La certification Qualiopi, indispensable pour accéder aux financements publics, n’est pas acquise à vie. Elle peut être suspendue ou retirée si l’organisme de formation ne respecte pas les exigences du Référentiel National Qualité. Passons en revue les principaux motifs de perte de Qualiopi.
Caducité du NDA et obligations administratives
La Qualiopi est attachée au Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) de l’organisme. Si ce NDA devient caduque, la certification Qualiopi l’est aussi. Le NDA peut être déclaré caduque si vous n’avez réalisé aucune formation pendant deux années consécutives ou si votre Bilan Pédagogique et Financier (BPF) n’est pas transmis avant le 31 mai. Dans ces cas, l’administration considère que votre organisme n’est plus actif, donc votre certification Qualiopi est retirée
Un autre cas : la fraude administrative. Si vous êtes reconnu coupable d’avoir falsifié des documents ou commis une fraude, l’administration peut retirer votre NDA. Sans NDA valide, vous n’avez plus le droit d’exercer, et votre certification Qualiopi est invalidée.
Enfin, tout changement majeur non déclaré (nouveau dirigeant, fusion, changement de statut, déménagement, etc.) doit être signalé dans les 30 jours. À défaut, vous risquez un avertissement de la DREETS, qui peut, en dernier recours, conduire au retrait de la certification Qualiopi.
Audits manqués et non-conformités
Qualiopi repose sur un cycle d’audits rigoureux : un audit initial, puis un audit de surveillance entre le 14ᵉ et 22ᵉ mois, et enfin un audit de renouvellement au bout de trois ans. Ne pas respecter ce calendrier est risqué. Par exemple, si vous ne planifiez pas ou refusez l’audit de surveillance, la certification sera automatiquement suspendue.
Lors de chaque audit, des non-conformités peuvent être relevées. Vous devez impérativement corriger ces écarts dans le délai imparti (3 à 6 mois généralement). Si des non-conformités majeures restent non corrigées, Qualiopi peut être retirée lors de l’audit suivant. En clair, un simple retard dans le traitement des actions correctives peut vous coûter votre certification.
Le non-paiement des audits est également sanctionné. Si vous ne réglez pas les factures du certificateur pour les audits (initiaux, de surveillance ou de renouvellement), celui-ci peut suspendre ou retirer votre certification Qualiopi. Cette obligation financière, souvent négligée, prouve votre engagement qualité ; y déroger est considéré comme un manquement grave.
Utilisation du logo et respect de la charte graphique
Le logo Qualiopi est une marque déposée dont l’usage est très encadré. Seuls les organismes certifiés peuvent apposer ce visuel, et seulement sur des supports relatifs aux actions certifiées. Toute utilisation abusive (par exemple apposer le logo pour une prestation non auditée) est interdite. En cas d’infraction, le certificateur envoie d’abord un avertissement avec un délai de 30 jours pour corriger l’erreur. Si l’infraction persiste, la certification sera retirée.
De même, la charte graphique Qualiopi impose que le logo ne soit ni déformé ni modifié, et qu’il soit toujours accompagné de la mention réglementaire. Tout non-respect de cette charte (couleurs, proportions, position incorrecte, mention manquante, etc.) peut être signalé par l’auditeur. Si vous ne corrigez pas ces défauts dans les délais, votre certification pourra être suspendue puis retirée. En résumé, veillez à utiliser le logo stricto sensu pour ne pas susciter de non-conformité.
Plaintes, fraudes et cas particuliers
D’autres situations exceptionnelles peuvent mener au retrait. Une plainte recevable d’un client en fait partie. Par exemple, si un stagiaire signale un détournement frauduleux de son compte CPF (prélèvement non autorisé), une enquête est lancée. Si la fraude est avérée, la certification peut être suspendue ou retirée. Ce scénario rappelle qu’au-delà de l’aspect administratif, l’honnêteté vis-à-vis des bénéficiaires est cruciale.
Autre exemple : si vous étiez certifié pour plusieurs catégories d’actions (formation continue, apprentissage, VAE, bilan de compétences) et que vous cessez d’en proposer une, le certificateur peut suspendre la certification sur cette catégorie. Concrètement, vous ne pourrez plus financer légalement les actions de cette catégorie tant qu’un nouvel audit spécifique n’aura pas été réalisé.
Enfin, un organisme peut demander une suspension volontaire de sa certification Qualiopi (par exemple, en cas de fermeture administrative temporaire). Dans ce cas, Qualiopi est mise en pause : vous perdez le droit d’utiliser le logo et n’êtes plus considéré comme certifié tant que dure la suspension. Ce n’est pas une sanction, mais cela montre que toute interruption du cycle de certification exclut temporairement l’organisme du dispositif Qualiopi.
Conséquences d’une perte de Qualiopi et prévention
Perdre Qualiopi a des conséquences immédiates : l’organisme n’a plus accès aux financements publics (CPF, OPCO, France Travail…), et il doit repasser un audit initial complet (avec les délais qui en découlent) pour espérer la retrouver. En attendant, aucune action de formation ne peut être financée.
Pour éviter ce scénario, l’anticipation et la rigueur sont clés. Voici quelques bonnes pratiques :
- Tenez vos documents à jour : BPF, registres, procédures, indicateurs… Un dossier bien tenu prouve votre conformité continue.
- Informez votre certificateur dès qu’un changement survient (nouveau responsable, fusion, ajout/suppression d’activité, déménagement…).
- Planifiez vos audits en avance : contactez votre certificateur dès le 12ᵉ mois suivant l’audit initial pour fixer l’audit de surveillance dans les délais réglementaires.
- Réalisez des audits blancs réguliers, même hors obligation, pour détecter et corriger proactivement d’éventuelles non-conformités.
- Utilisez des outils de pilotage qualité (tableaux de bord, suivi des actions correctives) pour ne rien laisser au hasard
En cas de non-conformité ou de plainte, réagissez vite : fournissez rapidement les justificatifs (plans d’actions, preuves de correction, etc.) et, si besoin, faites-vous accompagner par un consultant. La transparence et la réactivité sont vos meilleures armes pour limiter l’impact d’un incident et conserver votre certification Qualiopi. |
En conclusion, Qualiopi est une marque exigeante qui impose une vigilance constante. Tous les risques évoqués (caducité du NDA, manquements aux audits, usage abusif du logo, fraudes…) peuvent conduire à la suspension ou au retrait de votre certification. Adopter une gestion rigoureuse et s’entourer d’un accompagnement spécialisé permet de sécuriser votre certification Qualiopi et d’anticiper ces situations critiques.
