Grand siège, antennes régionales, centres “terrain”, partenaires sous contrat…
Sur le papier, travailler en multi-sites est souvent une évidence opérationnelle. Mais côté Qualiopi, le multi-sites n’est pas qu’une question de géographie : c’est un mode d’organisation qui engage un système qualité unique, piloté et prouvable. Et c’est précisément là que beaucoup d’organismes se font surprendre : ils ont plusieurs implantations, mais pas forcément une logique “multi-sites” au sens de l’audit.
L’objectif de cet article : clarifier ce que recouvre le multi-sites dans le cadre Qualiopi, ce que l’auditeur va attendre, et comment organiser la gestion au quotidien pour éviter l’effet “chaque site fait à sa sauce”.
Multi-sites Qualiopi : de quoi parle-t-on exactement ?
Le cadre de référence, c’est l’arrêté du 6 juin 2019 (modifié) sur les modalités d’audit. Il définit l’organisme multi-sites comme étant couvert par un seul système qualité, comprenant une fonction centrale (qui n’est pas forcément le siège), et régissant plusieurs sites où sont réalisées tout ou partie des activités administratives, commerciales ou d’ingénierie entrant dans le champ de la certification.
Point important : un site n’est pas juste une salle louée ponctuellement. Au sens multi-sites, un site est notamment caractérisé par la présence permanente de personnel.
Enfin, attention au contresens classique : un réseau de plusieurs organismes (avec chacun leur NDA) ne peut pas être considéré comme un multi-sites Qualiopi. La certification est rattachée au numéro de déclaration d’activité : si chaque entité a son propre numéro, on n’est pas dans le même cas.
Les conditions pour être reconnu “multi-sites”
Avant même de parler d’indicateurs, l’organisme certificateur vérifie que vous cochez les conditions d’éligibilité multi-sites. L’arrêté est très clair : il faut notamment un système qualité unique, une fonction centrale identifiée (interne, non sous-traitée), une autorité organisationnelle pour définir/mettre en œuvre ce système, et l’inclusion de tous les sites dans un programme de surveillance piloté par la fonction centrale.
En pratique, cela veut dire : si chaque site a ses propres documents, ses propres pratiques et ses propres arbitrages, l’approche “multi-sites” devient difficilement défendable.
Comment se déroule l’audit Qualiopi en multi-sites ?
1) La fonction centrale : auditée à chaque étape
Quel que soit le cycle (initial, surveillance, renouvellement), la fonction centrale est systématiquement auditée.
Elle doit démontrer qu’elle pilote réellement : collecte et analyse des données, suivi des écarts, capacité à déclencher des actions correctives et, si nécessaire, des changements organisationnels.
2) Les sites : un échantillonnage… mais un niveau d’exigence identique
Le certificateur peut procéder à un échantillonnage de sites, à condition que l’éligibilité multi-sites soit démontrée. L’arrêté fixe même les règles de calcul :
- audit initial et renouvellement : √(nombre total de sites) (arrondi) ;
- audit de surveillance : √(nombre total de sites) × 0,6 (arrondi), avec au minimum un site non audité précédemment.
Ce point est important : l’échantillonnage ne “réduit” pas vos obligations. Il réduit le nombre de sites visités, pas le niveau attendu. Vous devez donc être prêt sur 100 % du périmètre, puisque n’importe quel site peut être choisi (ou ajouté à l’échantillon si le certificateur le juge pertinent).
3) Le risque multi-sites : une non-conformité peut contaminer tout le périmètre
Si une non-conformité est identifiée sur un site, la fonction centrale doit déterminer si les autres sites peuvent être affectés.
Et surtout : si un ou plusieurs sites présentent une non-conformité majeure, la décision peut impacter l’ensemble de l’organisme (refus en initial, ou suspension en surveillance/renouvellement jusqu’à actions correctives satisfaisantes).
Piloter un multi-sites sans perdre le contrôle : les bons réflexes
Le multi-sites fonctionne bien quand la fonction centrale ne se contente pas de “fournir des modèles”, mais anime un système.
Une organisation efficace repose généralement sur 6 leviers :
- Gouvernance claire : qui décide, qui valide, qui met à jour (process, formulaires, trames), et à quelle fréquence.
- Programme de surveillance interne : contrôles réguliers des sites (revues de dossiers, observation, vérification des preuves), avec traçabilité.
- Standardisation intelligente : un tronc commun obligatoire (process + exigences RNQ), et des adaptations locales encadrées (sans réinventer les règles).
- Compétences et montée en autonomie : formation des référents de site, onboarding qualité, rappels périodiques, et relais opérationnels identifiés.
- Gestion des non-conformités : un circuit unique (détection → analyse cause → plan d’action → vérification), piloté et consolidé au centre.
- Données consolidées : indicateurs qualité, retours bénéficiaires, réclamations, veille, suivi des prestataires… l’auditeur attend de voir une centralisation et une analyse, pas des fichiers isolés.
Ouverture d’un nouveau site : ce qu’il faut anticiper
L’arrêté prévoit un principe simple : un nouveau site doit être audité avant d’être ajouté au certificat. S’il y en a plusieurs, le certificateur peut aussi échantillonner (√ du nombre de nouveaux sites, arrondi), avec audit de la fonction centrale en complément.
Concrètement, si vous ouvrez une antenne, la bonne stratégie est d’anticiper un “pack de déploiement” : process uniques, kit de preuves, briefing des équipes, vérification à blanc, puis audit d’extension.
C’est souvent là que le multi-sites se joue, soit vous déployez un système, soit vous accumulez des exceptions.
Conclusion
En Qualiopi, le multi-sites est une démonstration : un seul système qualité, piloté par une fonction centrale, applicable partout, surveillé partout, et capable de corriger partout. C’est plus exigeant qu’un mono-site… mais aussi plus robuste quand c’est bien organisé.
Chez BMG Consulting, on voit très souvent la même bascule : dès qu’un organisme formalise sa gouvernance multi-sites et sécurise son programme de surveillance interne, l’audit devient plus fluide et surtout, la qualité devient enfin scalable sans dépendre des personnes.
