Le bilan pédagogique et financier (BPF) est l’un des rendez-vous administratifs incontournables des organismes de formation. Il sert à déclarer, sur une période donnée, ce que vous avez réellement fait (activité pédagogique) et ce que cela représente (données financières). Au-delà de la formalité, le BPF est un document de contrôle : il permet à l’administration d’avoir une vue d’ensemble de votre activité de formation, et il conditionne la validité de votre numéro de déclaration d’activité (NDA). À défaut de transmission, la déclaration d’activité peut devenir caduque.
1) Qui doit déposer un BPF en 2026 (et où ça se passe) ?
La règle est simple : tout prestataire de formation disposant d’un NDA doit établir et déposer un BPF chaque année, y compris si l’activité est faible, et dans certains cas même si elle est nulle, car l’administration attend un dépôt “néant” plutôt qu’une absence de déclaration.
Le dépôt se fait exclusivement en ligne via le service “Mon activité formation (MAF)”, accessible avec un compte EFP Connect. Le dépôt papier (Cerfa) n’est prévu qu’en cas d’incapacité à accéder à la plateforme.
2) Date limite : ce que dit la règle (et ce qui se passe en pratique)
Sur le plan légal, le Code du travail prévoit un dépôt avant le 30 avril de chaque année.
En pratique, l’administration ouvre une “campagne” de télédéclaration sur MAF, et il arrive que la date de fin de campagne soit adaptée (par exemple, certaines communications officielles ont déjà mentionné des échéances au 31 mai pour une campagne donnée). L’approche la plus sûre en organisation interne : vous cale(r) sur le 30 avril, et vérifier chaque année les informations de campagne sur MAF / Ministère du Travail ou votre DREETS.
3) À quoi sert vraiment le BPF (et ce qu’il doit contenir)
Le BPF n’est pas un “résumé marketing” de votre organisme. C’est un document encadré qui doit notamment faire apparaître :
- vos activités de formation sur l’exercice,
- les effectifs accueillis (stagiaires, apprentis),
- des volumes et informations permettant d’apprécier la réalité de l’activité,
- et des éléments financiers cohérents avec votre fonctionnement.
La liste précise des informations attendues est prévue par les textes, notamment l’article réglementaire qui détaille le contenu du bilan.
Là où beaucoup d’organismes se trompent : ils remplissent “au fil de l’eau” sans consolider en amont. Résultat : incohérences entre BPF, comptabilité, conventions/contrats, factures, et preuves de réalisation. Or, ce sont justement ces cohérences-là qui rassurent en cas de contrôle.
4) La méthode BMG : préparer vos chiffres avant d’ouvrir MAF
C’est l’étape qui change tout. Avant même de vous connecter, verrouillez votre périmètre (exercice concerné, activités entrant dans la formation professionnelle) puis consolidez vos données :
- Période / exercice retenu pour le BPF (dates de clôture) et identification de l’entité déclarée (SIRET, coordonnées).
- Données pédagogiques consolidées : actions réalisées, volumes (heures, sessions), effectifs, modalités (présentiel / distanciel), et cohérence “bon sens” (capacité d’accueil vs volumes déclarés).
- Données financières : produits liés à l’activité formation sur l’exercice, et cohérence avec votre comptabilité (structure multi-activités : attention au périmètre).
- Justificatifs prêts : conventions/contrats, facturation, feuilles d’émargement ou traces distancielles, tableaux de suivi (LMS, attestations, etc.).
- Contrôle final : pas de doublons, totaux cohérents, et explication possible de votre mode de calcul (heures notamment).
Cette logique est alignée avec l’usage de la télédéclaration : MAF vous demande de saisir, mais ce n’est pas l’outil qui “fabrique” la donnée à votre place.
5) Remplir le BPF sur MAF : déroulé simple
Une fois la préparation faite, la saisie devient fluide.
D’abord, connectez-vous à MAF via EFP Connect, puis accédez à la rubrique BPF.
Ensuite, commencez par les informations “cadre” (identité, exercice). C’est souvent là qu’une erreur coûte cher : un exercice mal sélectionné et tout le bilan devient incohérent.
Puis, saisissez les éléments pédagogiques en restant factuel. En distanciel, gardez une règle d’or : ne déclarez pas une durée “théorique” si vous n’avez pas de logique de suivi permettant de la justifier. L’enjeu n’est pas de “gonfler” un volume, mais de pouvoir démontrer ce qui a été réalisé.
Enfin, complétez le financier en cohérence avec la comptabilité de l’exercice. Si votre organisme a plusieurs activités, documentez votre méthode de ventilation : c’est souvent cette clarification qui évite les allers-retours en interne.
6) Et si vous n’avez eu aucune activité ?
Le point mérite d’être dit clairement : l’absence d’activité ne doit pas se transformer en absence de dépôt. L’obligation annuelle est rappelée sur les pages officielles, et le risque en cas de non-transmission est réel (caducité du NDA).
7) Ce que BMG recommande aux organismes “structurés” (multi-sites, multi-formateurs)
Quand l’organisation grandit, le BPF ne se “remplit” plus : il se pilote. Le bon réflexe consiste à installer un mini-process annuel : consolidation pédagogique, rapprochement financier, relecture croisée, puis archivage des preuves. Non seulement vous sécurisez la déclaration, mais vous gagnez aussi un indicateur de pilotage interne (activité, rentabilité, saisonnalité, typologie de clients).
Conclusion
Le BPF 2026 se prépare mieux qu’il ne se subit : en verrouillant vos données avant la saisie, vous transformez une obligation administrative en démarche simple, cohérente et sécurisée. Et surtout, vous protégez votre NDA en respectant la logique de dépôt annuel via Mon activité formation.
Si tu veux, je peux aussi te proposer une intro plus courte (2–3 phrases) ou une version encore plus “BMG Consulting” (ton cabinet, orientée grands comptes/OF structurés) — sans rajouter de listes.
