La marque Qualiopi atteste de la qualité des prestataires de formation sur la base d’un Référentiel National Qualité (RNQ) unique, composé de 7 critères répartis en 32 indicateurs. Lors de l’audit, l’auditeur utilise une grille d’audit qui reprend tous ces critères et indicateurs afin de vérifier leur conformité. Autrement dit, la grille Qualiopi sert de guide de contrôle : elle liste toutes les exigences du référentiel et oriente la collecte de preuves (documents, entretiens, observations) pendant l’audit.
Dans cet article, on vous explique comment lire et utiliser efficacement la grille Qualiopi, que vous soyez en phase de préparation ou déjà engagé dans une démarche de certification.
Les 7 critères et 32 indicateurs du RNQ : ce que vous devez vraiment maîtriser
Le RNQ se structure autour de 7 grands critères, chacun décliné en plusieurs indicateurs. Voici un résumé de chaque critère :
- Critère 1 – Conditions d’information du public : présenter clairement l’offre de formation (contenus, modalités, délais, résultats attendus).
- Critère 2 – Objectifs et adaptation : définir précisément les objectifs de chaque formation et adapter les prestations aux besoins des publics visés.
- Critère 3 – Accompagnement et suivi des apprenants : informer l’apprenant à chaque étape (positionnement, parcours, évaluation) et assurer un suivi pédagogique documenté (présence, progression, bilan).
- Critère 4 – Adéquation des moyens : aligner les moyens (locaux, matériel, formateurs) sur les prestations proposées, et documenter les ressources techniques et pédagogiques utilisées.
- Critère 5 – Qualification de l’équipe : justifier la compétence et la formation continue des formateurs et du personnel support (recrutement, validation des acquis, plan de développement).
- Critère 6 – Veille et implication : s’engager dans la vie du secteur (veille réglementaire et technologique, innovation, partenariats, handicap) et gérer la sous-traitance le cas échéant.
- Critère 7 – Retours et amélioration continue : recueillir régulièrement les appréciations et réclamations des parties prenantes (stagiaires, financeurs, entreprises) et exploiter ces retours pour faire évoluer le système.
Chaque critère regroupe plusieurs indicateurs détaillés dans le RNQ. L’auditeur veillera à ce que tous les indicateurs applicables à votre activité soient couverts. Par exemple, un CFA devra valider les 32 indicateurs du RNQ (tous obligatoires), tandis qu’un organisme de formation continue se concentre sur les 23 indicateurs communs plus ceux spécifiques à ses formations.
Déroulement de l’audit Qualiopi
L’audit Qualiopi, réalisé par un certificateur accrédité, vise à vérifier la conformité de l’organisme aux exigences du RNQ. L’audit initial (obligatoire pour obtenir la certification) se déroule ainsi : lors de la réunion d’ouverture, le certificateur confirme le périmètre (sites, publics, types d’actions) et sélectionne 2 ou 3 actions de formation représentatives (échantillonnage) pour vérification. La grille d’audit comporte alors deux volets : les informations générales (contexte, échantillonnage…) et l’évaluation des indicateurs du RNQ.
Pendant l’audit, chaque indicateur est passé en revue : l’auditeur coche dans la grille son statut (« conforme », « non-conformité mineure », « non-conformité majeure » ou « non applicable ») et note les preuves collectées (documents, entretiens, observations). La section d’évaluation se présente souvent sous forme de colonnes standard (Indicateur / Constat / Éléments de preuve / Commentaires), assurant une traçabilité claire. L’auditeur justifie ainsi chaque résultat sur la base des preuves rassemblées. Par exemple, pour un indicateur de suivi des apprenants (critère 3), il pourra consulter les feuilles d’émargement et bilans individuels ; pour un indicateur sur la formation de l’équipe (critère 5), il examinera les registres de formation du personnel. Tous les constats (points forts et écarts) sont consignés dans le rapport final. En cas de non-conformité, un plan d’actions correctives devra être mis en place.
Ce que l’auditeur attend de vous : preuves attendues et exemples concrets
L’auditeur s’attend avant tout à des preuves tangibles et à jour pour chaque critère. Il ne recherche pas l’idéal abstrait, mais des éléments concrets illustrant la qualité du dispositif. Par exemple :
- Critères 1–2 (information & objectifs) : des programmes de formation à jour, des fiches de présentation ou pages web accessibles mentionnant contenus, modalités et objectifs ; des référentiels et grilles d’évaluation précisant les compétences visées.
- Critère 3 (suivi des apprenants) : des fiches de présence, des rapports d’activité ou des carnets de suivi individuels attestant du déroulement et de l’évaluation de chaque parcours.
- Critères 4–5 (moyens & équipe) : un inventaire du matériel, des photos des locaux, le planning des sessions ; les CV ou attestations de formation des formateurs et encadrants.
Critères 6–7 (veille & amélioration) : des comptes-rendus de veille réglementaire ou technologique ; les résultats des enquêtes de satisfaction ; les procès-verbaux de traitement des réclamations et les plans d’action suite aux retours.
Dans tous les cas, la cohérence entre vos déclarations et vos documents est cruciale. Par exemple, si vous indiquez avoir formalisé un processus (recueil des besoins, gestion des réclamations, etc.), montrez la procédure écrite correspondante ou un cas concret de sa mise en œuvre. L’idée est de prouver que les bonnes pratiques sont bien mises en place, pas seulement annoncées.
Décrypter les indicateurs Qualiopi : bons réflexes et erreurs fréquentes
Pour bien préparer l’audit, quelques clés de lecture du référentiel sont utiles : lire attentivement chaque formulation et noter les termes précis (ex. « conditions d’information », « adaptation », « amélioration continue ») ainsi que les modalités associées (par ex. « tous », « au moins », « à jour »). Il faut adapter chaque indicateur à votre contexte : certains ne s’appliquent qu’à certaines activités ou publics. Justifiez clairement tout indicateur non applicable (par ex. VAE ou apprentissage si vous n’en pratiquez pas). Enfin, n’hésitez pas à utiliser le guide de lecture officiel Qualiopi (ministère du Travail), qui détaille l’intention de chaque indicateur pour lever toute ambiguïté.
En parallèle, soyez vigilants aux pièges fréquents lors des audits :
- Dossier documentaire mal organisé : l’absence d’un dossier Qualiopi centralisé ou des fichiers mal nommés peut faire manquer des preuves essentielles.
- Procédures non écrites : se contenter de la mémoire peut se retourner contre vous. Tout processus clé (gestion des besoins, des réclamations, etc.) doit être formalisé.
- Réponses évasives : chaque question porte sur un indicateur précis. Répondez-y point par point, avec des exemples concrets liés à l’indicateur concerné. Évitez de parler de la politique générale de l’organisme hors sujet.
- Oublier l’échantillonnage : préparez des dossiers récents et anciens. L’auditeur peut demander des exemples passés pour vérifier la cohérence de vos pratiques sur le temps.
Conseils pratiques avant l’audit
Pour aborder l’audit avec sérénité, quelques bonnes pratiques :
- Centralisez vos preuves : créez un espace (cloud ou classeur « Qualiopi ») regroupant tous les documents utiles, classés par critère/indicateur, et nommez clairement chaque fichier (ex. « Indicateur30_Satisfaction_2024.pdf »).
- Simulez un audit interne : faites une revue à blanc de votre dossier Qualiopi. Cela permet d’anticiper les questions de l’auditeur et de combler d’éventuelles lacunes avant le jour J.
- Sélectionnez les bons dossiers : repérez à l’avance des actions de formation représentatives (formats, publics variés, etc.) que l’auditeur demandera lors de l’audit.
- Formez et impliquez l’équipe : assurez-vous que chacun connaît les processus qualité en place et sait où trouver les informations. Une équipe informée répondra clairement et évitera les hésitations.
- Restez factuel et précis : lors de l’entretien, répondez simplement aux questions en illustrant avec des exemples concrets. Évitez les discours vagues : l’auditeur veut des faits établis.
Certification Qualiopi : à quelle fréquence serez-vous audité ?
La certification Qualiopi s’obtient sur un cycle de 3 ans. L’audit initial, s’il est réussi, débouche sur une certification valide 3 ans. Entre-temps, un audit de surveillance intervient entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant l’audit initial, pour vérifier la mise en place des actions correctives et le maintien du système qualité. Enfin, un audit de renouvellement est exigé à l’issue des 3 années pour reconduire la certification. En pratique, la durée de chaque audit dépend de votre chiffre d’affaires et de votre nombre de sites : par exemple, les audits initiaux et de renouvellement durent généralement le même temps, tandis que l’audit de surveillance est plus court (environ la moitié).
Grille Qualiopi : un outil clé pour réussir votre certification
En somme, la grille Qualiopi n’est pas un simple formulaire à remplir pour passer l’audit. Bien utilisée, elle sert d’outil interne précieux : elle structure votre activité et professionnalise vos pratiques, en garantissant la qualité promise à vos bénéficiaires. Profitez de sa logique pour préparer méthodiquement vos preuves et documents. Et si besoin, n’hésitez pas à vous faire accompagner par un expert pour gagner du temps et éviter les erreurs.