La certification Qualiopi est la condition essentielle pour accéder aux financements publics de la formation professionnelle (OPCO, CPF, etc.). Délivrée pour trois ans, elle impose en fin de cycle la réalisation d’un audit de renouvellement.
Cet audit final, qui suit l’audit initial et l’audit de surveillance, est décisif pour conserver votre certification et continuer à faire financer vos formations.
Comment s’y préparer sereinement ? Découvrez nos conseils pour préparer efficacement votre audit de renouvellement Qualiopi.
Comprendre l’audit de renouvellement Qualiopi
L’audit de renouvellement est la troisième et dernière étape du cycle triennal de certification Qualiopi. Il intervient trois ans après l’obtention initiale et ouvre un nouveau cycle de 3 ans si vous êtes reconduit. Sa durée est équivalente à celle de l’audit initial, et son déroulé suit grosso modo les mêmes étapes de vérification des 32 indicateurs du référentiel qualité. À la différence de l’audit de surveillance (réalisé entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois du cycle et plus léger), l’audit de renouvellement reprend l’intégralité du référentiel sur une durée identique à celle d’un audit initial.
Ce n’est donc pas une simple formalité, mais un véritable « second audit initial » où chaque processus et chaque preuve sont examinés avec rigueur.
Quand réaliser ce contrôle ? La réglementation impose de réaliser cet audit sur site et avant l’expiration du certificat Qualiopi en cours. De plus, il doit être planifié assez tôt pour permettre la levée d’éventuelles non-conformités majeures avant l’échéance. En pratique, il est conseillé de fixer la date d’audit environ 3 mois avant la fin des trois ans de validité. Par prudence, contactez votre certificateur vers le 30ᵉ mois (environ 2 ans et demi après la certification initiale) afin de convenir d’une date dans les délais.
Attention aux délais : si l’audit de renouvellement n’est pas réalisé dans les temps, la certification Qualiopi expire. L’organisme de formation perd alors immédiatement le bénéfice des financements publics liés à Qualiopi. Autrement dit, sans audit de renouvellement effectué à temps, votre activité ne pourra plus profiter des fonds mutualisés.
Étapes importantes pour préparer efficacement son audit de renouvellement
Pour aborder sereinement cet audit final, mieux vaut anticiper et suivre une démarche méthodique. Voici quelques étapes clés :
- Analyser l’audit précédent – Étudiez le rapport de l’audit de surveillance et assurez-vous d’avoir corrigé tous les écarts (non-conformités, observations) qui y figuraient.
- Mettre à jour vos preuves et documents – Actualisez l’ensemble de votre documentation Qualiopi (procédures, enregistrements, etc.) pour qu’elle soit conforme au référentiel, et organisez vos preuves par indicateur afin de les présenter facilement le jour J.
- Mobiliser l’équipe et informer les apprenants – Sensibilisez vos formateurs et personnels à la démarche qualité Qualiopi (chacun doit connaître son rôle dans le respect des critères) et informez vos apprenants des modalités de suivi et d’évaluation de leur formation.
- Élaborer un plan d’amélioration – Dressez un plan d’actions correctives à partir des audits et retours précédents, puis mettez-le en œuvre et tenez-le à jour. L’auditeur vérifiera que vous avez bien suivi ce plan depuis l’audit de surveillance.
- Préparer la logistique du jour J – Réservez un espace calme pour l’audit, rassemblez à l’avance tous les documents requis et assurez-vous que les responsables clés (référent qualité, formateurs…) soient disponibles le jour J.
- S’entraîner par un audit blanc – Si possible, simulez un audit Qualiopi en interne pour tester votre organisation et corriger les derniers détails avant le jour J.
Points de vigilance : les non-conformités fréquentes à éviter
Lors d’un audit de renouvellement, plusieurs points sensibles sont systématiquement contrôlés. En voici les principaux à surveiller :
- Retours apprenants ignorés (évaluations et réclamations) – Ne pas exploiter les évaluations de vos formations ni traiter les réclamations de vos clients peut entraîner une non-conformité.
- Absence de plan d’amélioration – Ne pas formaliser et suivre un plan d’amélioration continue est souvent sanctionné par les auditeurs.
- Compétences formateurs et gestion des risques négligées – Vous devez pouvoir démontrer la compétence de vos formateurs et avoir identifié les risques/opportunités liés à votre activité.
- Non-respect d’obligations légales – Tout manquement sérieux aux exigences légales ou réglementaires (sécurité, accessibilité, RGPD, etc.) sera synonyme de non-conformité majeure lors de l’audit.
- Système qualité incomplet – Si certaines exigences du référentiel Qualiopi ne sont pas en place ou appliquées, l’auditeur jugera votre système qualité insuffisant, ce qui peut mener à une suspension ou un retrait de la certification.
Conclusion
Au terme de cet audit de renouvellement, votre meilleure carte reste la préparation collective et réfléchie. En intégrant votre équipe dans la démarche, en ajustant vos pratiques selon vos audits antérieurs, et en consolidant vos documents de manière concrète, vous transformez l’audit en une vitrine de la qualité de votre activité.
Restez organisé, réactif et ancré dans une démarche d’amélioration continue : ce sont ces qualités qui inspirent confiance auprès de l’auditeur, des financeurs comme des apprenants.
