Depuis quelques années, le mot Qualiopi est sur toutes les lèvres des responsables de formation. Cette certification est devenue le sésame pour accéder aux financements publics et exige de franchir trois étapes : un audit initial, un audit de surveillance et un audit de renouvellement. La crise sanitaire a bousculé les habitudes ; soudain, la visioconférence a investi même les contrôles qualité. Faut‑il s’en réjouir ou s’en inquiéter ? L’arrêté du 31 mai 2023 a précisé ce qui pouvait être réalisé à distance et ce qui devait rester en présentiel. Avec quelques repères et beaucoup de préparation, le distanciel n’est plus une menace mais un atout. Ce guide propose des pistes concrètes pour aborder sereinement un audit Qualiopi à distance.
1. Cadre réglementaire : présentiel ou distanciel ?
1.1 Audit initial : le présentiel reste la norme
Premier rendez‑vous avec le certificateur, l’audit initial doit impérativement se dérouler sur site. La réglementation impose une présence physique afin de permettre à l’auditeur d’observer les locaux, les équipements et les pratiques professionnelles. Une dérogation avait été mise en place durant la crise sanitaire pour autoriser le distanciel jusqu’au 30 juin 2022, mais depuis le 1ᵉʳ juillet 2022 cette option n’est plus possible. Même les structures sans locaux permanents doivent louer un espace professionnel pour accueillir l’auditeur.
1.2 Audit de surveillance : une visioconférence sous conditions
L’audit de surveillance, réalisé entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois, peut se tenir en visioconférence et dure en moyenne deux fois moins longtemps qu’un audit initial. Ce format réduit les déplacements, mais certaines situations imposent de revenir en présentiel : une réclamation, des non‑conformités majeures, la gestion de sites multiples ou, depuis 2023, la simple demande de l’organisme audité. Les certificateurs rappellent qu’un audit à distance reste un vrai audit : les interlocuteurs doivent être présents et capables de partager immédiatement les preuves.
1.3 Audit de renouvellement : retour sur site
Trois ans après l’obtention de la certification, l’audit de renouvellement marque un nouveau cycle. Il se déroule obligatoirement sur site, comme un audit initial. L’auditeur vérifie la pérennité du système qualité et s’assure que les actions correctives ont été mises en œuvre.
2. Préparer un audit à distance : les incontournables
2.1 Vérifier la logistique numérique
Une connexion internet stable et des équipements audiovisuels de qualité (webcam, micro et casque) sont les premières conditions de réussite. BMG Consulting recommande de tester en amont les outils de visioconférence et de disposer d’une solution de secours en cas de coupure. Il est important de tester la connexion et la plateforme (Teams, Zoom, Webex) et de prévoir un plan B.
2.2 Organiser et numériser les documents
À distance, l’auditeur ne peut pas attendre que l’on fouille des classeurs. Il est donc crucial de dématérialiser toutes les preuves et de les classer selon les critères et indicateurs du référentiel. Structurez les fichiers de manière logique afin qu’ils puissent être ouverts instantanément lors du partage d’écran. Un plan de partage d’écran avec des raccourcis vers les dossiers pertinents facilite les échanges et réduit les temps morts.
2.3 Mobiliser les équipes et planifier les interventions
Contrairement à un audit sur site, où les interactions informelles sont possibles, le distanciel exige une planification précise. Les personnes responsables des différents processus doivent être disponibles au moment prévu, et il est conseillé de désigner un coordinateur pour gérer la salle virtuelle et annoncer les intervenants.
2.4 Préserver la confidentialité
Lorsque l’audit se déroule via un écran, il faut veiller à protéger les données sensibles. Il est recommandé de fermer les courriels et applications non nécessaires et de s’assurer que les informations confidentielles ne sont pas partagées accidentellement. Ne laissez ouverts que les outils utiles.
3. Check‑list d’un audit réussi
Pour aborder un audit de surveillance à distance avec sérénité, Fast Certif propose une check‑list simple :
- Relire le rapport précédent et préparer les justificatifs des actions correctives.
- Suivre le plan d’audit en avançant indicateur par indicateur.
- Mobiliser les bons interlocuteurs et désigner un coordinateur pour orchestrer les interventions.
- Tester la logistique la veille, redémarrer les équipements et prévoir un plan B.
- Communiquer avec transparence : répondre de manière claire sans demander de conseil à l’auditeur.
Un audit à distance exige un investissement équivalent à celui d’un audit sur site, la durée ne peut être compressée.
4. Rôle de l’organisme certificateur et anticipation
L’organisme certificateur établit le plan d’audit, fixe la modalité (distanciel ou présentiel), fournit l’outil de visioconférence et prend la décision finale. Depuis l’arrêté du 31 mai 2023, l’audit de surveillance est en principe réalisé à distance mais peut être conduit sur site à la demande de l’organisme audité.
Une préparation sérieuse reste la meilleure assurance contre les non‑conformités. Les écarts constatés lors des audits sont souvent liés à un manque d’organisation ou à des preuves introuvables plutôt qu’à un défaut de qualité intrinsèque. Centraliser les documents, mettre à jour les procédures en continu et former les équipes au référentiel sont des réflexes essentiels. Simuler un audit blanc ou se faire accompagner par un consultant spécialisé permet de repérer les failles et d’optimiser la présentation des preuves.
Conclusion : transformer la contrainte en atout
L’audit Qualiopi à distance est devenu une pratique durable qui offre des avantages en termes de flexibilité et d’économies de déplacement. Mais cette modalité n’est pas une simplification : la réglementation impose le présentiel pour l’audit initial et le renouvellement et n’autorise le distanciel pour la surveillance qu’en l’absence de risques spécifiques. En s’appuyant sur les bonnes pratiques détaillées dans cet article, les organismes de formation peuvent transformer l’audit à distance en levier de professionnalisation. Cette rigueur témoigne de leur sérieux auprès des financeurs et des partenaires et contribue à inscrire la démarche qualité au cœur de leur fonctionnement.
