Depuis le 1ᵉʳ janvier 2022, la règle est simple : tout prestataire qui veut faire financer ses actions de développement des compétences par des fonds publics ou mutualisés doit être certifié Qualiopi. Mais derrière ce principe se cachent des subtilités de périmètre : qui est concerné exactement ? Quelles actions ? Quels sites ? Que se passe-t-il en cas d’évolution de l’activité ? Tour d’horizon et points d’attention clés.
1) Qui est concerné par l’obligation de certification ?
L’obligation s’applique à tous les prestataires qui souhaitent accéder à des financements publics ou mutualisés (OPCO, Transitions Pro, État, Régions, Caisse des Dépôts/CPF, France Travail, Agefiph, etc.). C’est la situation de financement qui déclenche l’obligation, pas la taille de la structure ni son statut juridique.
Juridiquement, cette obligation découle des articles L. 6316-1 et suivants du Code du travail et de leurs textes d’application (décrets et arrêté du 6 juin 2019). Le référentiel national qualité (RNQ) et son guide de lecture précisent la mise en œuvre concrète pour l’audit.
Des cas d’exemption encadrés
Certains établissements d’enseignement supérieur, réputés satisfaire à l’obligation de qualité au titre de l’article L. 6316-4, sont identifiés sur la liste publique sans passer par la même procédure que les autres prestataires. Il s’agit de cas spécifiques, listés et suivis par les autorités compétentes.
2) Le périmètre « actions » : quatre catégories, pas une de plus
Qualiopi ne certifie pas une marque, mais des processus appliqués à des catégories d’actions précises. Lors de la demande, l’organisme choisit (et documente) les catégories suivantes :
- Actions de formation
- Bilans de compétences
- Validation des acquis de l’expérience (VAE)
- Formation par apprentissage (CFA)
Votre certificat mentionne explicitement les catégories retenues. Si vous n’êtes certifié que pour les actions de formation, votre certificat ne couvre pas, par exemple, le bilan de compétences. C’est un point de vigilance fréquent lors des réponses aux appels d’offres ou des conventions de financement.
3) Le périmètre « sites » : une certification rattachée à la déclaration d’activité
La certification est rattachée au numéro d’enregistrement de votre déclaration d’activité (NDA) et couvre les sites (implantations) que vous déclarez sous ce NDA. Le guide de lecture et la FAQ ministérielle sont explicites : l’organisme candidat fournit son NDA et la liste des sites dépendant de ce NDA, base de calcul des durées d’audit et de la portée du certificat.
Conséquence pratique :
- si vous ouvrez un nouveau site ou réorganisez vos implantations, le périmètre évolue ;
- si vous travaillez en multi-sites, des règles spécifiques d’échantillonnage et de gouvernance qualité s’appliquent.
4) Sous-traitance et périmètre : qui doit être certifié ?
L’obligation Qualiopi porte sur le prestataire qui sollicite le financement (celui qui contractualise et qui est porteur de l’action). La sous-traitance demeure possible, mais ne “transfère” pas la certification au sous-traitant. Les financeurs conservent par ailleurs la capacité de contrôler la qualité des prestations et le respect des règles, indépendamment de la certification. En pratique, formalisez la relation (convention, engagement qualité, critères de sélection) et sécurisez la traçabilité.
À noter : l’audit Qualiopi porte sur le périmètre rattaché au NDA (catégories, sites), pas sur des personnes physiques isolées. Cela impose d’outiller la sous-traitance pour garantir la cohérence des pratiques avec votre système qualité.
5) Évolution du périmètre : l’audit d’extension en cas de changement
Votre périmètre n’est pas figé. Trois situations typiques déclenchent une extension :
- ajout d’une nouvelle catégorie d’actions (ex. : passer de “formation” à “formation + bilan de compétences”) ;
- ajout d’un nouveau site rattaché au même NDA ;
- modification substantielle susceptible d’impacter l’application du RNQ.
Ces évolutions se traitent auprès de votre organisme certificateur, qui organise un audit d’extension (méthode et durée encadrées par les textes). L’intérêt de formaliser tôt : éviter l’écart entre votre offre commerciale et le périmètre réellement couvert par votre certificat.
6) Financements visés : un rappel utile
Sont concernés par l’obligation les financements “publics ou mutualisés”. Dans la pratique, on parle notamment des :
OPCO, Transitions Pro, Régions, État, Caisse des Dépôts (CPF), France Travail, Agefiph… Pour chacun, la vérification de votre certificat et de son périmètre fait partie des contrôles d’éligibilité.
7) Liste publique et exactitude du périmètre
La liste publique des organismes certifiés est la référence consultée par les financeurs et les clients. Si vous n’y figurez pas, ou si une erreur apparaît (catégorie manquante, site oublié), contactez votre organisme certificateur afin de corriger la donnée. Les établissements d’enseignement supérieur relevant de L. 6316-4 disposent d’un circuit spécifique.
8) Points d’attention
- Appels d’offres/CPF : vérifiez la concordance entre catégorie demandée et catégorie couverte par le certificat (ex. : un marché “bilan de compétences” exige que la catégorie soit sur le certificat).
- Multi-sites : structurez la gouvernance qualité (documents communs, preuves locales, pilotage central). C’est regardé en audit.
- Communication : l’usage du logo et les mentions du périmètre doivent rester conformes au guide de lecture (évitez les formulations ambiguës du type “certifié sur toutes nos activités” si ce n’est pas le cas).
- Sous-traitance : formalisez le contrôle des sous-traitants (compétences, livrables, évaluation). Les financeurs peuvent contrôler au-delà du seul certificat.
9) En résumé
- L’obligation Qualiopi s’applique dès qu’un financement public/mutualisé est sollicité.
- Le périmètre se définit par les catégories d’actions et les sites rattachés à votre NDA.
- Toute évolution (nouvelle catégorie, nouveau site) se traite via un audit d’extension auprès de votre certificateur.
- Vérifiez l’exactitude de vos informations sur la liste publique, c’est ce que les financeurs consultent.
