Les audits Qualiopi font souvent figure d’épreuve de vérité pour les organismes de formation, CFA, centres de bilan ou structures qui accompagnent la VAE.
Derrière le stress du « jour J », ils servent surtout à vérifier que votre organisation respecte durablement le Référentiel national qualité (RNQ), condition pour continuer à bénéficier des financements publics et mutualisés.
Pour un organisme déjà structuré, l’enjeu n’est donc pas seulement de « passer » l’audit, mais d’en faire un levier de pilotage et de clarification des processus
1. À quoi servent les audits Qualiopi ?
Qualiopi repose sur un cycle de certification de trois ans, rythmé par plusieurs audits obligatoires : un audit initial, un audit de surveillance intermédiaire, puis un audit de renouvellement. Ces audits sont réalisés par des organismes certificateurs accrédités, sur la base du RNQ et de son guide de lecture.
Ils visent à vérifier que vos pratiques répondent aux 7 critères et 32 indicateurs du référentiel, et que cette qualité est réelle, documentée et maintenue dans le temps, et pas seulement « préparée pour l’audit ».
2. Les types d’audits Qualiopi
2.1. L’audit initial : le point de départ
L’audit initial est le passage obligé pour obtenir la certification Qualiopi. Il intervient après la signature du contrat avec l’organisme certificateur et la définition du périmètre : catégories d’actions (formation, apprentissage, VAE, bilan de compétences), sites concernés, volume d’activité.
La durée de l’audit dépend notamment de votre chiffre d’affaires lié aux actions concourant au développement des compétences, du nombre de sites et du nombre de catégories d’actions à certifier, selon les modalités fixées par l’arrêté du 6 juin 2019 et ses mises à jour.
À l’issue de l’audit initial, si les exigences sont jugées satisfaites (éventuellement après traitement de non-conformités), la certification est délivrée pour une durée maximale de trois ans.
2.2. L’audit de surveillance : le contrôle de mi-parcours
L’audit de surveillance intervient entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant l’obtention de la certification initiale. Il s’agit d’un audit intermédiaire qui vérifie que votre système qualité ne s’est pas essoufflé et que les engagements pris lors de l’audit initial sont bien tenus.
Plus ciblé et plus court que l’audit initial, il peut être réalisé en partie ou en totalité à distance. Il porte en priorité sur les points sensibles identifiés lors du précédent audit, le suivi des indicateurs et la façon dont vous avez intégré les évolutions réglementaires ou de version du guide de lecture.
2.3. L’audit de renouvellement : repartir pour un nouveau cycle
L’audit de renouvellement doit obligatoirement se tenir avant la date d’échéance du certificat, soit à l’issue du cycle de trois ans. L’arrêté du 31 mai 2023 est venu préciser ce point et aligner le déroulement de l’audit de renouvellement sur celui de l’audit initial.
Concrètement, l’auditeur reprend l’ensemble du référentiel, avec un regard particulier sur les non-conformités détectées lors de l’audit de surveillance, les actions correctives mises en œuvre et la maturité de votre démarche qualité (revue de direction, plan d’amélioration, pilotage des indicateurs).
3. Comment se déroule concrètement un audit Qualiopi ?
3.1. Avant l’audit : cadrage et préparation
Une fois le contrat signé, l’organisme certificateur propose une date d’audit dans un délai maximum de 30 jours après réception des pièces nécessaires. L’auditeur prépare sa mission à partir des informations communiquées : périmètre, activités, volume d’apprenants, organisation interne.
De votre côté, la préparation consiste à vous approprier le RNQ et son guide de lecture à jour, rassembler et fiabiliser les preuves (procédures, modèles, traces d’utilisation réelle) et sensibiliser les équipes aux enjeux de l’audit.
Pour les structures de taille importante, un audit blanc piloté par un cabinet comme BMG Consulting permet de tester votre organisation en conditions réelles et d’identifier les écarts avant le passage officiel.
3.2. Pendant l’audit : échanges, preuves et visites
Le jour J, l’audit suit généralement quatre temps forts : une réunion d’ouverture, des entretiens avec la direction et les équipes, l’examen des documents et des enregistrements (souvent complété d’une visite de site), puis une réunion de clôture avec présentation des constats et des éventuelles non-conformités.
Les non-conformités, mineures ou majeures, donnent lieu à un plan d’actions à mettre en œuvre dans un délai défini avec le certificateur.
3.3. Après l’audit : plan d’actions et suivi
L’audit ne s’arrête pas à la remise du rapport. Le maintien ou le renouvellement du certificat est conditionné à la mise en œuvre effective des actions correctives.
C’est aussi le moment de capitaliser : intégrer les retours dans votre revue de direction, ajuster vos procédures, simplifier vos outils et renforcer le pilotage des indicateurs.
4. Bien se préparer
Pour des structures multi-sites ou des organismes déjà engagés dans plusieurs démarches de certification (Qualiopi, ISO, labels sectoriels…), la préparation des audits peut vite devenir chronophage.
Un accompagnement externe permet de prendre du recul et de structurer la démarche.
BMG Consulting peut intervenir à plusieurs niveaux : diagnostic de conformité et priorisation des chantiers, mise en cohérence de vos processus avec les exigences du RNQ, accompagnement à la production de preuves réellement utiles plutôt qu’une accumulation de documents, animation d’audits blancs et préparation des équipes au questionnement de l’auditeur.
En travaillant sur le fond (vos pratiques) autant que sur la forme (vos preuves), l’objectif est de faire des audits Qualiopi non plus un passage redouté tous les trois ans, mais un rendez-vous régulier au service de la qualité de vos prestations et de la performance de votre organisme.
