L’audit de surveillance Qualiopi s’inscrit au cœur du cycle de certification de trois ans. Environ 14 à 22 mois après l’obtention du certificat, cet audit de suivi, plus court que l’audit initial (généralement moitié moins long), vise à vérifier la pérennité de votre système de management de la qualité. Contrairement à l’audit initial, il ne remet pas directement en cause la certification, mais l’objectif est clair : s’assurer que vous continuez à respecter les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ) et que les actions correctives entreprises depuis le précédent audit ont bien été mises en œuvre.
En somme, c’est un « état des lieux » rapide pour garantir que votre système qualité n’a pas faibli.
Pourquoi cet audit est-il crucial ?
Plusieurs raisons rendent l’audit de surveillance primordial. D’une part, la certification Qualiopi conditionne l’accès aux financements publics et mutualisés (OPCO, CPF, Pôle emploi, etc.). En maintenant ce sésame, votre organisme peut continuer à bénéficier de ces financements. D’autre part, sur le plan réglementaire, l’article 2 de l’arrêté du 6 juin 2019 (modifié en 2023) impose un audit de surveillance à mi-parcours du cycle pour « vérifier le bon respect et la bonne application du référentiel national qualité ».
Enfin, sur le fond, cet audit évalue votre capacité à maintenir votre démarche qualité sur le long terme. Cet examen n’est pas à prendre à la légère car la certification peut être suspendue ou retirée si des non-conformités ne sont pas traitées !
C’est aussi lors de l’audit de surveillance que l’on observe le plus grand nombre de non-conformités : oubli de mises à jour, processus moins suivis, ou indicateurs négligés faute de pilotage régulier.
Ainsi, un audit de surveillance réussi signifie la consolidation de la certification et de la confiance des financeurs et des apprenants, tandis qu’un échec peut conduire à la suspension ou au retrait de Qualiopi.
Calendrier, déroulement et modalités de l’audit de surveillance
Quand ?
L’audit de surveillance doit être planifié entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant votre certification. En pratique, l’organisme certificateur vous contactera généralement entre 14ᵉ et 18ᵉ mois pour fixer la date. Il est vivement conseillé d’anticiper cette échéance plusieurs mois à l’avance pour organiser votre préparation. N’attendez pas qu’il vous qu’il vous contact, prenez les devants !
La durée de l’audit de surveillance est en moyenne la moitié de celle de l’audit initial. Par exemple, si l’audit initial dure une journée, attendez-vous à une demi-journée d’audit de surveillance. Dans un organisme multisite, comptez une demi-journée par site audité.
À noter : pour les organismes ayant passé leur audit initial en tant que “nouvel entrant”, la durée de l’audit de surveillance est automatiquement allongée de 0,5 jour afin de permettre une vérification plus approfondie de la mise en œuvre effective des engagements.
Comment ?
Le déroulement type de l’audit de surveillance comprend une réunion d’ouverture, l’examen des indicateurs et critères sélectionnés, l’analyse des actions correctives mises en place depuis l’audit initial, puis une réunion de clôture présentant les conclusions.
Les modalités (présentiel ou distanciel) dépendent de différents facteurs :
- La taille de votre l’organisme
- La complexité de votre offre de formation
- Votre historique avec l’organisme certificateur
- Les résultats de l’audit initial
En règle générale, les certificateurs alternent entre audit sur site et audit à distance. Si votre audit initial était sur site, il y a de fortes chances que le suivant soit à distance.
Points clés à anticiper et erreurs fréquentes
Les auditeurs de surveillance portent une attention particulière à plusieurs points critiques. D’abord, ils s’assurent que toutes les actions correctives identifiées lors de l’audit initial ont été effectivement mises en œuvre. Puis ils examinent la mise en œuvre continue de votre démarche qualité. Il ne suffit pas d’avoir des procédures documentées, l’auditeur vérifiera qu’elles sont réellement appliquées au quotidien. Par exemple, il demandera des cas concrets de formations réalisées, des preuves tangibles (conventions, feuilles d’émargement, évaluations, etc.), les retours clients et les actions correctives liées aux réclamations.
Évitez :
Plusieurs non-conformités récurrentes sont souvent identifiées lors des audits de surveillance notamment :
- Actions correctives non mises en place dans les délais impartis.
- Documents obligatoires (conventions, feuilles de présence, bilans, etc.) manquants ou périmés.
- Procédures internes (accueil, suivi, évaluation…) mal appliquées ou méconnues des équipes.
- Retours clients et évaluations insuffisamment exploités pour améliorer les formations.
- Absence d’une démarche d’amélioration continue formalisée.
- Veille réglementaire et sectorielle (indicateurs 23, 24, 25) non documentée ou inexistante.
Ces manquements peuvent entraîner des non-conformités, dont les plus graves risquent la suspension du certificat si elles ne sont pas corrigées.
Anticipez :
Au-delà de ces aspects opérationnels, certains aspects stratégiques méritent une vigilance accrue. Les auditeurs inspecteront notamment :
- Veille légale et réglementaire (ind.23) : démontrez comment vous suivez et mettez à jour vos connaissances sur les évolutions normatives.
- Démarche d’amélioration continue (ind.32) : documentez précisément les actions d’amélioration menées et leurs impacts.
- Gestion des réclamations (ind.31) : présentez votre processus complet de traitement des plaintes, de la réception à la mise en place de mesures correctives.
- Évaluation des formations (ind .6 et 8): montrez vos dispositifs d’évaluation des apprenants et comment vous ajustez vos prestations en fonction des résultats.
En résumé, il ne suffit pas d’afficher de belles procédures : l’auditeur veut des preuves concrètes de leur application.
Bien se préparer : organisation et documents
La préparation à l’audit de surveillance doit commencer dès l’obtention de la certification initiale. Instituez un calendrier qualité prévisionnel (revues de direction, analyses de satisfaction, etc.), tenez à jour un tableau de bord des indicateurs clés (performance, taux de satisfaction, dysfonctionnements, etc.) et assurez la traçabilité rigoureuse de toutes vos actions (conservations systématiques de conventions, feuilles d’émargement, évaluations, attestations, etc.)
Ce suivi régulier vous permettra de remonter des preuves rapidement le moment venu.
Quelques conseils pratiques :
- Communiquez la liste des formations : en amont de l’audit, transmettez à votre auditeur la liste de toutes les actions de formation réalisées depuis la certification. L’auditeur sélectionnera une ou plusieurs sessions pour examen.
- Préparez tous les documents : pour chaque formation auditée, rassemblez les éléments de preuve requis (planning, conventions, CV des formateurs, supports, évaluations, comptes rendus…). Tout document manquant le jour J sera compté comme non-conformité.
- Assurez l’organisation matérielle : vérifiez que les bonnes personnes seront présentes (dirigeant, responsable qualité, formateurs concernés) et anticipez la logistique. En cas d’audit à distance, assurez-vous d’une connexion Internet fiable, d’une qualité audio/vidéo satisfaisante et de la possibilité de partager vos écrans.
Enfin, n’hésitez pas à effectuer un audit blanc deux à trois mois avant la date prévue. Ce « test » vous aidera à identifier d’éventuels points faibles et à engager les actions correctives nécessaires avant l’examen officiel. De nombreux organismes font appel à un consultant ou à un formateur spécialisé pour ce test blanc, afin d’être sûrs de n’oublier aucun aspect critique.
Attentes des auditeurs et clés de réussite
Lors de l’audit de surveillance, l’accent est mis sur la mise en œuvre effective de votre Système de Management de la Qualité. Les auditeurs veulent voir comment vos processus se traduisent dans les faits. Ils seront rassurés par des exemples concrets de cas traités et par la démonstration d’une amélioration continue. Ainsi, insistez sur :
- Le concret plutôt que le théorique : présentez des situations réelles (formations récentes, retours clients traités, plan d’action en cours, etc.) plutôt que de simples procédures. L’auditeur vérifiera que chaque indicateur est bien appliqué et observable.
- La réactivité et le suivi des actions correctives : montrez que vous avez mis en place les plans d’actions décidés après l’audit initial et que vous en suivez l’avancement. Toute non-conformité mineure non traitée deviendra majeure au bout de six mois.
- L’implication de tous : impliquez votre équipe dans la démarche qualité. Assurez-vous que formateurs, gestionnaires et direction comprennent leurs rôles lors de l’audit et puissent répondre aux questions de l’auditeur si nécessaire.
En respectant ces principes et en fournissant des preuves tangibles (rapports, graphiques d’indicateurs, compte-rendus d’enquêtes de satisfaction, etc.), vous maîtriserez votre audit de surveillance !