Depuis 2022, la certification Qualiopi est devenue la clé d’accès aux financements publics ou mutualisés pour les organismes de formation. Valable trois ans et reposant sur un référentiel de sept critères, elle s’obtient après un audit initial. La certification est attribuée par catégorie d’action de formation : formation continue, bilan de compétences, validation des acquis de l’expérience (VAE) et apprentissage. Une structure certifiée Qualiopi pour la formation continue ne peut donc pas, par exemple, faire financer un bilan de compétences sans étendre son périmètre. C’est là qu’intervient l’audit d’extension Qualiopi qui permet d’ajouter une ou plusieurs catégories à son certificat sans repartir de zéro.
Dans cet article, nous démystifions l’audit d’extension et ses enjeux. Nous verrons pourquoi cette démarche est un véritable levier de croissance, comment elle se déroule et quelles précautions prendre pour la réussir. Notre objectif : vous donner une vision claire et opérationnelle afin de faire grandir votre offre de manière sereine, tout en respectant les exigences réglementaires.
Qu’est‑ce qu’un audit d’extension ?
L’audit d’extension est un audit complémentaire réalisé lorsqu’un organisme certifié souhaite ajouter une ou plusieurs catégories d’actions à son certificat. Cette procédure ne revisite pas l’ensemble des critères déjà validés, mais se concentre sur les indicateurs applicables à la nouvelle catégorie. L’audit est généralement organisé sur site et se déroule selon les mêmes modalités qu’un audit initial. Il peut être demandé à tout moment du cycle de certification ; la date de fin de validité du certificat initial reste inchangée.
Pour déclencher l’audit d’extension, l’organisme doit avoir réalisé au moins une prestation effective dans la nouvelle catégorie visée. La mise en œuvre peut être en cours, mais elle doit être suffisamment avancée pour que l’auditeur puisse examiner un dossier concret. Ce prérequis vise à éviter les démarches déclaratives et à s’assurer que la réalité du terrain est prise en compte. L’extension n’annule pas l’audit de surveillance ; si elle intervient avant celui‑ci, la surveillance portera sur l’ensemble du périmètre.
Pourquoi demander une extension ?
Étendre sa certification Qualiopi représente un investissement en temps et en ressources. Pourtant, les bénéfices sont nombreux et peuvent largement compenser ces efforts.
Accéder à de nouveaux financements
La certification Qualiopi conditionne l’accès aux fonds publics ou mutualisés (OPCO, CPF, France Travail, régions). Lorsque vous développez une nouvelle activité, l’extension rend cette prestation finançable au même titre que vos offres existantes. Ouvrir un centre d’apprentissage ou proposer des bilans de compétences sans ce sésame reviendrait à se priver de subventions indispensables.
Diversifier et sécuriser son activité
Étendre sa certification permet de répondre à des besoins variés : accompagner des salariés en reconversion via le bilan de compétences, proposer de la VAE à des professionnels souhaitant faire reconnaître leur expérience, ou former des apprentis dans un cadre réglementé. Cette diversification renforce l’attractivité de votre organisme et pérennise votre activité. Elle est aussi un atout concurrentiel : peu d’organismes cumulent plusieurs catégories, et cette polyvalence démontre un engagement global en faveur de la qualité.
Développer son chiffre d’affaires et son image
De nouvelles prestations finançables génèrent mécaniquement de nouveaux revenus. En augmentant votre panel d’actions éligibles, vous multipliez vos sources de financement et lissez les fluctuations de la demande. L’extension valorise également votre savoir‑faire auprès des partenaires et des financeurs : afficher un certificat couvrant plusieurs catégories renforce votre image de sérieux et rassure vos clients.
Déroulement de l’audit d’extension
1. Déposer sa demande
La démarche débute par un échange avec votre organisme certificateur. Vous précisez la catégorie visée et recevez un avenant au contrat mentionnant la durée estimée de l’audit et un devis. La durée est calculée à partir de votre bilan pédagogique et financier (BPF) le plus récent. En général, plus votre activité est importante, plus l’audit est long.
2. Préparer la nouvelle activité
Comme pour un audit initial, vous devez rassembler des preuves démontrant que vos procédures répondent aux indicateurs applicables. Cela implique d’adapter vos documents (conventions, programmes, contrats) et de revoir l’information du public, l’accueil des bénéficiaires, le suivi et les évaluations. La réalisation d’une prestation pilote est incontournable : depuis mai 2023, au moins une action doit avoir débuté dans la nouvelle catégorie. Cette action pilote vous servira de dossier de démonstration lors de l’audit. Anticipez cette exigence en programmant une formation, un bilan ou un contrat d’apprentissage dès que possible.
3. Passer l’audit
L’audit d’extension se déroule en présentiel. L’auditeur examine votre organisation, vérifie la conformité des documents et échange avec vos équipes pour s’assurer que les indicateurs sont respectés. L’entretien porte sur la prestation pilote, mais il est aussi l’occasion de montrer que vos processus sont maîtrisés et harmonisés entre vos différentes activités.
4. Obtenir la décision et mettre à jour son certificat
À l’issue de l’audit, le certificateur statue sur l’attribution de l’extension. En cas de décision favorable, un nouveau certificat mentionnant la catégorie ajoutée vous est remis. L’affichage du certificat actualisé sur votre site internet et dans vos locaux est obligatoire. La date de fin de validité de votre certificat initial ne change pas.
Conseils pour réussir son extension
- Anticiper la démarche : comptez quinze jours à un mois pour organiser l’audit après la demande. Planifiez en conséquence la réalisation de la prestation pilote et la collecte des preuves.
- Impliquer son équipe : l’extension concerne plusieurs services (pédagogie, administration, commercial). Associez vos collaborateurs à la préparation pour garantir la cohérence des réponses et l’accessibilité des documents.
- Mettre à jour sa communication : dès que l’extension est obtenue, adaptez votre site, vos plaquettes et vos contrats et affichez le certificat mis à jour. Cette transparence est maintenant une obligation légale.
- Différencier extension et nouveaux modules : l’extension porte sur l’ajout d’une nouvelle catégorie d’action et non sur l’ajout d’un simple module dans une catégorie existante. Si vous enrichissez votre catalogue sans changer de type d’action, une simple mise à jour interne suffit.
Conclusion
L’audit d’extension Qualiopi est bien plus qu’un passage obligé : il ouvre la voie à de nouvelles activités et sécurise l’accès aux financements. Cette démarche exige de respecter des règles strictes, en particulier la mise en œuvre préalable d’une prestation dans la nouvelle catégorie et la préparation de preuves adaptées. En retour, vous diversifiez votre offre, renforcez votre crédibilité et valorisez votre savoir‑faire. Bien anticipée et menée avec méthode, cette extension transforme une contrainte réglementaire en opportunité de développement.
BMG Consulting accompagne depuis plus de quinze ans les organismes de formation dans leur démarche qualité et leur stratégie de certification ; n’hésitez pas à solliciter nos experts pour réussir votre audit d’extension du premier coup.
