Un audit Qualiopi ne “sanctionne” pas une structure : il vérifie, preuves à l’appui, que vos pratiques sont alignées avec le Référentiel national qualité (RNQ), défini par le cadre réglementaire (Code du travail + textes d’application).
Dans les faits, les non-conformités (NC) apparaissent le plus souvent lorsque les preuves sont incomplètes, mal organisées ou insuffisamment reliées aux exigences du Référentiel national qualité.
Comprendre où ces écarts apparaissent le plus fréquemment et pourquoi ils sont relevés constitue donc un levier essentiel pour sécuriser un audit, qu’il soit initial, de surveillance ou de renouvellement.
Comprendre la logique des non-conformités : “mineure” vs “majeure”
Une non-conformité correspond à un écart entre l’attendu de l’indicateur et ce que l’auditeur peut constater le jour J. Et c’est un point important : l’absence de preuve disponible lors de l’audit peut, à elle seule, générer une non-conformité.
Le guide de lecture du Ministère du Travail précise la pondération : certains indicateurs peuvent être mineurs ou majeurs, d’autres ne peuvent être que majeurs. Concrètement, les indicateurs pouvant être gradés (mineur/majeur) sont listés dans le guide ; tous les autres sont “majeur only”.
Cette mécanique explique pourquoi des écarts “simples” (preuve partielle, traçabilité incomplète) passent en mineur sur certains indicateurs… mais deviennent directement bloquants sur d’autres.
Ce que les audits montrent le plus souvent : les écarts qui reviennent en boucle
Des tendances terrain se dégagent nettement. Voici les zones les plus “à risque”, avec ce qu’un auditeur regarde réellement.
1) Indicateur 30 : recueil des appréciations… sans exploitation ni preuve
C’est l’un des grands classiques : des questionnaires existent, parfois des relances aussi, mais pas de traçabilité solide, ou pas d’exploitation (analyse, décisions, actions).
Ce qui fait tomber l’indicateur, ce n’est pas “ne pas avoir 100% de retours”, c’est plutôt :
- des parties prenantes oubliées (ex. entreprises/financeurs selon votre contexte),
- un recueil irrégulier,
- une absence de preuve d’analyse et d’amélioration derrière.
À sécuriser : un tableau de suivi (taux de réponse, verbatims, synthèse), une revue périodique, et 2–3 améliorations tracées (même simples) avec date, décision, responsable.
2) Usage de la marque Qualiopi : le logo “mal utilisé”
La marque Qualiopi est encadrée : elle s’utilise uniquement par les organismes certifiés, dans les conditions prévues (règlement d’usage/charte).
Les erreurs fréquentes : logo modifié (couleur/texte), usage sur des supports non autorisés, ou utilisation pour des catégories d’actions non couvertes.
À sécuriser : centraliser les fichiers officiels, valider un “kit com” interne, et vérifier vos supports (site, plaquettes, signatures, présentations).
3) Affichage du certificat : obligation et cohérence des versions
Depuis l’arrêté du 31 mai 2023, l’organisme certifié affiche son certificat dans ses locaux et sur son site internet (ou le communique sur demande s’il n’a pas de site).
Les NC typiques : certificat absent, version expirée, certificat d’une autre entité, ou pages web qui entretiennent une ambiguïté (catégories couvertes non précisées).
À sécuriser : une page “Qualiopi” dédiée, certificat à jour, catégories clairement listées, cohérence avec vos CGV/programmes.
4) Indicateur 1 : informations publiques incomplètes ou difficiles à vérifier
L’auditeur cherche une information accessible, vérifiable et exhaustive : objectifs, prérequis, durée, modalités/délais d’accès, méthodes, évaluations, tarifs, contacts, accessibilité PSH…
Le piège : l’information existe “quelque part”, mais pas de manière stable (posts, PDF non datés, messages commerciaux) ou pas pour toutes les offres.
À sécuriser : une trame unique (programme-type), une page web ou fiche PDF datée par offre, et une logique d’archivage.
5) Indicateur 8 : positionnement “fait” mais pas démontrable
Le positionnement (tests, entretien, questionnaire, analyse du profil) est souvent réalisé… mais sans preuve exploitable, ou sans lien clair avec l’adaptation du parcours.
Ce que l’auditeur attend : une logique “entrée → décision → adaptation” (dispense, renforcement, préconisations, parcours aménagé).
À sécuriser : un formulaire de positionnement, une grille de décision, et au moins un exemple d’adaptation tracée.
Les non-conformités “structurelles” qui plombent un audit
Au-delà de ces 5 thèmes, beaucoup d’écarts viennent de causes transversales : documentation mal organisée, processus non formalisés, analyse des besoins trop standardisée.
Dit autrement : vous pouvez faire les choses correctement… mais si vous ne pouvez pas le prouver rapidement et clairement, vous vous exposez.
Et n’oubliez pas : certains indicateurs ne laissent pas de marge (non-conformité forcément majeure). D’où l’intérêt de savoir, dès la préparation, où l’exigence est la plus “dure”.
Une méthode simple pour réduire drastiquement le risque avant l’audit
L’objectif n’est pas d’empiler des documents : c’est de rendre vos preuves vivantes, cohérentes et retrouvables.
Le bon trio :
- Cartographier vos preuves indicateur par indicateur (où, qui, sous quel format).
- Tester votre “retrouvabilité” : en 2 minutes, pouvez-vous ouvrir la preuve + expliquer le “pourquoi” ?
- Relier les preuves à l’amélioration : les retours (ind. 30), les décisions, et les actions correctives doivent former une histoire logique.
Pour les structures multi-sites, multi-formateurs ou avec sous-traitance, ce travail de cohérence et de traçabilité devient encore plus critique (preuves homogènes, responsabilités claires). Le guide RNQ rappelle d’ailleurs que la preuve demandée dépend aussi du périmètre et des missions confiées.
