Après avoir obtenu la certification Qualiopi, un organisme de formation ne peut pas relâcher ses efforts. Pour s’assurer que la démarche qualité perdure, la réglementation impose un audit de surveillance environ un an et demi après l’audit initial. Bien préparé, ce rendez‑vous constitue un atout pour votre crédibilité plutôt qu’une épreuve.
Pourquoi un audit intermédiaire ?
La certification Qualiopi est valable trois ans pour les organismes certifiés depuis 2021 et quatre ans pour ceux certifiés fin 2019 ou en 2020. Dans les deux cas, un contrôle intermédiaire est obligatoire : il se déroule entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois après l’obtention du certificat, ou jusqu’au 28ᵉ mois pour les certifications dérogatoires liées au Covid. Sauf exception, la surveillance est réalisée à distance ; elle peut néanmoins avoir lieu sur site en cas de non‑conformités graves ou pour les organismes multi‑sites.
L’article 2 de l’arrêté du 6 juin 2019 définit les finalités de cette étape : vérifier que le référentiel national qualité est toujours appliqué, s’assurer que les écarts relevés à l’audit initial ont été corrigés et évaluer la dynamique d’amélioration continue. En d’autres termes, ce n’est pas un examen surprise mais un contrôle de cohérence et de maturité qui renforce votre image auprès des financeurs et des clients.
Ce que vérifie l’auditeur
L’audit porte sur trois dimensions :
- L’administratif : le numéro de déclaration d’activité, le bilan pédagogique et financier et l’organigramme doivent être à jour.
- La mise en œuvre du référentiel : seules les actions menées depuis l’audit initial sont échantillonnées. L’auditeur se concentre sur les indicateurs ayant généré des écarts, sur les supers‑indicateurs et sur la bonne utilisation de la marque Qualiopi.
- L’amélioration continue : il analyse la manière dont les non‑conformités initiales ont été levées et comment vos processus s’améliorent au fil du temps.
Durée et modalités
L’audit de surveillance dure généralement une demi‑journée pour les petites structures (chiffre d’affaires inférieur à 750 000 €) et une journée pour les plus importantes. Cette durée peut être majorée si plusieurs catégories d’actions sont certifiées ou si l’organisme gère plusieurs sites. Les nouveaux entrants disposent d’un audit prolongé d’une demi‑journée, car tous les indicateurs doivent être évalués. Pour organiser la séance, l’organisme certificateur envoie quelques semaines avant un programme détaillant les critères examinés et les documents à préparer.
Comment se préparer ?
Anticiper et maintenir son système vivant
La meilleure préparation commence dès la fin de l’audit initial. Chaque non‑conformité doit faire l’objet d’un plan d’action et être corrigée rapidement : une non‑conformité mineure non levée deviendra majeure lors de la surveillance. Gardez vos procédures à jour, collectez et analysez régulièrement les preuves de votre fonctionnement (évaluations de satisfaction, attestations de compétences, veille réglementaire). Cela évitera de devoir tout rassembler quelques jours avant le contrôle.
Mettre à jour son dossier
Avant l’audit, le certificateur demande d’actualiser votre description d’activités, votre bilan pédagogique et financier et votre organigramme, et de préciser si l’audit se déroulera à distance ou sur site. Signalez-lui toute évolution majeure : nouveaux dispositifs pédagogiques, sous-traitance, ouverture de site ou changement d’équipe. Les modifications doivent être transparentes pour que l’échantillonnage reflète votre activité réelle.
Constituer un dossier de preuves
Le jour J, l’auditeur exige des preuves tangibles. Préparez un tableau de bord regroupant :
- Les questionnaires de satisfaction et leur exploitation : l’auditeur veut voir que les avis des stagiaires sont analysés et utilisés pour améliorer les formations.
- Le suivi post‑formation : un questionnaire envoyé quelques mois après la formation permet de démontrer l’efficacité de vos actions.
- Les dossiers des formateurs : CV à jour, attestations de formation ou d’expérience, exemples de veille pédagogique (participation à un webinaire, lecture de publications).
- Le registre des réclamations et les actions d’amélioration continue : même sans réclamations, un processus formalisé doit être présenté.
- La conformité des supports d’information (site web, plaquettes, conventions) : ils doivent mentionner objectifs, tarifs, délais, conditions d’accessibilité et être actualisés régulièrement.
Impliquez l’ensemble de l’équipe : formateurs, responsables administratifs et direction doivent connaître les procédures et être prêts à expliquer comment la démarche qualité est appliquée au quotidien. Un audit blanc mené en interne ou avec un consultant extérieur est un excellent moyen de tester votre organisation et d’identifier les points faibles.
Les points sensibles à surveiller
Certains indicateurs sont régulièrement en non‑conformité lors des audits :
- Satisfaction des stagiaires : la collecte ne suffit pas, il faut exploiter les retours et démontrer les améliorations apportées.
- Suivi post‑formation : l’absence d’enquête à froid est un motif récurrent d’écart.
- Qualification et veille des formateurs : les auditeurs attendent des preuves de compétences actualisées.
- Moyens pédagogiques : les outils annoncés dans vos plaquettes doivent exister et être utilisés.
- Réclamations et amélioration continue : sans procédure formelle, même en l’absence de plaintes, l’indicateur est considéré comme non conforme.
- Information du public : des supports incomplets ou obsolètes entraînent des non‑conformités.
Quelles conséquences en cas d’écart ?
À l’issue de l’audit, le rapport mentionne l’absence ou la présence de non‑conformités. Aucune non‑conformité signifie que la certification est maintenue. Une non‑conformité mineure doit être corrigée dans un délai imposé et sera vérifiée à l’audit suivant. Une non‑conformité majeure non levée sous trois mois entraîne la suspension ou le retrait du certificat.
Le non‑respect des délais de surveillance peut également entraîner une suspension du certificat. À l’inverse, un organisme qui n’a pas réalisé de nouvelles sessions de formation peut conserver sa certification s’il prouve que ses processus sont toujours en place.
Conclusion
L’audit de surveillance n’est pas un piège mais une étape clé pour démontrer la robustesse de votre système qualité. En préparant régulièrement vos preuves, en mettant à jour vos documents et en impliquant votre équipe, vous transformerez cette exigence réglementaire en une opportunité de valoriser votre professionnalisme.
