Comprendre Qualiopi, c’est d’abord maîtriser son vocabulaire.
Entre « RNQ », « actions concourant au développement des compétences » ou « non-conformités majeures », le jargon peut vite décourager un dirigeant d’organisme de formation. Ce glossaire propose des repères clairs pour vous aider à piloter votre certification.
Chez BMG Consulting, nous accompagnons depuis plus de quinze ans des organismes de toutes tailles sur leurs projets Qualiopi. Les définitions ci-dessous sont pensées pour être opérationnelles, sans remplacer les textes de référence.
1. Acteurs et textes de référence
Qualiopi
Qualiopi est la marque de certification qualité des prestataires d’actions concourant au développement des compétences. Elle atteste que vos prestations respectent les exigences d’un référentiel national unique défini par l’État et conditionne l’accès aux financements publics ou mutualisés.
Référentiel national qualité (RNQ)
Le RNQ est le socle de Qualiopi. Il regroupe les critères qualité et les indicateurs d’appréciation utilisés par les auditeurs pour évaluer votre organisme. Ces exigences sont fixées par le décret du 6 juin 2019 et détaillées dans le guide de lecture publié par le ministère du Travail.
Guide de lecture Qualiopi
Le guide de lecture commente chaque indicateur : niveau d’exigence, exemples de preuves, cas particuliers. Régulièrement mis à jour (version 9 du RNQ en 2025), il constitue, avec le référentiel, la base de travail de l’auditeur comme du prestataire.
France compétences
France compétences est l’institution nationale qui régule la formation professionnelle et l’apprentissage. Elle pilote la répartition des financements, la régulation des certifications (RNCP, RS) et la reconnaissance de certaines instances de labellisation pouvant délivrer Qualiopi.
Prestataire d’actions concourant au développement des compétences
Cette expression désigne les organismes de formation, centres de bilan de compétences, structures de VAE ou CFA entrant dans le champ de Qualiopi. Elle renvoie directement à l’article L.6313-1 du Code du travail, qui définit les catégories d’actions concernées.
2. Les actions couvertes par Qualiopi
Actions concourant au développement des compétences
Ce sont les actions qui entrent dans le champ de la formation professionnelle : actions de formation, bilans de compétences, VAE et formations par apprentissage. Dès lors qu’elles sont financées par des fonds publics ou mutualisés, leur prestataire doit être certifié Qualiopi.
Action de formation
L’action de formation vise l’acquisition de compétences clairement identifiées. Elle s’appuie sur un parcours pédagogique structuré : objectifs opérationnels, contenus, modalités (présentiel, distanciel, hybride), modalités d’évaluation et de suivi.
Elle peut préparer à une certification (RNCP, RS) ou répondre à des besoins plus ciblés (montée en compétences, adaptation au poste, reconversion).
Bilan de compétences
Le bilan de compétences permet à un bénéficiaire d’analyser ses compétences, aptitudes et motivations afin de construire ou de préciser un projet professionnel ou de formation.
Il se déroule en plusieurs phases (préliminaire, investigation, conclusion) et donne lieu à un document de synthèse remis au bénéficiaire. Dans le cadre de Qualiopi, l’organisme doit notamment démontrer la confidentialité des échanges, la méthodologie utilisée et la qualité de l’accompagnement.
Validation des acquis de l’expérience (VAE)
Une action de VAE permet à une personne de faire reconnaître officiellement l’expérience acquise (salariée, non salariée, bénévole, etc.) en vue d’obtenir tout ou partie d’un diplôme, d’un titre ou d’un certificat de qualification.
Le prestataire accompagne le candidat dans la constitution de son dossier, la préparation de l’entretien ou de la mise en situation devant le jury, et parfois dans la mise en œuvre des compléments de formation demandés.
Qualiopi porte ici sur la qualité de l’information, du suivi et des outils mis à disposition des candidats.
Action de formation par apprentissage
L’action de formation par apprentissage est mise en œuvre par un centre de formation d’apprentis (CFA) ou une unité de formation par apprentissage dans le cadre d’un contrat d’apprentissage.
Elle alterne formation en centre et travail en entreprise, avec un objectif de certification professionnelle. Pour ces acteurs, Qualiopi vient compléter les autres exigences réglementaires applicables aux CFA (conventionnements, contrôles de la Région ou de l’État, etc.) et s’applique à l’ensemble du dispositif d’accompagnement des apprentis.
3. Le déroulement de la certification
Audit initial
L’audit initial est le premier audit Qualiopi. Il porte sur l’ensemble des critères et indicateurs applicables à votre catégorie d’actions. L’auditeur analyse vos documents (procédures, supports, preuves) et interroge les équipes afin de vérifier que le système qualité est en place et effectif. En cas de conformité, la certification est délivrée pour trois ans.
Audit de surveillance
L’audit de surveillance intervient entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant l’audit initial. Il vérifie que le système qualité est toujours maîtrisé et que les non-conformités détectées lors du premier audit ont bien été levées.
Audit de renouvellement
À l’échéance des trois ans, l’audit de renouvellement permet de prolonger la certification. Il reprend la logique de l’audit initial, avec un regard renforcé sur l’historique : suivi des plans d’actions, exploitation des résultats (satisfaction, indicateurs de performance), prise en compte des évolutions réglementaires.
Critères et indicateurs
Le référentiel Qualiopi est structuré en sept critères et en 32 indicateurs d’appréciation. Chaque indicateur précise les preuves attendues ; certains varient selon la catégorie d’actions (formation, VAE, apprentissage).
Non-conformité mineure / majeure
Une non-conformité mineure traduit un écart ponctuel ou limité par rapport aux exigences de l’indicateur. Une non-conformité majeure, elle, met en cause la conformité globale de l’indicateur, voire du système qualité.
Les guides de lecture successifs ont précisé les critères de gradation et les délais accordés pour lever ces écarts.
4. Notions qualité au cœur du RNQ
Amélioration continue
L’amélioration continue irrigue l’ensemble des critères Qualiopi : analyse de la satisfaction, traitement des réclamations, revue régulière de l’offre, ajustement des processus.
L’enjeu est de montrer que l’organisme apprend de ses résultats et ajuste ses pratiques en conséquence.
Accessibilité et publics en situation de handicap (PSH)
Le référentiel impose de prendre en compte les besoins des personnes en situation de handicap, dans une logique d’accessibilité universelle : information claire, aménagements possibles, mobilisation de partenaires spécialisés.
Cette exigence est rappelée à la fois dans le RNQ et dans le guide de lecture.
Traçabilité et preuves
Qualiopi repose sur la capacité du prestataire à démontrer ce qu’il met en œuvre : conventions, émargements, évaluations, supports remis, comptes rendus d’entretiens, procédures internes.
La qualité n’est donc pas seulement une intention ; elle se traduit par des documents structurés et exploités, au service du pilotage de l’activité.
Processus et formalisation
Le RNQ invite à décrire et maîtriser ses processus : de la définition de l’offre à l’évaluation des résultats, en passant par la contractualisation, l’accueil et le suivi des bénéficiaires.
Cette formalisation peut rester simple, à condition d’être cohérente, partagée par les équipes et appliquée au quotidien.
En vous appropriant progressivement ce vocabulaire, vous facilitez le dialogue avec votre auditeur, vos financeurs et vos équipes.
Ce glossaire n’a pas vocation à remplacer les textes officiels, mais à vous donner des repères utiles pour naviguer dans l’univers Qualiopi et faire de la certification un véritable outil de management de la qualité.
