Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est entré en vigueur en mai 2018. Il s’agit du texte européen qui fixe le cadre légal de la protection des données personnelles. Son objectif est de sécuriser les données et de garantir aux individus des droits (accès, rectification, suppression, portabilité) sur leurs informations. Toute organisation traitant des données personnelles – quel que soit son secteur – est concernée par le RGPD. Cela vaut tout particulièrement pour les organismes de formation, qui gèrent naturellement un grand nombre de données personnelles (stagiaires, formateurs, utilisateurs de plateformes, etc.).
Par exemple, vos actions de marketing et de communication (site web, newsletter, cookies, etc.) impliquent le traitement de données de visiteurs (e-mails, comportement en ligne, consentements). De même, vos dossiers stagiaires contiennent des informations personnelles – identité, coordonnées, diplômes, parcours de formation, évaluations, etc. – qui remontent à une personne physique. Enfin, vos ressources humaines gèrent également des données sensibles (identités et CV des salariés et formateurs, évaluations, déclarations d’accidents du travail et maladies professionnelles…).
Pour encadrer ces traitements, le RGPD impose des principes stricts : finalité et pertinence des données (collecte limitée à un objectif précis), durée de conservation limitée, sécurité des informations (protection contre les accès non autorisés), transparence et droits des personnes (accès, rectification, effacement…), et consentement explicite des personnes avant tout traitement.
Ces mesures s’inscrivent dans une démarche globale de qualité. Rappelons qu’en France, la certification Qualiopi est le label national attestant de la qualité des processus mis en œuvre par un organisme de formation. Qualiopi exige notamment la qualité de l’information au public, l’adaptation pédagogique, le suivi et l’amélioration continue. Pour autant, Qualiopi ne comporte pas d’indicateur spécifiquement consacré au RGPD, et l’audit Qualiopi n’est pas un audit légal de conformité. Autrement dit, l’auditeur Qualiopi se concentre sur le respect des indicateurs du référentiel qualité et ne pose pas de questions directes sur le RGPD. Les certificateurs n’ont pas pour mission de contrôler formellement la conformité légale au RGPD.
Pourtant RGPD et Qualiopi convergent sur un objectif commun : la confiance et la transparence. En effet, tous les organismes de formation (certifiés ou non) collectent et stockent des données personnelles dans leurs relations avec clients et apprenants. Ceci vaut d’autant plus pour les prestataires Qualiopi : 6 indicateurs répartis sur 5 critères de la certification impliquent des collectes et traitements de données personnelles (analyse des besoins des stagiaires, positionnement, évaluation des compétences, contrôles qualité, etc.). Ainsi, améliorer la conformité RGPD de votre organisme participe pleinement à votre démarche qualité.
Comment les OF peuvent-ils démontrer qu'ils respectent le RGPD ?
Pour y parvenir concrètement, voici quelques étapes à suivre :
- Cartographier vos traitements : recenser toutes les données personnelles collectées (identité, contact, niveau, évaluation, etc.) et les opérations réalisées (inscription, facturation, évaluation, newsletter, etc.). Cette étape de cartographie est déterminante.
- Établir une politique de confidentialité conforme : formaliser toutes les informations sur les traitements (types de données, finalités, durées, destinataires) et les droits des personnes, puis diffuser cette politique (site internet, contrats, documentation).
- Obtenir et documenter les consentements : mettre en place des formulaires ou cases à cocher pour que chaque apprenant (ou formateur, prospect…) accepte explicitement les traitements le concernant. Conservez la preuve de ces consentements.
- Sécuriser les données : appliquer des mesures techniques (chiffrement des bases, mots de passe forts, accès cloisonnés, sauvegardes régulières) et organisationnelles (contrôles d’accès, chiffrement des échanges, mise à jour des logiciels).
- Former le personnel : organiser des sessions de sensibilisation pour vos équipes (formateurs, administratifs) aux principes du RGPD et aux bonnes pratiques (protection des supports, vigilance contre le phishing, etc..
- Tenir un registre des traitements : documenter vos activités de traitement dans un registre. Cela permet d’identifier rapidement qui fait quoi avec les données et d’alimenter le plan de conformité.
Qualiopi et RGPD : convergences et différences
La certification Qualiopi est le label national qualité pour les prestataires de formation. Ce label est nécessaire pour accéder aux financements publics, mais il ne remplace en rien les obligations légales du RGPD. La conformité au référentiel national qualité (Qualiopi) est implicitement associée au RGPD, même s’il n’existe pas d’indicateur spécifique à ce sujet. Concrètement, l’auditeur Qualiopi ne vérifiera pas vos mentions RGPD comme il vérifie les critères qualité.
En revanche, la démarche Qualiopi encourage la mise en place de processus fiables et transparents. Par exemple, les critères Qualiopi relatifs à l’information des bénéficiaires, au suivi pédagogique et à l’amélioration continue passent par la collecte et l’archivage de nombreuses données personnelles. Il est donc logique que la conformité RGPD fasse partie de la qualité globale de votre OF.
RGPD et audit Qualiopi
Lors de l’audit Qualiopi, il est judicieux de présenter les preuves de votre conformité RGPD au-delà des seuls indicateurs qualité. En pratique :
- Documentation RGPD à fournir : politique de confidentialité à jour (établie par écrit), enregistrements des consentements collectés (copies des formulaires signés ou traces numériques), fiches de sécurité et habilitations.
- Mesures de sécurité : exemples concrets d’actions (chiffrement des bases, sauvegardes régulières, contrôle d’accès au logiciel de gestion, procédures d’archivage sécurisé).
- Procédures de gestion des droits : traces de réponse aux demandes d’accès, de rectification ou de suppression de données (e-mails, registres de demande), afin de démontrer que vous respectez les droits des apprenants.
- Audits internes : effectuer des revues périodiques de vos traitements RGPD. Cela vous permet de vérifier que toutes vos activités (inscriptions, bases de données, campagnes de mailing…) respectent les principes RGPD et, partant, les exigences de qualité Qualiopi.
Amélioration continue : intégrer le RGPD dans votre démarche qualité (par exemple en mettant à jour la politique confidentialité dès qu’un nouveau processus est mis en place, ou en utilisant les retours d’audit pour corriger les écarts).
En résumé, même si l’audit Qualiopi ne porte pas directement sur la conformité au RGPD, la protection des données personnelles demeure un aspect essentiel de la gestion d’un organisme de formation. Mettre en œuvre de bonnes pratiques en matière de RGPD ne se limite pas à éviter les sanctions : cela renforce aussi la crédibilité de votre structure et la confiance des apprenants. En adoptant une politique rigoureuse de gestion des données, vous contribuez à garantir la qualité, la transparence et la pérennité de votre organisme de formation.
