Devenue incontournable depuis 2022, la certification Qualiopi est un label national garantissant la qualité des formations dispensées. Elle a été créée par la loi « Avenir professionnel » du 5 septembre 2018 et est rendue obligatoire au 1er janvier 2022 pour tout prestataire de formation qui souhaite bénéficier de financements publics ou mutualisés. Concrètement, Qualiopi ne porte pas sur le contenu des formations, mais sur les processus mis en place (objectifs clairs, suivi des apprenants, évaluations, amélioration continue, etc.).
Cette certification s’applique à toutes les structures délivrant des formations, sans distinction de statut : entreprise, organisme privé, organisme public… ou association. En effet, la loi précise que « tout organisme réalisant des actions concourant au développement des compétences […] doit être certifié Qualiopi s’il veut bénéficier de fonds publics ou mutualisés ». En d’autres termes, le statut associatif n’exonère pas de l’obligation : si une association dispense des formations et souhaite accéder aux financements publics (CPF, OPCO, France Travail, collectivités, etc.), elle doit obtenir la certification Qualiopi.
Ainsi, même si une association gère ses activités à but non lucratif, elle doit se conformer aux mêmes exigences que n’importe quel organisme de formation. Qualiopi représente pour elle une garantie de qualité et conditionne l’accès aux aides publiques. Les associations doivent comprendre que ce n’est pas leur statut qui impose Qualiopi, mais bien le mode de financement de leurs formations.
Dans quels cas une association doit-elle obligatoirement être certifiée Qualiopi ?
L’obligation de certification Qualiopi pour une association dépend avant tout du type de financement de ses actions de formation. Elle n’est pas automatiquement requise si l’association finance intégralement ses formations par ses propres moyens (cotisations d’adhérents, dons, autofinancement, subventions privées, etc.). En revanche, dès qu’une formation est prise en charge par un dispositif public, Qualiopi devient impérative. Parmi les cas les plus fréquents :
- Utilisation du CPF (Compte Personnel de Formation) par les apprenants : pour que les stagiaires puissent mobiliser leur CPF et que l’organisme formateur soit payé via ce crédit public, la certification Qualiopi est obligatoire.
- Financement par un OPCO ou France Travail : si l’association souhaite que les entreprises ou France Travail prennent en charge financièrement ses formations (via l’OPCO ou les aides à la formation des demandeurs d’emploi), Qualiopi est également requise.
- Autres subventions publiques : aides des collectivités territoriales, France Travail, Agefiph, etc., nécessitent souvent une certification Qualiopi pour être accordées.
En somme, toute subvention ou financement public/mutualisé accordé pour une formation implique l’obtention de Qualiopi. A contrario, si l’association se contente d’un financement interne (cotisations, billetterie, autofinancement) et n’a jamais recours au CPF, OPCO ou autres fonds publics, elle n’est pas obligée d’être certifiée.
Bénéfices et contraintes de la certification Qualiopi pour une association
Pour une association, se lancer dans la démarche Qualiopi comporte à la fois des avantages et des contraintes.
Bénéfices :
- Accès aux financements publics : avec Qualiopi, l’association peut obtenir des fonds publics ou mutualisés pour ses formations, ce qui permet souvent de proposer des actions gratuites ou à moindre coût pour les participants.
- Crédibilité renforcée : la certification est un label qualité reconnu. Elle améliore la confiance des partenaires, des financeurs (entreprises, collectivités, organismes sociaux) et des bénéficiaires (adhérents, stagiaires) envers l’association.
- Structuration et professionnalisation : la démarche qualité imposée par le référentiel Qualiopi incite l’association à formaliser ses processus internes (programmes détaillés, modalités d’évaluation, suivi des apprentissages, enquêtes de satisfaction, etc.). Ce cadre structurant contribue à professionnaliser l’offre de formation de l’association.
- Visibilité et confiance : au-delà du financement, Qualiopi est un gage de qualité et de transparence pour les usagers. Elle peut ainsi attirer de nouveaux apprenants ou partenaires en valorisant l’engagement qualité de l’association.
Contraintes :
- Coûts financiers : l’audit de certification implique des dépenses (honoraires de l’organisme certificateur) qui peuvent être significatives pour une petite association. Ce coût peut constituer un frein si les volumes de formation sont faibles.
- Charge de travail et organisation : Qualiopi nécessite un suivi rigoureux et continu des processus qualité. Il faut collecter et archiver de nombreuses preuves (présences, évaluations, bilans, comptes rendus d’instance, etc.), ce qui alourdit la charge administrative des équipes. La mise en place des procédures requiert un investissement en temps important, notamment pour des bénévoles ou salariés qui n’ont pas l’habitude des normes qualité.
- Adaptation interne : la démarche impose parfois de faire évoluer la gouvernance ou les pratiques habituelles (plus de formalisme dans le suivi des actions, réunions de pilotage, etc.), ce qui peut être ressenti comme un travail supplémentaire.
Malgré ces contraintes, de nombreuses associations estiment que les avantages l’emportent à moyen terme. Qualiopi devient un outil de professionnalisation et ouvre de nouvelles opportunités : financement de projets, partenariats renforcés, et meilleure reconnaissance auprès des publics et des institutions.
Comment une association peut-elle obtenir la certification Qualiopi ?
La procédure pour certifier une association est identique à celle de tout autre organisme de formation. Voici les grandes étapes :
- Diagnostic initial et préparation : l’association réalise un état des lieux de son fonctionnement (administratif, pédagogique, ressources humaines) pour comparer sa situation aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Elle identifie les écarts éventuels et formalise les actions à mettre en place (rédaction des programmes détaillés, modalités d’évaluation des acquis, procédures de suivi et de recueil de la satisfaction, etc.). Les intervenants (formateurs, bénévoles) doivent être informés des exigences Qualiopi et formés si besoin.
- Constitution du dossier de preuves : pour chaque exigence du référentiel, l’association rassemble des éléments justifiant sa conformité (documents, tableaux de suivi, comptes rendus, certifications des formateurs, etc.). Il est souvent recommandé de réaliser un audit interne blanc pour tester la préparation.
- Choix de l’organisme certificateur : l’association prend contact avec un organisme certificateur accrédité (voir la liste COFRAC) et signe un contrat. Elle planifie l’audit initial.
- Audit initial : l’auditeur indépendant examine le système qualité de l’association sur la base des 7 critères et 32 indicateurs du RNQ. Il vérifie notamment l’organisation interne, l’adaptation des prestations aux besoins des apprenants, la qualification des formateurs, le suivi des parcours, etc. En cas de non-conformités mineures, des actions correctives sont demandées, mais elles n’empêchent pas l’obtention du certificat (à condition d’être corrigées rapidement).
- Obtention de la certification : si l’audit initial est concluant, l’association obtient la marque Qualiopi. Selon le site du ministère du Travail, « pour obtenir la marque Qualiopi, les prestataires doivent formuler une demande auprès d’un organisme certificateur, signer un contrat, puis se soumettre à un audit initial, suivi d’un audit de surveillance à plus ou moins 18 mois, enfin à un audit de renouvellement au bout de 3 ans ».
En pratique, l’ensemble de la démarche peut prendre plusieurs mois (préparation interne, délais de planification de l’audit, traitement des éventuelles non-conformités). Il faut également veiller à disposer d’un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) valide auprès de la DREETS, prérequis administratif pour être reconnu comme organisme de formation.
Particularités et points de vigilance propres aux associations
Le référentiel Qualiopi ne prévoit pas d’allègements spécifiques simplement parce que l’organisme est une association. Les 7 critères qualité restent les mêmes pour tous. Toutefois, quelques adaptations pratiques peuvent concerner le cas particulier des associations :
- Absence d’apprentissage ou de sous-traitance : si l’association ne propose pas de formation par apprentissage, les indicateurs relatifs aux centres de formation d’apprentis (CFA) ne s’appliquent pas. De même, si elle ne fait pas appel à des formateurs externes sous-traitants, certains contrôles liés à la gestion de ces prestataires peuvent être simplifiés. En clair, le nombre d’indicateurs à respecter peut être réduit selon l’activité réellement exercée.
- Bénévolat et qualifications : de nombreuses associations fonctionnent avec des formateurs bénévoles. Dans ce cas, elles doivent être en mesure de prouver la compétence de ces intervenants et leur accès à la formation continue, comme cela serait exigé pour des formateurs salariés. Il faut justifier des diplômes, expériences ou formations pertinentes pour chaque personne assurant une action pédagogique.
- Gouvernance associative : le processus décisionnel (assemblée générale, conseil d’administration) peut être plus lent. Il faut donc anticiper les délais de validation interne pour adopter de nouveaux documents qualité (règlement intérieur, procédures, bilans). La préparation au jour de l’audit doit tenir compte de ce rythme spécifique.
- Multiplicité des financements : si l’association reçoit différentes subventions (État, régions, collectivités…), elle doit vérifier que ces financements sont compatibles avec le référentiel Qualiopi. Certaines aides publiques imposent leurs propres règles de fonctionnement ou d’évaluation, qu’il convient de croiser avec les exigences du RNQ.
En somme, bien que Qualiopi ne prévoit pas de critère propre aux associations, les spécificités organisationnelles (bénévolat, mode de gouvernance, mix des financements) doivent être prises en compte. Une bonne connaissance de ces particularités permet de préparer au mieux l’audit.
Conclusion
La certification Qualiopi s’applique aux associations comme à tout organisme de formation. Elle devient légalement requise dès que l’association veut bénéficier de fonds publics ou du CPF pour ses formations. Aucune dérogation liée au statut associatif n’existe. En revanche, le référentiel peut être modulé si l’association n’accueille pas d’apprentis ou n’utilise pas de prestataires externes.
Obtenir Qualiopi représente un travail préparatoire rigoureux, mais c’est aussi un réel levier de professionnalisation. La démarche qualité favorise l’organisation interne, la transparence et la crédibilité de l’association. En définitive, aborder Qualiopi de manière proactive aide l’association à structurer son offre, à consolider sa réputation et à ouvrir de nouvelles opportunités pour ses projets éducatifs et socioprofessionnels.