Quand on lance une activité de formation, le Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) est un passage obligé : il matérialise votre enregistrement en tant que prestataire de formation auprès de l’administration. Important : ce n’est pas une certification, et ce n’est pas un agrément. Si vous communiquez dessus, l’encadrement est strict.
L’objectif de ce guide : vous donner une méthode claire pour déposer votre demande NDA au bon moment, avec les bonnes pièces, via le bon canal, puis sécuriser “l’après”.
1) Le bon timing : vous avez 3 mois après votre première signature
La règle est simple : la déclaration d’activité doit être faite dans les 3 mois suivant la conclusion de votre première convention ou de votre premier contrat de formation professionnelle signé par les parties.
Traduction concrète : si vous déposez trop tôt, vous risquez de ne pas pouvoir justifier le “déclencheur” (la première contractualisation). Si vous déposez trop tard, vous vous exposez à des complications inutiles (demandes de régularisation, délais supplémentaires, etc.). Plusieurs DREETS rappellent d’ailleurs explicitement ce point, y compris pour les sous-traitants qui réalisent des actions de formation.
2) À qui s’adresse la démarche ?
Votre dossier est instruit au niveau régional par la DREETS (via le service régional de contrôle compétent). C’est elle qui attribue le NDA après vérification des éléments transmis.
3) Ce que vous devez préparer avant de vous lancer
Pour éviter le scénario “il manque une pièce / merci de renvoyer…”, partez sur un dossier propre, lisible, et cohérent. Les pièces exactes peuvent varier à la marge selon les régions, mais on retrouve systématiquement des justificatifs d’identité/structure + la preuve de votre première activité.
Checklist des pièces généralement demandées :
- Justificatif d’immatriculation et SIREN/SIRET de la structure
- Première convention ou premier contrat de formation (le document qui déclenche l’obligation)
- Un programme de l’action (ou éléments pédagogiques demandés par la DREETS)
- Pièce d’identité du déclarant / dirigeant (selon modalités de dépôt)
- Selon les cas, éléments relatifs au déclarant (ex. bulletin n°3 du casier judiciaire, si requis par la procédure locale)
- Coordonnées complètes + informations administratives demandées dans le formulaire / MAF
Conseil simple mais très efficace : nommez vos fichiers comme un dossier d’audit (“01_SIRET.pdf”, “02_Contrat_1ere_action.pdf”, etc.). Quand l’instruction se fait vite, c’est souvent parce que le dossier est facile à relire.
4) Déposer la déclaration : MAF (recommandé) ou Cerfa (alternative)
La voie la plus fluide : Mon Activité Formation (MAF)
L’État a mis en place Mon Activité Formation (MAF) pour centraliser les démarches des organismes de formation : dépôt de la déclaration d’activité, transmission du BPF, mises à jour administratives.
En pratique, MAF vous permet :
- de déposer votre déclaration d’activité en tant que nouvel organisme,
- de déposer ensuite votre Bilan Pédagogique et Financier (BPF),
- et de modifier vos informations (coordonnées, SIRET, e-mail de contact…).
L’alternative : le Cerfa
Il est toujours possible de passer par le formulaire Cerfa 10782*05 et de l’envoyer par courrier au service de la DREETS chargé du contrôle.
C’est utile si vous avez une contrainte technique ou si vous préférez un dépôt “papier”, mais, dans la majorité des cas, la télédéclaration vous fera gagner du temps.
5) Après l’obtention : ce qui fait tenir votre NDA dans la durée
Obtenir un NDA est une étape. Le conserver sans stress, c’est une autre histoire.
Le réflexe annuel : le BPF
Une fois enregistré, vous devez établir chaque année un Bilan Pédagogique et Financier (BPF) retraçant l’activité de l’année précédente et le transmettre via MAF. C’est une obligation rappelée par les sources institutionnelles, y compris le ministère du Travail et les pages liées à Mon Compte Formation.
Les risques de caducité
Certaines administrations précisent que le NDA peut être déclaré caduc notamment si vous n’exercez pas d’activité pendant un an ou si vous ne transmettez pas votre BPF.
6) La mention NDA sur vos supports : attention à la formulation
Vous n’êtes pas obligé d’afficher votre NDA partout. En revanche, si vous choisissez de le mentionner sur des supports publicitaires, la formulation est encadrée par le Code du travail : « Enregistrée sous le numéro … Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l’État ».
C’est un détail qui évite les malentendus (et les remarques en contrôle), surtout quand on veut rassurer commercialement sans laisser croire à une validation “qualité” ou à un agrément.
7) Cas fréquent : multi-sites, grands comptes, process internes…
Quand la structure grandit (plusieurs entités, plusieurs sites, plusieurs interlocuteurs), la difficulté n’est pas le formulaire : c’est la gouvernance de la conformité. Qui centralise les pièces ? Qui valide les programmes ? Où sont stockés les contrats, versions, preuves d’envoi ? Qui est responsable du BPF chaque année ?
C’est exactement là qu’un accompagnement de type BMG Consulting prend du sens : mettre en place un circuit simple, des modèles robustes, une organisation documentaire claire, pour que le NDA ne soit pas “un sprint administratif”, mais le début d’un cadre fiable (NDA, BPF, puis Qualiopi, etc.).
