Depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour tout organisme de formation souhaitant bénéficier de financements publics. L’audit initial Qualiopi constitue la première étape de cette démarche : c’est cette évaluation sur site qui déterminera si votre structure peut prétendre aux financements publics (CPF, OPCO, France Travail…) et attestera de son engagement en matière de qualité. En cas de succès complet, vous obtiendrez la certification Qualiopi pour trois ans.
Le cycle de certification Qualiopi se déroule sur trois ans. L’audit initial en est la première étape, suivi d’un audit de surveillance environ 1,5 an après et d’un audit de renouvellement au bout de trois ans. L’audit initial est effectué sur site par un auditeur indépendant mandaté par un organisme certificateur accrédité. Son objectif est de vérifier que votre organisme respecte l’ensemble des exigences du Référentiel National Qualité (Les 7 critères et 32 indicateurs de Qualiopi).
La préparation est indispensable car les exigences du RNQ sont strictes et très détaillées. L’auditeur va vérifier vos processus, interroger vos responsables et demander des preuves concrètes (bilans, évaluations, attestations, registres, etc.) pour chaque critère. Tout retard ou oubli de document peut compromettre la certification. Il est donc essentiel de bien anticiper chaque étape.
Bien préparer son audit initial : étapes clés
- Diagnostiquer en interne : réalisez un audit blanc pour mesurer vos forces et faiblesses par rapport aux critères Qualiopi. Élaborez un plan de préparation détaillé : répartissez les responsabilités (direction, formateurs, administratif), fixez un calendrier précis (réunions, formations internes) et assurez-vous que chacun connaît son rôle lors de l’audit.
- Constituer un dossier complet : l’auditeur exigera des preuves pour chaque indicateur. Rassemblez à l’avance tous les documents requis (NDA, bilans pédagogique et financier, attestations, etc.) et classez-les par critère Qualiopi.
- Former l’équipe au référentiel : prenez le temps d’expliquer les critères et les indicateurs du RNQ à tous (direction, formateurs, administratif). Organisez des réunions internes pour que chacun sache précisément quels documents montrer et comment présenter vos procédures.
- Planifier en amont : lancez la préparation plusieurs mois avant l’audit (idéalement 2–3 mois). Un planning rigoureux, complété par des revues intermédiaires, permet de corriger les écarts en amont et de réduire le stress le jour J.
Déroulement de l’audit initial Qualiopi
Le jour J, l’auditeur suit un planning strict en plusieurs étapes :
- Réunion d’ouverture : l’auditeur arrive et lance une courte réunion (15–20 min) où chacun se présente et l’auditeur explique ses obligations et le programme de la journée.
- Plan d’audit et échantillonnage : il valide le calendrier d’entretiens et sélectionne quelques parcours de formation récentes à examiner. Cette sélection permet de tester votre conformité sur des cas pratiques variés.
- Audit de fond : durant la majeure partie de la journée, l’auditeur passe en revue tous les critères du RNQ, interroge les acteurs clés (direction, formateurs, administration) et vérifie sur le terrain que vos pratiques documentées sont bien appliquées. C’est le moment de présenter vos preuves (dossiers de formation, évaluations des apprenants, etc.) pour chaque exigence.
- Réunion de clôture : en fin de journée, l’auditeur présente ses constats préliminaires. Pour chaque critère, il précise si vous êtes conforme ou si des non-conformités (mineures ou majeures) ont été relevées et rappelle les délais pour corriger les écarts. Cette réunion n’est pas le verdict final, mais elle vous donne un aperçu des points forts et des améliorations à apporter.
Après l’audit initial : résultats et suites
À la réception du rapport d’audit, trois cas de figure sont possibles :
- Conformité totale : tous les critères sont validés. Vous obtenez la certification Qualiopi pour trois ans et un audit de surveillance sera programmé entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois pour vérifier le maintien des engagements.
- Non-conformité mineure : la qualité n’est que peu affectée. Vous devez soumettre un plan d’actions correctives sous 6 mois. Après validation des corrections, la certification pourra être délivrée.
- Non-conformité majeure : le dispositif qualité est remis en question. Vous devez proposer un plan d’actions détaillé sous 3 mois et fournir des preuves de vos corrections. Un audit complémentaire pourra être organisé pour vérifier la mise en œuvre. Si votre plan est validé, vous obtiendrez la certification Qualiopi ; sinon, il faudra reprendre l’audit initial après un délai.
Dans les deux derniers cas, la réussite finale dépendra de la qualité du plan d’actions et des preuves fournies. Il est donc crucial de documenter clairement toutes vos corrections.
Bonnes pratiques et conseils finaux
Bonnes pratiques | Ce qu’il faut faire | Objectif / Bénéfice |
|---|---|---|
Maîtriser le référentiel | Connaître les 7 critères et 32 indicateurs Qualiopi sur le bout des doigts. Être capable d’expliquer clairement vos processus, outils et résultats à l’auditeur. | Montrer votre maîtrise du système qualité et gagner en crédibilité lors de l’audit. |
Documenter vos processus | Rassembler tous les supports, bilans, évaluations et attestations exigés. Maintenir une documentation à jour et facile d’accès. | Faciliter le travail de l’auditeur et prouver la traçabilité de vos actions. |
Centraliser les preuves | Regrouper tous les documents dans un espace unique (dossier partagé, drive, plateforme interne), classé par critère RNQ. Prévoir plus que nécessaire. | Éviter les oublis et fluidifier la présentation des preuves pendant l’audit. |
Impliquer tous les acteurs | Associer direction, formateurs, administratif et parfois les apprenants. Chacun doit savoir quoi présenter et où trouver les documents. | Créer une implication collective et une cohérence d’équipe face à l’auditeur. |
Planifier à l’avance | Démarrer la préparation 2 à 3 mois avant l’audit. Établir un planning avec étapes, responsables et échéances. | Réduire le stress, anticiper les ajustements et garantir une audit fluide et maîtrisé. |
En résumé, l’audit initial Qualiopi est déterminant pour votre organisme : c’est le premier pas vers la certification qui ouvrira l’accès aux financements publics, valorisera votre engagement qualité et votre professionnalisme. La clé du succès réside dans une préparation méthodique et collective
Maîtrisez le référentiel, organisez rigoureusement votre documentation et mobilisez votre équipe. Avec une bonne préparation, vous franchirez sereinement ce premier pas vers la certification Qualiopi.
