Le bilan de compétences n’est pas une formation classique. C’est un accompagnement individuel, confidentiel, fortement réglementé et profondément centré sur la personne.
C’est justement pour cela que, lors d’un audit Qualiopi, les auditeurs portent une attention particulière aux éléments de méthodologie, de confidentialité, de traçabilité et de respect du cadre légal.
Un organisme qui réalise des bilans de compétences doit donc montrer plus que de simples supports pédagogiques : il doit démontrer qu’il respecte un processus précis, en trois étapes, et qu’il garantit un accompagnement sérieux, éthique et structuré.
Le bilan de compétences dans le RNQ
Le cadre légal et la définition opérationnelle
Le bilan de compétences est défini par le Code du travail. Il s’articule autour de trois phases obligatoires :
- Phase préliminaire (analyse du besoin, information, vérification du consentement)
- Phase d’investigation (tests, entretiens, exploration des compétences et motivations)
- Phase de conclusion (plan d’action, remise d’une synthèse écrite)
L’auditeur connaît parfaitement ce cadre. Il ne vérifiera pas “si la formation est bonne”, mais si le bilan respecte ces trois phases, documentées, datées, traçables.
Ce qui distingue le bilan des autres actions Qualiopi
Contrairement à une action de formation, il ne s’agit pas de transmettre des compétences mais d’aider un bénéficiaire à identifier, analyser et projeter un parcours professionnel.
Cela implique :
- un très haut niveau de personnalisation,
- un accompagnement individuel,
- un devoir de confidentialité renforcé,
- des preuves qui reflètent davantage un parcours qu’un contenu pédagogique.
C’est précisément ce caractère individualisé que l’auditeur cherchera à vérifier.
Les attentes des auditeurs : ce qu’ils veulent réellement voir
La conformité du processus en trois phases
L’auditeur veut s’assurer que votre bilan de compétences respecte strictement les trois phases imposées par la loi.
Pour chacune, il attend des preuves concrètes : convocations, comptes rendus, tests utilisés, documents remis, preuves de la phase préliminaire, etc.
Son objectif : vérifier que le bénéficiaire a réellement été accompagné selon un processus structuré, et pas “à la carte” ou improvisé selon le consultant.
Les outils, méthodes et preuves incontournables
L’auditeur ne cherche pas à contrôler vos outils pour les juger “bons” ou “mauvais”.
Il veut vérifier :
- que les outils existent,
- qu’ils sont cohérents avec vos objectifs,
- qu’ils sont utilisés systématiquement,
- qu’ils permettent de documenter le bilan.
Cela inclut les supports d’entretien, les tests psychométriques, les grilles d’analyse, les comptes rendus intermédiaires, les documents remis au bénéficiaire et bien sûr la synthèse finale signée.
Le rôle central de la contractualisation et du consentement
Le bilan de compétences est volontaire.
L’auditeur vérifie donc systématiquement :
- le consentement éclairé du bénéficiaire,
- la contractualisation claire de la prestation,
- la confidentialité du contenu du bilan,
- la remise d’une convention décrivant les modalités et le déroulement.
Sans ces éléments, l’organisme est immédiatement sous risque de non-conformité.
Comment préparer un bilan de compétences conforme Qualiopi
Structurer ses documents et son parcours type
Pour rassurer l’auditeur, l’organisme doit disposer d’un parcours-type clair, documenté, détaillant les étapes du bilan, sa durée, les outils utilisés et les livrables remis au bénéficiaire.
Ce document sert de référence lors de l’audit et prouve que votre accompagnement repose sur une méthodologie solide.
Préparer les preuves pour chaque indicateur RNQ
Le RNQ n’exige pas les mêmes preuves pour les bilans que pour les formations classiques.
Pour chaque indicateur, il faut adapter les preuves.
Par exemple, l’indicateur sur la satisfaction doit montrer un questionnaire à chaud post-bilan ; l’indicateur sur la communication doit présenter une page claire sur votre site internet expliquant les objectifs du bilan et sa méthodologie.
Anticiper les questions fréquentes de l’auditeur
L’auditeur pourra vous demander :
- comment vous garantissez la confidentialité des données,
- comment vous mesurez la satisfaction,
- comment vous adaptez votre accompagnement à chaque bénéficiaire,
- comment vous sélectionnez les outils psychométriques utilisés,
- quelles compétences possèdent vos consultants.
Avoir des réponses claires, appuyées par des preuves, fera toute la différence.
Tableau : preuves clés attendues par les auditeurs
Élément vérifié | Preuves possibles |
|---|---|
Phase préliminaire | Compte-rendu d’entretien, consentement signé, convention |
Phase d’investigation | Tests utilisés, comptes rendus d’entretiens, documents de travail |
Phase de conclusion | Synthèse remise au bénéficiaire, plan d’action |
Confidentialité | Clause de confidentialité, RGPD, protocole de stockage |
Satisfaction | Questionnaire à chaud dédié au bilan de compétences |
Compétences du consultant | CV, certifications, expérience, formation |
Communication au public | Page web claire, plaquettes explicatives |
Suivi qualité | Tableau d’analyse des bilans réalisés, axes d’amélioration |
