Dans un organisme de formation, la question du handicap ne peut pas être gérée au cas par cas, selon les situations ou les personnes disponibles. Elle suppose une organisation claire, des repères pour les équipes, et un interlocuteur identifié. C’est précisément le rôle du référent handicap. Dans le cadre de Qualiopi, cette fonction ne se limite pas à une désignation sur le papier. Elle doit s’appuyer sur des pratiques concrètes, des outils et des actions traçables.
1) Ce que Qualiopi attend réellement
Le Référentiel national qualité (RNQ) est très explicite : l’indicateur 26 demande au prestataire de mobiliser les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap. Autrement dit, on ne vous demande pas d’être “expert médical”, mais d’être en capacité de déclencher les bons relais, au bon moment, avec les bonnes preuves.
Le guide officiel Qualiopi précise aussi, côté “preuves”, qu’il est attendu un référent identifié (nom/contact) et surtout les actions mises en œuvre pour accompagner les publics en situation de handicap. Donc : un référent handicap sans dispositif, sans méthode et sans partenariats… c’est fragile en audit.
2) Référent handicap : à quoi sert-il, concrètement, dans un OF?
Le référent handicap est d’abord un interlocuteur : il répond, oriente, rassure, reformule les besoins et évite que l’apprenant ait à “se justifier” dix fois. Il coordonne aussi les acteurs qui gravitent autour du parcours (équipe pédagogique, administratif, partenaires externes) pour que les ajustements soient fluides et traçables.
Dans la pratique, son rôle s’organise autour de trois blocs :
Accueillir : poser un cadre simple et non intrusif
Dès l’entrée en relation (avant inscription ou au démarrage), le référent handicap met en place une démarche d’accueil qui fonctionne même quand l’apprenant ne “coche” pas spontanément la case handicap : message d’ouverture, possibilité d’échanger en toute confidentialité, explication claire de ce qui peut être aménagé (rythme, supports, évaluations, modalités à distance, accessibilité des locaux…). Cette étape est cruciale : elle conditionne l’anticipation, donc la qualité du parcours.
Adapter : transformer un besoin en solutions pédagogiques
Le référent handicap n’est pas seul : il travaille avec les formateurs pour traduire un besoin en actions réalistes (ex. supports adaptés, sous-titrage, temps supplémentaire, modalités d’évaluation ajustées, pauses, outils numériques, consignes plus explicites). Là où beaucoup d’OF se trompent, c’est qu’ils promettent l’adaptation sans méthode : l’audit, lui, regarde si vous savez faire au cas par cas et si vous savez le démontrer.
Orienter : savoir mobiliser les bons réseaux
L’indicateur 26 insiste sur la mobilisation de réseaux. Un exemple très concret : la Ressource Handicap Formation (RHF), portée notamment par l’Agefiph, qui accompagne les organismes pour organiser l’accessibilité et conseille le référent handicap afin d’adapter les parcours aux besoins des personnes concernées. La demande peut être faite par le référent handicap de l’OF : c’est un levier très utile, et “audit-proof” lorsqu’il est formalisé.
3) Les livrables qui font la différence
Un référent handicap efficace, c’est souvent un référent outillé. Sans tomber dans l’usine à gaz, l’objectif est d’avoir des documents simples, stables, connus des équipes et activables rapidement.
Voici une check-list de preuves/outils :
- un contact référent handicap affiché (site, livret d’accueil, convocation, etc.) + modalités de prise de contact ;
- une procédure d’accueil/recueil des besoins (avec confidentialité, consentement, et traçabilité) ;
- une trame “plan d’aménagement” (adaptations possibles, validations, responsables, suivi) ;
- un annuaire partenaires : RHF, Agefiph, Cap emploi / acteurs locaux, etc., et des exemples d’orientations ou de sollicitations ;
- des actions de sensibilisation/brief internes (formateurs, accueil, commerciaux) + éléments de preuve (supports, CR, émargements) ;
- des exemples d’adaptations réalisées et leur évaluation : “ce qui a fonctionné / ce qu’on améliore”.
4) Spécificité CFA : un rôle encore plus structurant
Si votre structure a une activité CFA, la fonction prend souvent plus d’ampleur (rythmes, entreprise d’accueil, contraintes contractuelles, aides possibles). Les ressources publiques rappellent que le référent handicap en CFA intervient notamment pour déterminer la nature des accompagnements nécessaires, en lien avec la situation individuelle de l’apprenti et l’environnement CFA/entreprise.
Cette logique CFA est intéressante : elle montre une chose utile pour toutes les structures… l’accessibilité se pilote, elle ne se déclare pas.
5) Les erreurs classiques qui coûtent cher en audit
- Le référent “fantôme” : un nom sur un organigramme, mais aucun processus ni action démontrable.
- Le “partenariat” non prouvé : on cite l’Agefiph ou la RHF, sans contact, sans trace, sans circuit d’orientation.
- Les phrases génériques : “nous accueillons tous les publics” sans expliquer comment, ni avec quels moyens. (C’est l’une des causes fréquentes de non-qualité sur les attendus d’accessibilité.)
Conclusion
Bien assumé, le référent handicap améliore l’expérience apprenant, fiabilise l’organisation interne, et renforce la crédibilité de l’OF auprès des financeurs et partenaires. Et côté Qualiopi, il sécurise l’indicateur 26 en apportant ce que l’audit attend vraiment : une capacité à mobiliser des ressources, à agir, et à prouver.
Pour des structures multi-sites ou des organisations plus complexes (groupe, CFA, catalogues multiples), l’enjeu est souvent l’harmonisation : mêmes réflexes, mêmes outils, mêmes preuves, sans rigidifier le terrain. C’est typiquement là qu’un accompagnement méthodique permet de gagner du temps… et d’éviter les surprises en audit.
