Avec Qualiopi, et dans le cadre de l’entrée en formation, le Référentiel national qualité (RNQ) demande aux organismes de formation de prouver que leurs parcours sont réellement adaptés au niveau et aux besoins de chaque apprenant. Le positionnement à l’entrée, au cœur de l’indicateur 8, est l’outil qui permet de passer d’une formation standardisée à un accompagnement plus fin et plus efficace.
Concrètement, il s’agit d’un diagnostic réalisé avant ou tout début de la prestation : on mesure ce que la personne sait déjà, ce qu’elle maîtrise moins, et ce qu’elle doit acquérir. Ce n’est donc pas qu’une exigence réglementaire, mais une étape qui conditionne la pertinence du programme, la satisfaction des stagiaires et, à terme, les résultats de la formation.
1. Ce que dit précisément l’indicateur 8
Dans sa formulation officielle, l’indicateur 8 stipule que « le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation ». Le guide de lecture Qualiopi précise que l’enjeu est de démontrer l’existence de ces procédures et leur mise en œuvre effective, et non simplement d’avoir un test théorique rangé dans un dossier.
L’indicateur est spécifique aux actions de formation et aux CFA : il ne s’applique donc pas, par exemple, aux bilans de compétences ou à la VAE.
2. Positionnement, évaluation des acquis, analyse du besoin : faire la différence
Beaucoup d’organismes mélangent encore trois niveaux : l’analyse du besoin (indicateur 4), le test de positionnement (indicateur 8) et l’évaluation des acquis en cours ou en fin de formation (critère 3).
L’analyse du besoin se fait surtout avec le client ou le financeur : contexte, population visée, objectifs, contraintes. Le positionnement à l’entrée concerne, lui, la personne qui va suivre la formation : on cherche à savoir si elle possède les prérequis, où se situent ses forces et ses lacunes par rapport aux compétences visées.
Ce découpage permet de montrer à l’auditeur qu’on ne se contente pas de « supposer » le niveau des stagiaires, mais qu’on s’appuie sur un diagnostic réel.
3. À quoi ressemble un positionnement conforme… et utile ?
Dans la pratique, un dispositif de positionnement efficace combine généralement plusieurs briques : un recueil d’informations « factuelles » (diplômes, expérience, poste occupé), un ou plusieurs tests ciblés (QCM, exercices, mise en situation, étude de cas), un temps d’échange pour clarifier le projet et les attentes, parfois un auto-positionnement où le bénéficiaire s’évalue lui-même sur les principales compétences. Les exemples de preuves pour l’indicateur 8 vont dans ce sens : diagnostic préalable, entretien, tests d’entrée, outils de mesure des écarts, procédures décrites noir sur blanc.
L’idée n’est pas de complexifier la démarche, mais d’avoir un dispositif cohérent avec la réalité de vos actions et de vos publics.
4. Exploiter les résultats : le vrai cœur de l’indicateur 8
Là où les audits Qualiopi font souvent la différence, ce n’est pas tant sur l’existence d’un test que sur l’exploitation des résultats. Le positionnement doit permettre d’adapter le parcours, le rythme, le niveau ou même de proposer une réorientation lorsque la formation ne correspond pas au profil de la personne.
Concrètement, l’auditeur va chercher le « fil rouge » : une fiche de positionnement remplie pour le stagiaire, des résultats de tests conservés au dossier, puis des traces d’adaptation (allègement du programme pour un apprenant très expérimenté, ajout d’un module de remise à niveau, choix d’un autre niveau de formation, etc.). Quand ce lien n’existe pas et que le test reste sans conséquence sur la suite, l’indicateur 8 perd de sa portée… et la non-conformité n’est jamais très loin.
5. Non-conformités fréquentes et cas particuliers à anticiper
Voici quelques situations typiques de non-conformité : absence totale de procédure de positionnement, dispositifs incomplets ou non adaptés aux prestations, outils existants mais jamais mis en œuvre, dossiers stagiaires sans aucune trace de diagnostic d’entrée. Dans ces cas-là, on tombe rapidement sur des non-conformités majeures ou mineures selon l’ampleur du problème.
Le guide de lecture prévoit aussi des cas particuliers. Si le prestataire n’est pas responsable des conditions d’accès (cas d’une sous-traitance ou d’un donneur d’ordre qui impose ses propres règles), il doit démontrer qu’il applique bien ces procédures. S’il n’y a pas de prérequis, cette information doit être clairement portée à la connaissance du public, et le positionnement peut se limiter à la prise en compte de certains éléments comme les diplômes ou l’expérience, à condition d’en justifier la pertinence.
Pour les formations certifiantes, les prérequis affichés par l’OF doivent rester cohérents avec ceux du référentiel RNCP/RS.
6. Comment intégrer l’indicateur 8 dans le quotidien de votre OF ?
Pour un organisme de formation, la mise en conformité avec l’indicateur 8 consiste souvent à structurer ce qui existe déjà : entretien téléphonique de pré-inscription, questionnaire d’entrée, tests utilisés par les formateurs, échanges avec l’entreprise ou le financeur. L’enjeu est de transformer ces pratiques en procédure lisible, partagée et tracée.
Une approche courante consiste à définir une trame de positionnement par action ou par famille de formations, utilisable par toute l’équipe. Certains choisissent de digitaliser ce moment via un questionnaire en ligne ou un test automatisé, d’autres gardent un format papier ou un entretien systématique. Dans tous les cas, ce qui comptera en audit, ce sera la cohérence entre : la procédure décrite, les outils réellement utilisés, les preuves conservées dans les dossiers et les décisions prises pour adapter les parcours.
Conclusion
Vu de loin, l’indicateur 8 peut sembler très « qualité » et peu opérationnel. Pourtant, lorsqu’il est bien pensé, le positionnement à l’entrée devient un véritable levier pédagogique : il sécurise l’adéquation entre le niveau de départ, les objectifs de la formation et les attentes des financeurs, tout en améliorant l’expérience des stagiaires.
En clarifiant vos procédures, en choisissant des outils adaptés à vos publics et en documentant l’utilisation des résultats, vous cochez les cases de Qualiopi tout en renforçant la valeur de vos parcours. C’est précisément ce double enjeu ( conformité et efficacité ) que cet indicateur permet de travailler de manière très concrète.
