L’audit de renouvellement Qualiopi intervient en fin de cycle de 3 ans pour tout organisme déjà certifié. Il permet de reconduire la certification pour trois ans supplémentaires. Cet audit doit impérativement être réalisé sur site avant l’échéance du certificat actuel. Comme pour l’audit initial, l’organisme sera évalué sur l’ensemble des indicateurs du référentiel national Qualiopi. En pratique, la durée d’un audit de renouvellement est la même que celle d’un audit initial de Qualiopi. C’est d’ailleurs ce que confirme la réglementation : l’arrêté du 6 juin 2019 précise que l’audit de renouvellement « s’effectue selon les mêmes modalités et de la même façon que l’audit initial », avec « une durée équivalente ». En d’autres termes, même s’il s’agit d’une deuxième certification, on prévoit le même temps qu’à l’origine (à l’exception de la moitié du temps pour l’audit de surveillance, qui est nettement plus court).

Dans ce contexte, il est essentiel pour un organisme de formation de connaître les critères qui déterminent la durée de son audit de renouvellement Qualiopi, afin de bien planifier les ressources (temps des équipes, budget d’audit) et d’anticiper la préparation. Ces critères sont fixés par l’arrêté réglementaire et se décomposent principalement en trois grandes variables :

• Le chiffre d’affaires « formation » réalisé sur le dernier exercice. Plus votre CA Formation est élevé, plus la durée de base de l’audit sera longue. En pratique, on retient trois tranches de CA : moins de 150 000 €, entre 150 000 et 750 000 €, et 750 000 € et plus. Par exemple, un organisme monosite avec moins de 150 000 € de CA formation a un audit de base d’1 jour, tandis qu’au-dessus de 750 000 €, la base passe à 1,5 jour.
• Le périmètre des actions (catégories) certifiées. Chaque catégorie d’action (actions de formation continue AF, VAE, bilan de compétences, apprentissage CFA) est visée par Qualiopi. Plus vous souhaitez certifier de catégories (par exemple AF + VAE + BC + CFA), plus l’audit sera long. Concrètement, dès la deuxième catégorie ajoutée, on allonge l’audit (généralement +0,5 jour par catégorie supplémentaire). À titre d’exemple, une structure de CA intermédiaire certifiant AF + VAE verra son audit rallongé d’un demi-jour par rapport à un OF ne proposant que de la formation continue.
• L’organisation multi-sites. Un organisme multisite (avec plusieurs implantations ou centres) nécessite un « échantillonnage » de ses sites. L’arrêté indique que, pour l’audit initial et de renouvellement, l’échantillon à auditer est la racine carrée du nombre total de sites, arrondie à l’entier le plus proche. Ainsi, si vous avez 4 sites annexes en plus du siège, on en choisira √(5)=2 environ. Chaque site « tiré au sort » est ensuite audité ½ journée supplémentaire. En clair : dans tous les cas, chaque site annexe audité ajoute 0,5 jour à la durée totale (1 jour si le CA est très élevé). Il faut noter que la fonction centrale (souvent le siège) est auditée systématiquement et n’entre pas dans le calcul d’échantillonnage.

Ces trois critères (CA, catégories, sites) sont les variables officielles réglementées. En pratique, on peut ajouter quelques facteurs complémentaires qui impactent indirectement la durée : la complexité du parcours de formation (sous-traitance de formateurs, mix présentiel/distanciel, etc.) ou l’historique de conformité de l’organisme (écarts non levés, évolutions du périmètre). Par exemple, certains observateurs constatent que la sous-traitance d’intervenants externes allonge légèrement le temps d’analyse des auditeurs, et que l’historique de non-conformités peut nécessiter plus de vérifications lors du renouvellement. En somme, un organisme « sans accroc » dans son parcours peut parfois bénéficier d’un audit de renouvellement légèrement plus court qu’à l’initial, même si cela reste rare (la durée constatée est en général identique, voire un peu inférieure, lorsqu’aucun changement majeur n’est intervenu).