Depuis quelques années, la formation professionnelle française s’est engagée dans une transformation profonde. La loi no 2018‑771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel a instauré une obligation de certification de qualité pour les prestataires qui dispensent des actions de formation ou d’accompagnement et qui souhaitent bénéficier de financements publics ou mutualisés.
Cette exigence, entrée en vigueur le 1ᵉʳ janvier 2022, a donné naissance à la marque nationale « Qualiopi ». Pour les responsables de formation, comprendre cette démarche et s’y préparer est devenu incontournable.
Définition et objectifs de Qualiopi
Qualiopi n’est pas un simple label marketing ; il s’agit d’une marque officielle délivrée par l’État.
Conformément au site du ministère du Travail, cette marque a deux finalités : attester de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences et permettre une plus grande lisibilité de l’offre de formation auprès des entreprises et des usagers.
En d’autres termes, Qualiopi se concentre sur la manière dont les formations et accompagnements sont préparés, animés et évalués, et non sur le contenu pédagogique lui‑même. Elle vise à instaurer un socle commun d’exigences et à rassurer les financeurs et les apprenants quant au sérieux des structures.
Quels prestataires sont concernés ?
La certification s’adresse à tous les organismes qui veulent solliciter des fonds publics pour des actions de formation ou d’accompagnement, y compris les formateurs indépendants. Elle concerne notamment :
- Les organismes de formation (centres de formation publics ou privés).
- Les centres de bilans de compétences.
- Les structures de validation des acquis de l’expérience (VAE).
- Les centres de formation d’apprentis (CFA).
Les sept critères du Référentiel national qualité
La certification s’appuie sur un Référentiel national qualité (RNQ) décliné en sept critères. Ce référentiel est public et sert de base aux audits. Les critères détaillent les grands axes de la qualité attendue :
- Conditions d’information du public. Il s’agit de diffuser des informations claires sur les prestations proposées, les délais d’accès et les résultats obtenus.
- Identification précise des objectifs et adaptation aux publics. Les objectifs pédagogiques doivent être clairement définis et les actions adaptées aux besoins des apprenants.
- Adaptation des prestations et modalités d’accompagnement. L’accueil, le suivi et l’évaluation doivent tenir compte des spécificités du public.
- Adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement. Les équipements et les compétences des intervenants doivent être en phase avec les formations dispensées.
- Qualification et développement des compétences du personnel. La structure doit prouver que ses formateurs et conseillers développent régulièrement leurs compétences.
- Insertion et investissement dans l’environnement professionnel. L’organisme doit s’impliquer dans son écosystème (veille sectorielle, partenariats, relations entreprises).
- Recueil et prise en compte des appréciations et réclamations. La démarche qualité implique d’écouter les retours des participants et d’y apporter des améliorations.
Ces sept critères se déclinent en 22 indicateurs communs auxquels s’ajoutent 10 indicateurs spécifiques à l’apprentissage ou aux formations certifiantes. Chaque indicateur décrit des attentes précises et propose des exemples de preuves.
L’audit porte autant sur la conformité documentaire (procédures, enregistrements, questionnaires de satisfaction) que sur la réalité du terrain. Les nouveaux entrants (organismes de formation créés récemment) disposent de modalités d’audit adaptées mais doivent tout de même démontrer la cohérence de leur organisation.
Processus d’obtention de la certification
L’obtention de Qualiopi suit un processus encadré. Les prestataires doivent d’abord formuler une demande auprès d’un organisme certificateur accrédité par le Comité français d’accréditation (Cofrac). Le ministère précise qu’il convient de signer un contrat avec un organisme de certification et de se soumettre à un audit initial. L’auditeur, indépendant, examine la conformité aux critères et aux indicateurs. En cas de non‑conformités mineures, un plan d’action correctif peut être mis en place.
La certification est valable trois ans et s’articule en plusieurs étapes :
- Audit initial. Il se déroule en général sur site et permet d’obtenir le certificat. La durée de l’audit varie selon le chiffre d’affaires, les catégories d’actions concernées et le nombre de sites.
- Audit de surveillance. Entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant la certification, un audit intermédiaire vérifie que l’organisme applique toujours son système qualité.
- Audit de renouvellement. À l’issue des trois ans, l’organisme repasse un audit complet pour continuer d’utiliser la marque. Cette étape marque le début d’un nouveau cycle de trois ans.
Pendant toute la période de validité, l’organisme certifié est tenu de respecter les règles d’usage de la marque et de mettre à jour ses procédures internes. En cas de manquement grave, la suspension ou le retrait de la certification peuvent être prononcés par l’organisme certificateur.
Pourquoi s’engager dans Qualiopi ?
Au‑delà de l’obligation réglementaire, obtenir Qualiopi présente de nombreux avantages. Pour les organismes de formation :
- Accès aux financements publics. L’obtention du label est la condition sine qua non pour que des financeurs publics ou mutualisés prennent en charge les actions de formation.
- Reconnaissance et crédibilité. Qualiopi sert de repère aux entreprises et aux apprenants. Elle atteste de la fiabilité des processus de l’organisme et renforce sa réputation auprès des partenaires et des clients.
- Amélioration continue. Le référentiel national impose une démarche qualité structurée et incite les équipes à analyser leurs pratiques, à recueillir les feedbacks des participants et à corriger les écarts. Les audits réguliers encouragent à maintenir un niveau d’exigence élevé.
- Lisibilité de l’offre. En rendant publics les indicateurs de satisfaction et les modalités d’inscription, Qualiopi facilite la comparaison entre formations et donne aux apprenants des repères clairs pour choisir.
Pour les financeurs et les apprenants, Qualiopi offre un gage de confiance : ils savent que les fonds investis servent des formations qui respectent des standards communs et qu’il existe un système de contrôle en cas de dérive. Les financeurs peuvent d’ailleurs consulter la liste des organismes certifiés publiée sur la plateforme publique des données. L’harmonisation des pratiques réduit par ailleurs les écarts entre régions ou secteurs et contribue à l’équité d’accès aux compétences.
Se préparer à la certification : conseils pratiques
La route vers Qualiopi demande une préparation sérieuse. Voici quelques clés pour aborder l’audit en confiance :
- Décrypter le référentiel. Avant toute démarche, il est essentiel de lire le guide de lecture du référentiel et d’identifier les indicateurs applicables à votre structure (formation, VAE, apprentissage, bilan de compétences). Les versions successives du guide précisent les attentes et les preuves attendues.
- Cartographier vos processus. Réalisez un état des lieux des étapes de votre cycle de formation : de la prise de contact à la facturation en passant par l’ingénierie pédagogique, l’accueil des stagiaires, la collecte des appréciations et la gestion des réclamations. Assurez‑vous que chaque étape est documentée et qu’elle répond à un indicateur.
- Impliquer les équipes. La qualité n’est pas l’affaire d’une seule personne. Impliquer les formateurs, l’équipe administrative et les référents pédagogiques permet de partager la culture qualité et d’assurer la cohérence des pratiques. La qualification et la formation continue de votre personnel sont d’ailleurs l’un des critères du RNQ.
- Recueillir et traiter les retours. Mettez en place des questionnaires de satisfaction pour recueillir les avis des stagiaires et des partenaires. Analysez les réclamations et montrez les actions de progrès engagées. Ces éléments seront étudiés lors de l’audit.
- Choisir un organisme certificateur. Qualiopi est délivrée par des organismes certificateurs accrédités par le Cofrac. Prenez le temps de comparer les offres et de vérifier leur disponibilité. Un bon relationnel avec l’auditeur facilite le déroulement de l’audit.
