La certification Qualiopi évolue constamment : au 1er janvier 2025, près de 40 000 organismes de formation en France sont déjà certifiés. Pour rester en conformité, il est indispensable de connaître les dernières mises à jour Qualiopi. En effet, la version 9 du Référentiel National Qualité (RNQ) est en vigueur depuis le 8 janvier 2024. Cette nouvelle version du guide reprend les dispositions antérieures et intègre surtout des précisions liées à la sous-traitance.
Cet article fait le point sur les dernières évolutions du RNQ et leurs implications pratiques pour les organismes de formation. Nous détaillerons notamment les changements liés à la traçabilité documentaire et au traitement de la sous-traitance, ainsi que les mesures à prendre pour réussir vos futurs audits Qualiopi.
Traçabilité et preuves documentaires renforcées
L’une des évolutions clés de la V9 du RNQ est l’accent mis sur la traçabilité de toutes les actions de formation. Le Guide de lecture Qualiopi V9 insiste en effet sur la nécessité de fournir des preuves tangibles (documents, tableaux de bord, enregistrements) attestant du respect des exigences pour chaque indicateur. Concrètement, cela signifie que l’auditeur ne se contentera plus d’un exposé oral pour valider la conformité : vous devrez présenter des éléments probants à chaque étape du process qualité.
Par exemple, attendez-vous à devoir conserver systématiquement :
- Des fiches de présence et des relevés d’activité détaillés ;
- Des enquêtes de satisfaction remplies par les apprenants après chaque action de formation ;
- Des tableaux de bord ou indicateurs internes (taux de réussite, nombre de formés) mis à jour ;
- Des rapports d’évaluation ou comptes-rendus d’audit interne validant le suivi qualité.
En pratique, il faudra renforcer la traçabilité (photos des sessions, fiches de suivi, enquêtes de satisfaction, etc.) et vérifier que chaque séquence de formation couvre bien les compétences décrites par le référentiel.
Cette exigence documentaire accrue concerne aussi bien les procédures internes (manuels Qualité, processus de conception) que les activités pédagogiques sur le terrain. Par exemple, pour l’indicateur 8 (« Contenus et modalités »), vous devrez prouver que le contenu délivré correspond bien aux objectifs initiaux. Pour l’indicateur 30 (« Amélioration continue »), il faudra justifier que les retours d’expérience sont collectés et traités. En résumé, chaque élément du référentiel doit pouvoir s’appuyer sur un dossier concret.
Sous-traitance : responsabilités et obligations renforcées
Un autre volet majeur de la version 9 concerne la sous-traitance. Dorénavant, les organismes de formation doivent prouver qu’ils exercent un véritable contrôle sur les prestataires externes. En pratique, cela signifie qu’externaliser une prestation ne suffit plus, il faut montrer que vous avez évalué et suivi la qualité du travail délégué.
Contrat écrit obligatoire
Conformément à l’article R.6333-6-2 du Code du travail, tout contrat de sous-traitance d’une action de formation doit désormais être formalisé par écrit à partir du 1er avril 2024. Ce contrat doit inclure des mentions obligatoires relatives à Qualiopi (missions confiées, moyens mis en œuvre, durée, modalités de suivi, etc.). Ces clauses garantissent la transparence : elles précisent par exemple que le sous-traitant s’engage à respecter les mêmes critères de qualité, à transmettre régulièrement des preuves (évaluations, attestations), et que des sanctions sont prévues en cas de non-conformité. En l’absence d’un contrat écrit clair, l’auditeur sera en droit de vérifier l’ensemble des indicateurs applicables à la catégorie d’action concernée.
À compter du 1er avril 2024, toute délégation de formation (notamment dans le cadre du CPF) doit donc être formalisée par contrat écrit comportant les obligations Qualiopi. À noter : la législation interdit désormais la sous-traitance en cascade. Autrement dit, un sous-traitant ne peut lui-même sous-traiter sans validation explicite; le donneur d’ordre doit garder la responsabilité de la qualité finale.
Exigences pour les sous-traitants
La nouvelle réglementation renforce aussi les obligations des sous-traitants eux-mêmes. Désormais, tout prestataire intervenant sur une action financée par le CPF doit être certifié Qualiopi, sauf quelques exceptions (notamment les micro-entrepreneurs réalisant moins de 77 700 € de chiffre d’affaires annuel). En pratique, cela signifie que vos formateurs ou partenaires exerçant en indépendant doivent avoir obtenu Qualiopi ou relever des rares cas de dispense. En revanche, pour les actions financées par d’autres sources (OPCO, autofinancement), l’OF donneur d’ordre n’exige pas formellement la certification, mais doit vérifier rigoureusement la compétence du sous-traitant et documenter ce contrôle.
De leur côté, les sous-traitants doivent pouvoir fournir des preuves concrètes de qualité : attestations de compétence, comptes-rendus de sessions, enquêtes de satisfaction, etc. Si un sous-traitant n’est pas en mesure de fournir ces éléments, il risque d’être écarté des appels d’offres ou d’être critiqué lors de l’audit.
Indicateurs Qualiopi et sous-traitance
Le guide de lecture V9 précise également quels indicateurs Qualiopi s’appliquent ou non aux sous-traitants. Par exemple, les indicateurs 1, 2 et 3 (information du public et résultats des formations) ne concernent logiquement que le donneur d’ordre, pas le sous-traitant. En revanche, plusieurs indicateurs essentiels voient leurs exigences renforcées en mode sous-traitance :
- Indicateur 5 (objectifs de la prestation) : le sous-traitant doit aligner ses objectifs sur ceux du donneur d’ordre.
- Indicateur 26 (situation de handicap) : il doit démontrer qu’il dispose des ressources adaptées aux publics en situation de handicap, ou que le donneur d’ordre lui a fourni les éléments nécessaires.
Indicateur 30 (recueil des appréciations) : le sous-traitant doit recueillir des retours sur sa prestation auprès des bénéficiaires et de l’organisme donneur.
Dans tous les cas, l’OF certifié reste responsable de la qualité globale. La version 9 instaure donc un cadre très strict pour la sous-traitance, afin de garantir que la délégation de formation ne se fait pas au détriment de la qualité.
Conséquences pratiques et risques en cas de manquement
Ces évolutions ont des impacts directs sur le fonctionnement quotidien des organismes de formation. À chaque audit Qualiopi, l’auditeur examinera désormais avec une grande vigilance les procédures liées au suivi qualité et à la sous-traitance. En cas d’absence de preuves documentaires solides, des non-conformités seront relevées. Un défaut de contrôle des sous-traitants, par exemple, pourrait être considéré comme une non-conformité majeure. En cas de manquement grave à ces nouvelles règles, votre certification Qualiopi risque d’être suspendue ou même retirée.
Pour illustrer, prenons un exemple concret : un organisme de formation propose une session CPF en partie animée par des formateurs vacataires. Avec les nouveaux critères, il doit désormais :
- exiger un contrat écrit pour chaque vacataire (mentionnant leurs obligations Qualiopi),
- vérifier que chaque formateur possède un NDA valide et, le cas échéant, la certification Qualiopi (sauf exemption),
- réaliser un suivi régulier de leur travail (fiches d’évaluation, entretiens d’avancement) et collecter les résultats (satisfaction, attestations),
- archiver toutes ces preuves (fiches de présence, retours d’apprenants) dans un espace documentaire centralisé.
Si l’un de ces points fait défaut, l’auditeur relèvera une non-conformité.
Bien se préparer aux audits 2025
Face à ces exigences accrues, la préparation est la clé du succès. Il est fortement recommandé d’établir dès maintenant un plan d’action détaillé :
- Diagnostiquer l’impact de la V9 : Dressez l’inventaire des indicateurs du RNQ touchés par les nouvelles règles (en particulier ceux relatifs à la sous-traitance et à la documentation). Repérez les procédures et preuves qui doivent être actualisées.
- Collecter de nouvelles preuves : Identifiez les preuves manquantes (par exemple, un tableau de suivi des sous-traitants, des grilles d’évaluation actualisées) et initiez leur collecte. Les outils numériques (feuilles de calcul partagées, GED, gestion électronique de documents) sont précieux pour centraliser toutes les pièces justificatives.
- Mettre à jour les procédures : Revoyez vos manuels qualité et modes opératoires. Formalisez clairement les critères de sélection des prestataires externes, la fréquence de leur évaluation et les modalités de suivi (évaluations, visites, bilans). Intégrez dans vos modèles de contrat les clauses Qualiopi obligatoires.
- Former et impliquer les équipes : Sensibilisez les dirigeants, responsables qualité, formateurs et sous-traitants aux nouveaux indicateurs et aux attentes renforcées des auditeurs. Assurez-vous que chacun connaît ses rôles : par exemple, le formateur vacataire doit savoir qu’il doit produire une fiche d’évaluation pour chaque session.
- Éviter les solutions toutes faites douteuses : En cas de besoin d’accompagnement, privilégiez les consultants ou formations reconnus, évitez les pseudo-experts sans qualification ou les packs pré remplis inadaptés, qui risquent de mener à un audit infructueux.
Ces mesures, bien que exigeantes, vous placeront dans une position favorable pour l’audit. En vous y prenant dès maintenant, vous évitez le stress de dernière minute et multipliez vos chances de réussite. Pour résumer : clarifiez et documentez tout processus, mettez en place des preuves concrètes et montrez dès aujourd’hui que vous êtes prêt pour Qualiopi 2025.