Obtenir la certification Qualiopi, c’est déjà un chantier important. Mais la conserver dans la durée suppose autre chose qu’un « dossier d’audit » monté en urgence tous les trois ans : il faut un système de gestion des preuves qui vive au rythme réel de vos prestations.
La qualité et la traçabilité de ces preuves deviennent alors un enjeu stratégique pour sécuriser vos financements et votre image.
Le Référentiel national qualité (RNQ) s’appuie sur 7 critères et 32 indicateurs, détaillés dans un guide de lecture officiel qui précise, pour chacun, le niveau attendu et des exemples de preuves possibles. Ce guide n’impose pas une check-list figée, mais il structure le regard de l’auditeur, qui va rechercher des éléments concrets, datés et cohérents avec votre activité.
1. La preuve Qualiopi : un récit de vos pratiques, pas une collection de fichiers
Dans Qualiopi, la preuve recouvre tout ce qui permet de montrer comment vos processus fonctionnent réellement : documents remis aux bénéficiaires, traces de positionnement, feuilles de présence, bilans de satisfaction, historiques de réclamations…
Ces éléments jalonnent l’ensemble du cycle d’une action : information au public, contractualisation, ingénierie pédagogique, animation, suivi des bénéficiaires, évaluation, amélioration continue.
Autrement dit, vous n’êtes pas en train de « fabriquer des preuves pour l’audit », mais de sécuriser ce qui existe déjà en lui donnant une place claire.
2. Cartographier ses preuves à partir du référentiel
La première étape d’une gestion efficace consiste à repartir du référentiel, et non de vos dossiers actuels.
2.1. Partir des indicateurs, un par un
Pour chaque indicateur applicable, il est utile de répondre à quelques questions simples :
- Quelles preuves principales retenons-nous ? (exemple : questionnaires de satisfaction consolidés, grilles de positionnement, CV formateurs à jour, comptes rendus de veille, fiches de suivi handicap…)
- Où ces preuves sont-elles stockées ? (logiciel de gestion, drive, LMS, outil RH…)
- Qui en est responsable ? (référent qualité, responsable pédagogique, assistante administrative, formateur…)
- À quelle fréquence doivent-elles être produites ou mises à jour ?
Cette cartographie peut tenir dans un tableau très opérationnel. L’objectif n’est pas de multiplier les documents, mais de clarifier ce que vous considérez comme « preuve de référence » pour chaque indicateur, afin que tout le monde partage la même lecture.
2.2. Relier les preuves au cycle de vie de la prestation
Pour que le dispositif reste concret, la cartographie doit refléter le déroulé réel d’une action. Suivre étape par étape le parcours d’un bénéficiaire type ( de la demande d’information à la remise de l’attestation finale) permet de vérifier que chaque moment clé laisse une trace exploitable et rangée au bon endroit.
Vous visualisez ainsi les indicateurs peu documentés, les doublons et les ajustements à mettre en œuvre pour fiabiliser la traçabilité.
3. Construire une architecture documentaire lisible pour tous
Même dans de grands groupes, ce qui fragilise souvent Qualiopi, ce n’est pas l’absence de preuves… mais leur dispersion : dossiers personnels sur les postes de travail, espaces partagés peu structurés, fichiers envoyés par mail puis oubliés.
D’où l’importance d’un plan de classement simple et partagé.
Beaucoup d’organismes gagnent en lisibilité en structurant leur documentation selon les 7 critères et les 32 indicateurs du RNQ. Pour chaque indicateur, il est pertinent de distinguer les documents de référence (procédures, modèles, chartes, fiches consignes) des preuves de mise en œuvre (exemples signés, traces datées, extractions d’outils, rapports consolidés).
Que vous utilisiez un drive, un logiciel qualité ou un LMS, l’essentiel est que l’auditeur, et vos équipes, puissent passer de l’indicateur à la preuve en quelques clics, sans deviner votre logique interne.
4. Sécuriser la qualité, l’actualisation et l’exploitation des preuves
Une preuve Qualiopi robuste est à la fois pertinente (en lien direct avec l’indicateur), authentique (pas un modèle vide), datée et facilement traçable. Le guide de lecture rappelle que l’absence totale ou partielle de preuves peut conduire à une non-conformité, parfois majeure selon l’indicateur concerné.
Pour éviter les mauvaises surprises, il est utile d’organiser une revue régulière de votre dispositif : vérification de la couverture de tous les indicateurs applicables, mise à jour des documents sensibles (information au public, conditions générales, procédures handicap, dispositifs d’évaluation), archivage clair des versions obsolètes et exploitation visible des résultats des enquêtes de satisfaction et des réclamations dans vos plans d’actions.
Un outil de gestion intégré peut vous aider, mais il ne remplace pas la réflexion de fond sur « pourquoi » et « comment » vous produisez vos preuves. L’outil doit rester au service de votre démarche qualité, et non l’inverse.
5. Faire de l’audit un exercice de mise en perspective, pas un stress-test
Lors de l’audit, l’auditeur ne se contente pas de cocher la présence de documents : il observe la cohérence d’ensemble de votre dispositif, la capacité de vos équipes à se repérer dans les preuves, la proportionnalité de votre système par rapport à votre taille et à vos risques.
Un organisme qui sait expliquer : « pour cet indicateur, voici nos preuves prioritaires, voici où elles sont stockées, voici comment nous les faisons vivre » envoie un signal positif. L’audit devient alors une étape de dialogue sur vos pratiques, plutôt qu’un simple contrôle documentaire.
C’est précisément sur ce terrain que l’accompagnement de BMG Consulting peut faire la différence : en vous aidant à structurer votre cartographie de preuves, à sécuriser votre organisation documentaire et à inscrire Qualiopi dans la vie quotidienne de vos équipes, plutôt que dans un rush d’audit tous les trois ans.
