Un contrôle DREETS fait partie des vérifications “normales” de l’État sur la formation professionnelle. L’idée n’est pas de juger si votre formation est “bonne” pédagogiquement, mais de vérifier que votre activité est réelle, déclarée, traçable et que les flux financiers liés à la formation sont cohérents et justifiés.
C’est un point important : beaucoup d’organismes paniquent car ils confondent ce contrôle avec un audit qualité. Or la DREETS est sur un registre administratif et financier. Quand on s’y prépare correctement (process, preuves, logique documentaire), un contrôle se gère sans drame.
Contrôle DREETS : de quoi parle-t-on exactement ?
Le cadre est fixé par le Code du travail : l’État exerce un contrôle sur les organismes et prestataires intervenant dans la formation professionnelle, notamment sur la réalité des actions réalisées et sur l’usage des fonds (publics ou mutualisés). En clair, l’administration cherche à confirmer trois choses.
D’abord, que l’action a bien eu lieu (et qu’elle correspond à ce qui a été vendu/annoncé). Ensuite, que les documents obligatoires existent et sont cohérents (contrats, conventions, convocations, émargements, attestations…). Enfin, que la partie financière est “propre” : facturation, encaissements, dépenses rattachées à l’activité formation, et justificatifs disponibles.
Pourquoi la DREETS peut vous contrôler
Un contrôle peut être programmé de manière aléatoire, mais il arrive souvent après un “signal”. Cela peut être une incohérence dans les déclarations, une activité qui augmente très vite, des volumes importants sur des financements publics/mutualisés, ou des recoupements administratifs.
Il faut aussi comprendre un mécanisme simple : plus votre organisme est “dans le radar” des financements (OPCO, CPF, subventions, appels d’offres…), plus l’exigence de traçabilité est forte. Ce n’est pas une suspicion automatique ; c’est une logique de sécurisation des fonds.
Contrôle DREETS vs Qualiopi : deux logiques différentes
Qualiopi relève d’un audit mené par un certificateur sur la conformité au référentiel qualité. La DREETS, elle, vérifie la conformité administrative et financière de votre activité de formation.
On peut donc être certifié Qualiopi et se retrouver en difficulté en contrôle DREETS si la traçabilité n’est pas maîtrisée (preuves de réalisation, cohérence des pièces, correspondance entre action/facture/paiement, logique d’imputation comptable, etc.). À l’inverse, une organisation rigoureuse des dossiers réduit fortement le risque, même lorsque l’activité est dense.
Comment se déroule un contrôle : sur pièces ou sur place
Un contrôle peut se faire “sur pièces” (vous transmettez les éléments demandés) ou “sur place” (vérification dans vos locaux). Dans les deux cas, la logique est la même : l’administration reconstitue votre activité à partir des documents.
Si des constats sont formulés, l’organisme peut répondre, apporter des compléments, formuler des observations écrites et, selon les cas, demander à être entendu. Ce point est essentiel : un contrôle ne se “subit” pas en silence. Il se traite comme un dossier : factuel, organisé, argumenté et documenté.
Les documents que l’on vous demandera le plus souvent
L’objectif n’est pas d’empiler des dossiers, mais d’être capable de prouver rapidement la réalité d’une action et la cohérence de votre chaîne documentaire. Voici la checklist utile :
- Pièces de cadrage : programme, objectifs, modalités d’organisation, modalités d’évaluation, informations transmises au bénéficiaire.
- Pièces contractuelles : convention ou contrat, conditions (prix, durée, modalités), éléments de commande.
- Preuves de réalisation : émargements en présentiel ; preuves de suivi en distanciel (traces de connexion, activités réalisées, tutorat, évaluations, etc.).
- Pièces “fin de parcours” : attestations, résultats d’évaluation, bilan/compte rendu si applicable.
- Facturation et encaissements : factures/avoirs, preuves de paiement, rapprochement entre l’action et la facturation.
- Comptabilité et justificatifs : pièces permettant d’expliquer vos charges liées à l’activité formation, et votre logique de ventilation/imputation.
- Obligations déclaratives : éléments liés à votre déclaration d’activité et à vos déclarations annuelles (dont le BPF).
Le point de vigilance n°1 : le BPF et la vie de la déclaration d’activité
Le BPF n’est pas un détail administratif : c’est un document central, attendu chaque année, qui consolide votre activité (publics, volumes, chiffre d’affaires formation, etc.). En cas d’absence de dépôt ou d’absence d’activité déclarée, l’administration peut considérer que la déclaration d’activité devient caduque, avec des conséquences directes sur la poursuite de l’activité “formation professionnelle”.
Autrement dit : même si vous êtes opérationnels, un mauvais pilotage du BPF peut vous mettre en difficulté. Pour des structures qui grossissent vite, le risque est encore plus fréquent, parce que l’administratif ne suit pas toujours l’opérationnel.
Le point de vigilance n°2 : le distanciel et la sous-traitance
Deux zones génèrent souvent des demandes de preuves supplémentaires.
D’un côté, le distanciel : la DREETS attend une traçabilité adaptée (suivi réel, preuves d’assiduité, séquences, évaluations, tutorat si prévu). “On a envoyé le lien Zoom” ou “on a déposé un PDF” ne suffit généralement pas si la prestation vendue implique un accompagnement, un suivi ou une évaluation.
De l’autre côté, la sous-traitance : il faut pouvoir démontrer qui fait quoi, sur quelles bases contractuelles, avec quelles preuves de réalisation, et comment les flux financiers sont justifiés. Plus la chaîne est longue, plus la clarté documentaire devient indispensable.
Quelles suites possibles en cas d’écarts ?
Tout dépend de la nature des constats. Un contrôle peut se terminer par une demande de compléments ou de mise en conformité documentaire. Mais si des dépenses ne sont pas justifiées ou si l’action ne peut pas être démontrée, les suites peuvent être plus lourdes (rejet de dépenses, conséquences financières, décisions administratives dans le cadre prévu par les textes).
Le bon réflexe, surtout, est d’éviter la réponse “au feeling”. Ce qui fonctionne vraiment : un dossier propre, des pièces cohérentes, des dates alignées, et une logique d’ensemble lisible.
Bien se préparer
La meilleure préparation tient en une méthode simple : standardiser, centraliser, et rendre vos dossiers “rejouables”.
Standardiser, c’est avoir la même structure de dossier pour chaque action (mêmes pièces, mêmes noms, mêmes étapes). Centraliser, c’est éviter les preuves éparpillées entre boîtes mail, drives et outils. Rendre rejouable, c’est être capable, trois mois plus tard, de reconstituer une action en 10 minutes : qui, quand, quoi, comment, combien, et avec quelles preuves.
Chez BMG Consulting, c’est typiquement le type de process qu’on sécurise avec les organismes de formation : moins de stress, moins d’improvisation, et une conformité qui tient même quand l’activité s’accélère.
