1. FOAD et Qualiopi : même référentiel, enjeux particuliers
Avec la FOAD, on a parfois l’impression qu’il faudrait un “Qualiopi spécial distanciel”.
En réalité, ce n’est pas le cas : les actions de formation réalisées à distance restent soumises au même Référentiel national qualité que le présentiel, avec ses 7 critères et 32 indicateurs.
La différence, c’est que le cadre juridique de la formation à distance ajoute des exigences très concrètes : assistance technique et pédagogique, information claire sur les activités à réaliser à distance, durée estimée, évaluations en cours ou en fin de parcours… Tout cela est inscrit dans le Code du travail et vient irriguer plusieurs indicateurs Qualiopi.
Pour un organisme de formation, l’enjeu est de montrer comment ces spécificités du distanciel sont prises en compte dans ses process, ses outils et… ses preuves. C’est particulièrement vrai pour le suivi des apprenants, l’accompagnement et l’assiduité.
2. Informer clairement sur un dispositif FOAD : indicateurs 1 et 2
L’indicateur 1, consacré à l’information au public, prend une dimension particulière dès qu’on bascule en distanciel.
Un simple programme ne suffit plus : il doit permettre à un futur stagiaire de comprendre à quoi ressemble, très concrètement, le parcours à distance.
Au lieu d’empiler les listes, on peut se poser quelques questions simples :
- Est-ce que la fiche programme décrit les modalités pédagogiques (classes virtuelles, autoformation, tutorat…) ?
- Est-ce que les prérequis techniques sont clairs (connexion internet, matériel, casque, logiciels éventuels) ?
- Est-ce que le rythme est explicite (temps synchrone, temps asynchrone, charge de travail hebdomadaire estimée) ?
Quelques lignes bien rédigées dans le programme, dans le livret d’accueil ou sur la page web peuvent suffire, tant que l’information est accessible et cohérente d’un support à l’autre.
L’indicateur 2, sur les résultats, est souvent plus facile à nourrir en FOAD qu’en présentiel. Les plateformes de formation à distance produisent spontanément des données : taux de complétion des modules, résultats aux quiz, satisfaction sur les outils numériques, taux d’abandon…
Bien exploitées, ces données alimentent votre tableau de bord Qualiopi et permettent de montrer, preuves à l’appui, la performance de vos dispositifs distanciels.
3. Suivi, accompagnement et assiduité : le cœur de la FOAD (indicateurs 9 à 12)
C’est souvent sur ce bloc que se focalisent les auditeurs lorsqu’une grande partie de l’activité se fait à distance.
L’indicateur 9 invite à clarifier les conditions de déroulement de la formation. En FOAD, cela signifie que le stagiaire sait comment il va suivre sa formation : modalités de connexion, règles d’assiduité, horaires des classes virtuelles, modalités de rattrapage en cas d’absence, etc.
Ces éléments doivent être formalisés et transmis avant l’entrée en formation, par exemple dans le livret d’accueil ou un protocole de formation à distance.
L’indicateur 10 concerne l’accompagnement pendant le parcours. C’est là que l’exigence d’“assistance technique et pédagogique appropriée” trouve sa traduction concrète : qui répond aux questions techniques, sous quel délai, comment le formateur suit les avancées, quelles relances sont prévues en cas de décrochage ?
Un simple schéma de processus ou une courte procédure interne peuvent suffire, à condition qu’ils reflètent réellement ce qui se passe sur le terrain.
Les indicateurs 11 et 12 portent sur le positionnement, la progression et les évaluations. En FOAD, le suivi s’appuie largement sur les traces numériques : temps de connexion, modules réalisés, quiz complétés, travaux déposés, échanges avec le formateur.
L’enjeu n’est pas de tout imprimer, mais d’organiser ces preuves : savoir où récupérer un relevé de connexions, comment montrer la progression d’un groupe, comment prouver qu’une évaluation finale a bien été réalisée.
4. Plateforme, ressources et accessibilité : critère 4 et indicateur 19
Le critère 4 (moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement) prend une importance particulière en FOAD. L’auditeur ne va pas seulement s’intéresser au contenu de la formation, mais aussi à l’environnement numérique mis à disposition des stagiaires.
On attend d’abord une plateforme robuste et cohérente avec votre public. Un LMS “surdimensionné” mais difficile à prendre en main pourra être plus problématique qu’un outil simple, mais bien maîtrisé. L’accessibilité (usage sur plusieurs supports, prise en compte des situations de handicap, ergonomie des interfaces) est également un sujet de plus en plus fréquent en audit.
L’indicateur 19, qui évoque les ressources pédagogiques mises à disposition, ne se résume pas à “déposer des PDF dans un espace en ligne”. En FOAD, il s’agit de s’assurer que le stagiaire peut réellement se les approprier : parcours découpé en modules lisibles, consignes claires, vidéos courtes plutôt qu’un long support unique, tutoriels rapides de prise en main de la plateforme.
L’idée est simple : si un stagiaire se connecte pour la première fois, est-ce qu’il comprend où il doit cliquer, ce qu’il doit faire, et comment il peut demander de l’aide en cas de besoin ? Si la réponse est oui, vous êtes déjà sur la bonne voie pour Qualiopi.
5. Compétences des équipes et veille digitale :
La réussite d’un dispositif FOAD ne repose pas uniquement sur la technologie. Les équipes pédagogiques doivent être à l’aise avec l’animation à distance, la gestion des outils numériques et la scénarisation de contenus en ligne.
Concrètement, cela se traduit dans votre plan de développement des compétences : formations internes ou externes à la FOAD, accompagnement des formateurs dans la transition du présentiel au distanciel, temps d’échanges de pratiques autour des classes virtuelles, des supports vidéo, des forums, etc.
La veille prend elle aussi une coloration particulière : il ne s’agit plus seulement de suivre l’actualité réglementaire de la formation professionnelle, mais aussi l’évolution des pratiques et des solutions techniques liées à la formation à distance. Les décisions prises à partir de cette veille (mise à jour d’une procédure, changement d’outil, adaptation d’un parcours) sont de bonnes preuves à présenter en audit.
6. Transformer les indicateurs FOAD en plan d’action
Pour un organisme déjà engagé dans Qualiopi, la FOAD ne doit pas être traitée comme un “sous-projet” à part, mais comme une modalité à intégrer dans l’existant. Une approche simple consiste à :
- lister les indicateurs les plus impactés par vos formations à distance ;
- mettre en face, pour chacun, les outils qui produisent des preuves (plateforme, visio, messagerie, CRM, etc.)
- définir quelques supports : procédure d’assiduité FOAD, modèle de relevé de connexion, trame de protocole de formation à distance, check-list de préparation d’une action en FOAD.
L’objectif n’est pas de tout réinventer, mais de rendre vos pratiques lisibles, traçables et explicables le jour de l’audit.
Là où beaucoup d’organismes peinent encore à organiser leurs preuves FOAD, un accompagnement externe peut aider à faire le tri : cartographier les indicateurs concernés, cadrer les outils, sécuriser les preuves et préparer les équipes. C’est précisément sur ce type de sujet que BMG Consulting peut vous aider : transformer vos dispositifs à distance en un véritable atout Qualiopi.
