Depuis janvier 2022, seuls les organismes de formation certifiés Qualiopi peuvent obtenir des financements publics ou mutualisés. L’audit initial Qualiopi est la première étape de cette démarche : sur une journée complète, un auditeur indépendant vérifie que votre organisme respecte bien les 7 critères et 32 indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ).
La réussite totale de cet audit vous ouvre droit au précieux sésame : la certification Qualiopi pour trois ans, condition indispensable pour accéder aux financements publics (CPF, OPCO, France travail, etc.). Autant dire qu’une préparation minutieuse s’impose : découvrez ci-dessous les principaux prérequis à anticiper avant l’audit initial Qualiopi.
Qu’est-ce que l’audit initial Qualiopi ?
L’audit initial Qualiopi est la première étape d’un cycle de certification sur trois ans. Sur une journée complète, un auditeur indépendant examinera l’ensemble de vos preuves et documents pour vérifier leur conformité avec le Référentiel National Qualité. Ce référentiel comporte 7 critères et 32 indicateurs qu’il faut impérativement satisfaire. En cas de succès total (aucune non-conformité), vous obtenez alors le certificat Qualiopi pour trois ans. En cas de non-conformité(s), l’organisme devra mettre en place un plan d’actions correctives avec des preuves justificatives dans les délais impartis (généralement 3 à 6 mois).
Constituer son dossier documentaire : les pièces obligatoires
Avant même le jour de l’audit, la partie administrative est fondamentale. L’organisme certificateur effectue une étude de recevabilité afin de vérifier que votre dossier est complet. Il est donc indispensable de préparer à l’avance toutes les pièces exigées par la réglementation.
Parmi les documents incontournables figurent :
- Preuve d’existence juridique (extrait Kbis de moins de trois mois ou équivalent).
- Numéro de Déclaration d’Activité (NDA).
- Dernier bilan pédagogique et financier (BPF) de l’organisme.
- Organigramme nominatif et fonctionnel de votre équipe.
- Description de vos actions de formation (présentiel, distanciel, apprentissage, publics visés…).
- Supports pédagogiques et preuves de formation : fiches de présence, bilans et attestations de suivi ou d’évaluation des actions réalisées.
Important : la planification de l’audit initial ne pourra être effectuée que lorsque toutes ces pièces auront été transmises et validées. Autrement dit, le dossier administratif complet est une condition sine qua non pour fixer la date de l’audit initial.
S’approprier le Référentiel Qualiopi
La première étape de la préparation consiste à maîtriser le Référentiel National Qualité (RNQ). Chaque critère du RNQ précise de façon détaillée les indicateurs attendus. Prenez le temps de lire le guide officiel du RNQ et d’organiser des réunions ou des formations internes pour présenter à toute votre équipe les 7 critères et 32 indicateurs du référentiel.
Chacun des collaborateurs (dirigeants, formateurs, administratifs…) doit savoir quels documents fournir pour chaque indicateur. En clair, familiarisez tout le monde avec les preuves à collecter (dossiers de formation, évaluations, comptes-rendus, etc.) et expliquez comment vos procédures internes prennent en compte ces exigences.
L’objectif est d’intégrer progressivement ces exigences dans vos pratiques quotidiennes. Formalisez vos processus (accueil, pédagogie, évaluation, amélioration continue…) en suivant le RNQ. Mettez à jour vos procédures internes et, si possible, instaurez des outils de suivi qualité (tableaux de bord, audits blancs réguliers, etc.) pour vérifier votre conformité en continu. Cette appropriation collective du référentiel Qualiopi est un gage de sérénité le jour de l’audit.
Élaborer un plan de préparation rigoureux
L’audit initial se prépare sur plusieurs mois. Commencez par réaliser un diagnostic interne pour identifier vos forces et faiblesses face aux exigences du RNQ. Sur cette base, établissez un plan d’action détaillé : répartissez clairement les responsabilités (qui est en charge de quoi ?), fixez un calendrier précis (formateurs à informer, procédures à mettre à jour, documentation à compléter, etc.), et organisez des points d’étape réguliers.
Par exemple, prévoyez des tests internes de conformité ou un audit blanc pour vous entraîner. L’idée est de ne rien laisser au hasard : chaque intervenant (direction, formateurs, service administratif…) doit savoir exactement ce qu’il doit préparer pour l’audit.
Enfin, anticipez les délais : l’idéal est de lancer ces préparatifs au moins 2 à 3 mois avant la date prévue de l’audit initial. Cette avance vous permettra de corriger les derniers écarts, de finaliser votre dossier et d’aborder le jour J en toute confiance.
Le jour de l’audit initial Qualiopi
Le jour J, l’audit initial est réalisé sur site, même si vous dispensez des formations à distance. L’auditeur débute par une réunion d’ouverture : tout le monde se présente, l’auditeur explique le programme de la journée et le déroulé de l’évaluation. Vient ensuite la phase principale : l’auditeur évalue la conformité de vos processus en posant des questions aux acteurs clés (direction, formateurs, administratifs) et en examinant les documents collectés. Il porte son attention sur chaque indicateur applicable à votre activité, conformément au RNQ.
En fin de journée, une réunion de clôture est organisée. L’auditeur présente alors ses constatations préliminaires : pour chaque critère, il indique s’il est jugé conforme ou s’il relève des non-conformités (mineures ou majeures). Il précise également les délais pour mettre en place des actions correctives, le cas échéant. Cette séance vous donne ainsi une photographie immédiate de vos points forts et des sujets à améliorer, avant la décision finale de certification par le comité.
En résumé
Réussir son audit initial Qualiopi repose avant tout sur une préparation méthodique. Maîtrisez bien le référentiel, centralisez toutes vos preuves dans un dossier clair, et impliquez tous vos collaborateurs dans la démarche qualité. Planifiez soigneusement votre accompagnement interne et externe si besoin pour débuter les travaux plusieurs mois à l’avance.
Grâce à cette organisation rigoureuse, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour obtenir la certification Qualiopi et accéder sereinement aux financements publics essentiels au développement de votre organisme.
