La veille est l’un des éléments phares de la certification Qualiopi, qui vise l’amélioration continue des formations. Concrètement, trois indicateurs du Référentiel National Qualité (RNQ) obligent les organismes de formation à organiser une veille active : l’indicateur 23 relatif à la veille légale et réglementaire, l’indicateur 24 en rapport avec la veille des compétences/métiers et l’indicateur 25 qui concerne la veille pédagogique et technologique. Négliger ces obligations, même partiellement, se traduit presque systématiquement par une non-conformité mineure lors de l’audit Qualiopi. Dans ce guide, nous détaillerons chacun de ces indicateurs de veille ainsi que les bonnes pratiques à mettre en place pour rester en conformité.
Les indicateurs de veille Qualiopi (23, 24, 25)
Indicateur 23 – Veille légale et réglementaire
L’indicateur 23 impose au prestataire « d’effectuer une surveillance régulière des évolutions légales et réglementaires dans le domaine de la formation professionnelle, et d’en tirer parti pour améliorer ses pratiques ». Autrement dit, votre organisme doit suivre toutes les lois, décrets et règles qui touchent son activité (ex. nouvelles obligations Qualiopi, mises à jour du RNQ, obligations fiscales, normes DPAE, etc.). Cet indicateur est d’application générale et concerne tous les types d’organismes de formation.
Risque en cas de manquement : si vous ne prouvez pas une exploitation efficace de cette veille, l’auditeur qualifiera une non-conformité mineure. En pratique, l’auditeur s’attend à ce que vous puissiez montrer comment vous êtes tenu informé (par exemple via un tableau ou un journal de veille) et comment vous avez intégré ces évolutions dans votre organisme. Par exemple, avoir adapté vos procédures ou vos documents au nouvel indicateur Qualiopi (version 9 du RNQ) est une preuve concrète de veille réussie.
BONNES PRATIQUES : abonnez-vous à des sources fiables pour la veille légale. Les newsletters du Centre Inffo sont recommandées (Expresso Compétences, Journal de la Réforme…) pour rester informé quotidiennement des réformes. Tenez un tableau de suivi des changements détectés et notez les implications pour votre organisme. Enfin, communiquez systématiquement aux équipes internes les évolutions majeures (par e-mail ou réunion) : ce partage de l’information montre que la veille n’est pas une démarche solitaire et qu’elle influe sur la gestion de votre organisme. En résumé, pour valider l’indicateur 23, il faut démontrer non seulement que vous collectez l’actualité légale, mais surtout que vous en « tirez parti » en ajustant vos processus.
Indicateur 24 – Veille sur les compétences et métiers
L’indicateur 24 requiert que le prestataire « effectue une surveillance active des changements survenant dans ses secteurs d’intervention en ce qui concerne les compétences, les métiers et les emplois, et qu’il tire des enseignements de cette veille ». En clair, vous devez suivre les tendances et évolutions propres à votre filière professionnelle (nouvelles compétences recherchées, évolution des diplômes, mutations du marché du travail, etc.) pour rester en phase avec votre environnement métier. Comme pour l’indicateur 23, tous les organismes de formation sont concernés.
Risque en cas de manquement : à nouveau, un défaut de veille sectorielle suffit à déclencher une non-conformité mineure lors de l’audit. L’auditeur vérifiera que vous êtes bien au fait de ce qui change dans votre secteur, même si ces changements n’ont pas (encore) modifié vos formations. En effet, le RNQ précise un « impact éventuel » pour cet indicateur : il n’est pas nécessaire de modifier immédiatement votre offre, mais seulement de prouver que vous êtes informé.
BONNES PRATIQUES : abonnez-vous à des revues spécialisées et des newsletters métier dans votre domaine. Par exemple, mentionnez des articles récents dans des publications professionnelles en lien avec votre activité. Participez également aux salons, colloques, conférences ou événements professionnels pertinents : ces rencontres sont l’occasion de recueillir de l’information et de nouer des contacts (preuves de votre implication). Ces éléments vous serviront de preuves tangibles de veille sectorielle. Comme le souligne le référentiel, démontrer une connaissance approfondie de votre secteur et connaître les dernières tendances et dynamiques est essentiel.
Indicateur 25 – Veille pédagogique et technologique
L’indicateur 25 exige que le prestataire « surveille les développements en matière d’innovations pédagogiques et technologiques, afin d’adapter ses prestations en conséquence et d’en tirer des enseignements ». Autrement dit, vous devez être attentif aux nouvelles méthodes de formation (pédagogie active, formation hybride, etc.) et aux outils technologiques émergents (intelligence artificielle, plateformes collaboratives, réalité virtuelle, etc.) qui peuvent améliorer vos formations.
Risque en cas de manquement : comme pour les autres indicateurs de veille, l’absence de preuve d’une telle surveillance conduit à une non-conformité mineure. L’auditeur s’attendra à voir que vous suivez ces évolutions. Par exemple, les méthodes de formation collaboratives (jeux de rôle, projets en groupe, ludopédagogie) sont très en vogue et font l’objet de colloques dédiés. De même, l’apparition de l’intelligence artificielle en formation est une tendance forte. Il vous faudra montrer que vous vous informez sur ces sujets (participation à des conférences, veille sur des blogs spécialisés, tests d’outils…) et que vous en retirez des idées utiles pour votre pratique.
BONNES PRATIQUES : établissez des alertes sur les buzzwords du métier, par exemple « intelligence artificielle formation » pour repérer rapidement les innovations. Intégrez ces éléments dans vos réunions pédagogiques internes ou vos revues d’équipe. Même si vous n’êtes pas obligé de transformer immédiatement vos supports de cours, Qualiopi exige que vous puissiez « fournir des preuves de votre engagement dans une surveillance active des avancées » en pédagogie et technologies.
Prévenir les écarts et éviter les non-conformités : Récapitulatif des bonnes pratiques de veille
Au-delà des exigences Qualiopi, mettre en place une veille efficace est un atout pour votre organisme. Pour éviter tout écueil et transformer la veille en levier d’amélioration, voici quelques conseils clés :
- Cibler les axes de veille. Identifiez clairement les trois dimensions de veille : légale , sectorielle et pédagogique/technologique. Pour chacune, listez les sujets à surveiller : réforme du RNQ, évolution de l’apprentissage, avancées en e-learning, etc. Un plan de veille écrit facilite la coordination et la traçabilité.
- Sélectionner des sources fiables. Abonnez-vous aux newsletters institutionnelles et professionnelles. Par exemple, les bulletins du Centre Inffo sont une référence pour la veille légale. Pour la veille secteur, consultez les revues spécialisées et sites d’experts de votre branche. L’abonnement à une newsletter métier ou un journal professionnel peut suffire à démontrer votre implication. Ne négligez pas non plus les réseaux sociaux professionnels (LinkedIn, groupes de discussion) pour recueillir des informations pointues.
- Utiliser des outils de surveillance. Mettez en place des alertes automatiques (par ex. Google Alert sur des mots-clés stratégiques) et des flux RSS pour recevoir directement les actualités du web. Des outils de curation ou de veille comme Feedly ou Talkwalker Alerts peuvent centraliser des sources variées. L’idée est de se faire notifier dès qu’un mot-clé important (comme “Qualiopi”, “RNQ”, “compétences métiers”, “formation en ligne”, “intelligence artificielle”) apparaît dans l’actualité.
- Capitaliser et partager l’information. Consolidez les résultats de votre veille dans un document partagé ou un tableau de bord (article lu, date, source, impacts potentiels). Ce support de veille servira de preuve concrète lors de l’audit. Il est crucial de « démontrer que vous tirez des enseignements » de vos sources. Présentez les points clés lors de réunions d’équipe ou par newsletter interne, afin que chaque formateur et collaborateur connaisse les mises à jour récentes. Cette diffusion rendue visible aux auditeurs (compte-rendus, captures d’écran, e-mails internes) est un gage de rigueur.
- Réagir aux évolutions clés. Quand une info réglementaire ou technologique majeure émerge, mettez à jour rapidement vos procédures et supports. Par exemple, après une mise à jour du référentiel Qualiopi, repérez les articles modifiés et ajustez vos documents (ce qui est précisément attendu pour l’indicateur 23). De même, si une nouvelle compétence est désormais requise dans votre secteur, intégrez-la dans votre guide pédagogique ou vos plans de formation. Un audit Qualiopi cherche à voir que la veille ne reste pas théorique mais aboutit à de l’amélioration concrète.
En appliquant ces pratiques, vous ferez de la veille une routine bénéfique. Gardez à l’esprit que la non-conformité ne survient que si l’auditeur constate un écart non corrigé. Or, si vous anticipez les changements et alignez vos process en continu, vous éviterez les écarts : la moindre faille sur un indicateur de veille sera alors facilement rattrapée et ne remettra pas en cause la qualité de vos formations.
En somme, un dispositif de veille bien structuré non seulement vous protège d’une éventuelle sanction Qualiopi, mais contribue surtout à l’excellence de votre offre de formation. L’objectif est de transformer chaque nouvelle information en opportunité d’amélioration, plutôt que de subir des remarques d’audit.