à des lacunes ou à du stress le jour J. Il faut aussi vérifier régulièrement son dossier (audit interne) pour détecter rapidement les manques, et ne pas assembler tout à la va-vite la veille de l’audit.
📌 Les bonnes pratiques consistent à se préparer « indicateur par indicateur » en se demandant comment démontrer le niveau attendu. L’auditeur consulté aura en tête le guide de lecture : il s’agit de justifier chaque exigence par des faits concrets. À ce titre, un audit blanc (simulation) avant l’audit officiel est vivement conseillé : il permettra d’identifier les zones d’ombre et de renforcer les points faibles. In fine, la réussite de l’audit Qualiopi repose sur une documentation claire, exhaustive et cohérente.
Réussir sa mise en conformité RNQ grâce à une démarche structurée
Pour se mettre en conformité avec le RNQ, il est recommandé de suivre une démarche organisée en plusieurs étapes :
- Diagnostic de l’existant. Il faut d’abord réaliser un audit interne de ses processus et documents actuels, en les comparant aux exigences Qualiopi. Téléchargez la dernière version du RNQ et repérez les points manquants dans votre documentation. Cette étape permet de chiffrer l’écart et de prioriser les actions à mener.
- Construction du dossier Qualiopi. Ensuite, constituez un dossier détaillé indicateur par indicateur. Pour chaque indicateur applicable, formalisez ou créez les procédures et preuves nécessaires (ex. procédures d’évaluation, fiches de suivi, plans de formation des intervenants…). Le guide de lecture Qualiopi peut aider à savoir quel niveau de preuve fournir. L’objectif est d’avoir, pour chaque indicateur, un ou plusieurs documents démontrant concrètement la conformité.
- Relecture et audit blanc. Une fois le dossier prêt, il faut le relire dans son ensemble afin de vérifier la cohérence globale. Idéalement, faites appel à un tiers (ou à un autre service) pour réaliser un audit blanc : cette relecture critique permet de déceler les éventuels manques et de tester la compréhension de vos processus. C’est « le moyen le plus sûr » de corriger les points faibles avant l’audit officiel.
- Planification de l’audit officiel. Fixez dès le départ une date d’audit, car la durée de validité de la certification et les délais d’audit (en initial comme en surveillance) sont stricts. L’accompagnement par un expert qualité peut alors faire la différence : il donne un cadre structuré à la préparation, des conseils méthodologiques, et assure le suivi du plan d’action.
Il n’y a aucune obligation légale d’être accompagné, mais l’expérience montre qu’ un accompagnement méthodique permet d’avancer plus vite et de réduire les erreurs.
S’approprier le RNQ pour structurer durablement son organisme
S’aligner sur le Référentiel National Qualité, c’est l’occasion de poser des bases solides : clarifier son offre, structurer ses pratiques et professionnaliser son fonctionnement. La démarche demande du temps et de la rigueur, mais en retour, elle renforce la crédibilité de l’organisme, améliore l’expérience des apprenants et ancre une vraie logique d’amélioration continue.