Dans la formation professionnelle, la réussite ne se joue pas uniquement sur le contenu pédagogique. Pour être reconnu, finançable et durable, un organisme doit sécuriser deux piliers : le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) (conformité administrative) et, s’il vise des financements publics ou mutualisés, la certification Qualiopi (démarche qualité). Ces deux démarches n’ont pas le même rôle, mais elles se répondent au quotidien.
Le NDA : votre “carte d’identité” d’organisme de formation
Le NDA est le numéro délivré après enregistrement de votre déclaration d’activité. Toute personne ou structure qui réalise des actions relevant du développement des compétences (action de formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage…) doit déposer cette déclaration dès la conclusion de la première convention ou du premier contrat, et au plus tard dans les 3 mois qui suivent.
La démarche se fait principalement via le portail Mon activité formation (MAF), qui centralise le dépôt de la déclaration et, ensuite, les formalités annuelles. Avant de déposer, l’organisme doit être immatriculé (SIREN/RNE) et disposer d’au moins une convention ou d’un contrat signé.
Une fois obtenu, ce numéro doit figurer (à l’exception de la toute première convention/contrat) sur vos conventions et, à défaut, sur vos bons de commande, devis, factures ou contrats, sous la forme réglementaire « déclaration d’activité enregistrée sous le numéro … auprès du préfet de région de… ». Point clé : le NDA n’est pas un agrément et ne “valide” pas vos formations, il atteste seulement de votre enregistrement administratif.
BPF : l’obligation annuelle qui conditionne la validité de votre NDA
Obtenir un NDA ne suffit pas : il faut le tenir à jour. Le Bilan pédagogique et financier (BPF) est l’obligation annuelle incontournable. Service-Public le rappelle clairement : le prestataire doit transmettre un BPF chaque année pour que la déclaration d’activité reste valide.
Le Code du travail encadre le contenu et l’échéance : le BPF indique notamment l’activité menée, le nombre de stagiaires/apprentis, les heures de formation et des données financières ; il doit être transmis avant le 30 avril de chaque année (dépôt possible en ligne).
On le retrouve d’ailleurs dans la plupart des check-lists “conformité” des organismes, aux côtés du NDA et de la traçabilité des actions.
Concrètement, le BPF oblige à organiser votre “back-office” : suivi des sessions, consolidation des heures, traçabilité des publics, chiffre d’affaires formation, etc. Ce n’est pas qu’une formalité : c’est aussi un thermomètre de pilotage (et un point qui ressort vite en cas de contrôle ou d’audit qualité).
Qualiopi : obligatoire si vous voulez mobiliser des financements
Qualiopi relève d’une autre logique : celle de la qualité. Depuis le 1er janvier 2022, un prestataire doit être titulaire de la certification Qualiopi s’il souhaite bénéficier de fonds des financeurs mentionnés par le Code du travail (OPCO, Transitions Pro, État, Régions, Caisse des dépôts, France Travail, Agefiph, etc.).
Le ministère précise également que les organismes certifiés (et le périmètre couvert : actions de formation, VAE, bilans de compétences, apprentissage) apparaissent sur une liste publique, utilisée par les financeurs pour identifier les organismes éligibles.
Comment NDA et Qualiopi s’articulent vraiment (et pourquoi ça compte)
On résume souvent trop vite : “NDA d’abord, Qualiopi ensuite”. C’est vrai… mais incomplet. D’un côté, le NDA sécurise votre existence administrative (déclaration, mentions obligatoires, documents contractuels). De l’autre, Qualiopi évalue vos processus et vos preuves, donc votre capacité à délivrer des prestations conformes au Référentiel national qualité.
Et surtout, l’audit Qualiopi ne se prépare pas dans un coin : il s’appuie sur votre réalité de gestion (contrats/conventions, traçabilité, indicateurs, retours, améliorations…). Le cycle de certification est cadré : audit initial, audit de surveillance à plus ou moins 18 mois, puis audit de renouvellement au bout de 3 ans.
Une feuille de route simple pour ne rien laisser au hasard
- Démarrer proprement : contractualiser votre première action (convention/contrat) puis déposer la déclaration dans les 3 mois.
- Standardiser vos documents : mentions obligatoires, modèles de conventions/contrats, règles d’archivage.
- Mettre le BPF au calendrier : collecte des données pendant l’année, dépôt avant le 30 avril.
- Construire Qualiopi sur des preuves : processus, indicateurs applicables, plan d’actions, puis anticipation surveillance/renouvellement.
À retenir
- Le NDA est une obligation légale : déclaration dans les 3 mois après la première convention/contrat.
- Le numéro doit figurer sur vos documents sous la mention réglementaire (sauf pour la première convention/contrat).
- Le BPF est annuel et doit être transmis avant le 30 avril pour maintenir la validité de la déclaration.
- Qualiopi est indispensable pour mobiliser des financements publics ou mutualisés depuis le 1er janvier 2022.
Conclusion
Si vous ne deviez retenir qu’une idée : NDA = conformité, Qualiopi = qualité, et les deux se renforcent. Un NDA bien géré (BPF, documents, traçabilité) rend la démarche Qualiopi plus simple et plus solide. À l’inverse, une démarche Qualiopi structurée oblige à professionnaliser votre organisation, ce qui sécurise votre administratif dans la durée.
Chez BMG Consulting, notre valeur ajoutée est précisément là : transformer des obligations réglementaires en processus clairs, adaptés à la taille et aux contraintes de votre structure, pour gagner en fiabilité… et en efficacité.
