La certification Qualiopi est depuis 2022 la clé d’accès aux financements publics de la formation professionnelle en France. Elle s’adresse à tous les prestataires de formation sans distinction de taille. Sur environ 130 000 organismes de formation recensés dans le pays, on estime qu’au moins 70 % sont des formateurs indépendants. Autant dire que ce sont majoritairement de petites structures qui sont concernées par Qualiopi.
Faut-il vraiment passer cette certification quand on est micro-entrepreneur ou formateur indépendant ? Que change-t-elle concrètement pour un organisme de formation d’une seule personne ? indépendants et micro‑entreprises et vous donnons les clés pour aborder sereinement cette démarche qualité.
Qualiopi : une certification qualité pour tous les organismes de formation
Qualiopi, mise en place par la loi du 5 septembre 2018 « Avenir professionnel », est la certification qualité unique des organismes de formation en France. Elle s’impose comme un prérequis indispensable pour accéder aux financements publics ou mutualisés.
Cette obligation s’applique quel que soit le statut ou la taille de la structure de formation. Que vous dirigiez une grande entreprise de formation ou que vous soyez formateur indépendant, le principe est le même : sans la certification Qualiopi, vous ne pourrez pas prétendre aux financements publics ou mutualisés pour vos prestations. Un micro-entrepreneur ou un formateur freelance est donc éligible à Qualiopi au même titre qu’un organisme plus important, et n’a pas d’exception en raison de sa petite taille.
Indépendant : Qualiopi est-elle obligatoire pour vous ?
Techniquement, la certification Qualiopi n’est pas obligatoire pour exercer en tant qu’organisme de formation : il est tout à fait possible de délivrer des formations sans être certifié.
Toutefois, en s’en passant, vous vous privez de toute possibilité de financements publics ou mutualisés pour vos clients. Autrement dit, vos apprenants devraient financer les formations sur leurs propres fonds, ce qui constitue un sérieux désavantage concurrentiel dans le marché actuel. En effet, le monde de la formation professionnelle repose largement sur ces financements (CPF, Pôle emploi/France Travail, OPCO…). Un formateur indépendant non certifié Qualiopi risque de voir certains clients potentiels se détourner s’ils ne peuvent pas utiliser leur CPF ou d’autres aides pour payer la formation.
En pratique, Qualiopi devient donc quasi indispensable pour les indépendants souhaitant développer leur activité. C’est un passage obligé pour accéder à un plus large public et pour répondre aux appels d’offres ou demandes de formations financées.
Pourquoi se certifier Qualiopi en tant qu’indépendant ?
Au-delà de l’accès aux financements, obtenir Qualiopi comporte plusieurs avantages pour un formateur indépendant ou une micro-entreprise :
- Crédibilité et confiance accrues : La certification Qualiopi atteste de la qualité de vos processus de formation. Pour un indépendant, cela renforce la confiance des clients dans le sérieux de votre offre.
- Accès à de nouveaux marchés : Comme évoqué, Qualiopi ouvre la porte à des clients financés. Sans la certification, un indépendant se coupe de ces opportunités et doit se limiter aux clients finançant eux-mêmes la formation, ce qui restreint fortement le marché adressable.
- Montée en qualité de vos prestations : La démarche de certification vous pousse à formaliser et améliorer vos pratiques. En vous alignant sur ces critères, vous structurez mieux votre activité, vous professionnalisez votre organisation, ce qui au final profite à vos apprenants et à votre efficacité globale.
En somme, se certifier Qualiopi, c’est certes un investissement en temps et en argent pour un indépendant, mais c’est un investissement rapidement rentabilisé par l’accès à de nouveaux financements et la valeur ajoutée en termes d’image et de qualité de service.
Les étapes pour obtenir Qualiopi en micro‑entreprise
Bonne nouvelle : les démarches pour obtenir Qualiopi sont les mêmes pour un indépendant que pour n’importe quel organisme de formation. Voici les étapes par lesquelles il vous faudra passer :
- Respecter les prérequis de base : Avant tout, assurez-vous que votre activité de formation est en règle. Cela implique d’avoir déclaré votre activité et obtenu un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) auprès de la DREETS. Pour cela, vous devrez déjà avoir réalisé au moins une formation et pouvoir en fournir les preuves (convention, programme, feuille d’émargement, attestation remise aux stagiaires…). Le NDA est indispensable pour être reconnu officiellement comme organisme de formation.
- Se familiariser avec le référentiel Qualiopi : La certification repose sur 7 critères déclinés en 32 indicateurs qualité. Prenez le temps de lire attentivement le Référentiel National Qualité (RNQ), disponible gratuitement, afin de comprendre les exigences attendues. Cela vous donnera la “philosophie” de Qualiopi et vous aidera à identifier les points à travailler.
- Mettre en place les procédures requises : Une fois le référentiel assimilé, il s’agit de structurer votre organisation en conséquence. Concrètement, vous devrez formaliser un certain nombre de processus : recueil des besoins et positionnements en amont, modalités d’accueil et d’accompagnement des apprenants, suivi des résultats, recueil des appréciations et réclamations, amélioration continue, etc.. Pour chaque indicateur, prévoyez les éléments de preuve adaptés. Cela peut représenter un gros volume de travail documentaire, mais c’est le cœur de la préparation Qualiopi.
- Réaliser un audit blanc (facultatif mais recommandé) : Avant de vous lancer dans l’audit officiel, il est judicieux de tester votre dispositif. Vous pouvez réaliser un audit à blanc en reprenant point par point les 32 indicateurs et en vérifiant que vous avez une réponse satisfaisante pour chacun. Cette étape vous aidera à repérer d’éventuelles non-conformités et à corriger le tir avant le “vrai” audit.
- Choisir un organisme certificateur et planifier l’audit : Vous devrez faire appel à un certificateur accrédité. N’hésitez pas à comparer les offres et tarifs de plusieurs certificateurs. Une fois le certificateur choisi, planifiez une date d’audit. L’organisme certificateur vous enverra un plan d’audit détaillant le déroulement de la journée de certification. Préparez soigneusement cette échéance (documents classés, locaux prêts pour accueillir l’auditeur, planning de la journée, etc.).
- Passer l’audit initial de certification : Le jour J, un auditeur examinera vos documents et vos pratiques afin d’évaluer leur conformité aux exigences du référentiel Qualiopi. Si tout est en ordre (ou que les éventuelles non-conformités mineures sont levées rapidement après l’audit), vous obtiendrez la certification Qualiopi pour une durée de 3 ans. Félicitations !
Assurer le suivi et le renouvellement : La certification initiale n’est qu’un début. Vous aurez un audit de surveillance environ 18 mois plus tard pour vérifier que vous maintenez le niveau de qualité. Puis, au bout de 3 ans, un audit de renouvellement sera nécessaire pour prolonger votre certification. Il faudra donc conserver vos bonnes pratiques et continuer à faire vivre votre système qualité dans la durée.
En bref, la démarche Qualiopi pour un indépendant comprend une phase de préparation rigoureuse, suivie d’une phase d’évaluation externe (audits). Avec de l’anticipation et de la méthode, un formateur solo peut tout à fait réussir cet exercice et obtenir son certificat du premier coup.
Les défis pour une micro-entreprise… et comment les relever
Pour un formateur indépendant, se lancer dans Qualiopi peut représenter un sérieux défi. La préparation demande du temps, de la rigueur et une certaine montée en compétence sur des sujets parfois éloignés du cœur de métier (procédures administratives, formalisation qualité, gestion documentaire, etc.). Il faut concilier cette démarche qualité avec la charge déjà présente des formations à animer et de la gestion courante de l’activité.
Quelques conseils pour surmonter ces obstacles :
- Planifiez et fractionnez le travail : Établissez un planning réalisable pour préparer la certification, en vous fixant des objectifs hebdomadaires (par exemple, traiter un critère par semaine).
- Utilisez les ressources existantes : Ne partez pas de zéro ! De nombreux modèles de documents et guides sont disponibles, parfois gratuitement ou à faible coût, pour vous aider à répondre aux indicateurs.
- Entraînez-vous en conditions réelles : Comme évoqué plus haut, réaliser un audit blanc ou au moins une relecture critique de votre dispositif avec un regard extérieur peut vous aider à identifier des oublis.
- Envisagez un accompagnement extérieur : Même si ce n’est pas obligatoire, vous pouvez gagner du temps en faisant appel à un accompagnement professionnel. Des sociétés spécialisées proposent des kits Qualiopi, ou un suivi personnalisé pour préparer l’audit. Cela représente un coût additionnel, mais peut se révéler précieux si vous manquez de temps ou si vous souhaitez être sûr de n’oublier aucun indicateur.