En résumé
La convention de formation est le contrat conclu entre un organisme de formation (ou formateur indépendant) et un acheteur (entreprise, OPCO, collectivité) pour toute action de développement des compétences financée sur fonds publics ou mutualisés.
Elle est obligatoire dès qu’un financement public ou mutualisé est mobilisé (plan de développement des compétences, OPCO, Région, État). Elle ne s’applique pas aux formations CPF, bilans de compétences financés à titre individuel, ni à l’apprentissage (qui suit un régime spécifique).
Les mentions légales clés à faire figurer : intitulé, objectifs, contenu, moyens, durée, période de réalisation, modalités de déroulement, de suivi et de sanction, prix et modalités de règlement (art. D.6353-1 du Code du travail).
La convention doit être signée en deux exemplaires avant le début de la formation, datée et conservée 5 ans minimum.
En cas de manque ou d’erreur, les risques sont réels : refus de prise en charge OPCO, remboursement exigé, non-conformité Qualiopi.
Qu'est-ce qu'une convention de formation ?
Définition légale
La convention de formation est un document contractuel encadré par le Code du travail. Depuis la loi Avenir professionnel du 5 septembre 2018, c’est l’article L.6353-1 qui en pose le principe : pour la réalisation des actions mentionnées à l’article L.6313-1, une convention est conclue entre l’acheteur et l’organisme qui les dispense, selon des modalités déterminées par décret.
Le détail des mentions obligatoires est, lui, fixé par l’article D.6353-1 du Code du travail (décret du 28 décembre 2018, modifié en dernier lieu par le décret du 27 juin 2025).
Point important : l’ancien article L.6353-2, souvent cité, a été abrogé par la loi du 5 septembre 2018. Les obligations qui en découlaient ont été reprises et reformulées dans les articles L.6353-1 et D.6353-1 actuellement en vigueur. Si vous lisez encore des références à L.6353-2, elles correspondent à l’ancien régime.
Convention vs contrat de formation professionnelle
La confusion est fréquente. Voici la distinction essentielle :
| Critère | Convention de formation | Contrat de formation professionnelle |
|---|---|---|
| Base légale | Art. L.6353-1 et D.6353-1 | Art. L.6353-3 à L.6353-7 |
| Qui signe | Organisme de formation + personne morale (entreprise, OPCO, collectivité) | Organisme de formation + personne physique (le stagiaire lui-même) |
| Quand | Avant le début de la formation | Avant l’inscription définitive et tout règlement de frais |
| Pour qui | Salariés, demandeurs d’emploi financés par un tiers | Particuliers qui financent leur formation à titre personnel |
| Financement | Fonds publics ou mutualisés | Fonds propres du stagiaire |
En résumé : si c’est une entreprise ou un organisme financeur qui paie, c’est une convention. Si c’est le stagiaire lui-même qui règle directement, c’est un contrat de formation professionnelle, régi par des règles différentes (notamment un délai de rétractation de 10 jours).
Qui est concerné ?
Tous les acteurs de la formation professionnelle sont concernés, mais avec des rôles distincts.
- L’organisme de formation (OF) est le dispensateur : c’est lui qui rédige la convention, la fait signer et en conserve un exemplaire. Il engage sa responsabilité sur le contenu et la réalisation de la formation.
- L’entreprise est l’acheteur : elle signe la convention pour le compte de ses salariés et peut mobiliser son OPCO pour la prise en charge financière.
- L’OPCO peut intervenir comme co-signataire dans le cadre d’une convention tripartite, ou via un contrat de délégation de paiement distinct. Dans tous les cas, la convention reste le document de référence pour justifier la dépense.
- Le formateur indépendant est soumis aux mêmes obligations qu’un OF dès lors qu’il intervient dans le champ de la formation professionnelle continue. [LIEN INTERNE : page NDA]
Quand la convention de formation est-elle obligatoire ?
La réponse tient en une règle simple :
dès qu’un financement public ou mutualisé est mobilisé,
la convention est obligatoire. C’est l’article D.6353-1 qui le précise : lorsque les actions sont financées par un organisme mentionné à l’article L.6316-1 (OPCO, État, Région, Pôle emploi, etc.) ou par un organisme habilité à percevoir les contributions de formation, la convention prévue à l’article L.6353-1 s’impose.
Concrètement, la convention est obligatoire pour :
-
Les formations financées dans le cadre du plan de développement des compétences d’une entreprise
-
Les formations prises en charge par un OPCO (pour les entreprises de moins de 50 salariés notamment)
-
Les formations financées par la Région, l’État, Pôle emploi ou tout autre financeur public
Les cas où la convention ne s’applique pas :
Le CPF est le cas le plus connu. Lorsque les actions sont financées par la Caisse des dépôts et consignations dans le cadre du compte personnel de formation, les conditions générales d’utilisation du service dématérialisé tiennent lieu de convention pour le prestataire et le titulaire du compte. Pas de convention à rédiger dans ce cas.
Le bilan de compétences financé à titre individuel par le stagiaire relève du contrat de formation professionnelle (art. L.6353-3), pas de la convention.
L’apprentissage suit un régime contractuel propre (contrat d’apprentissage), même si une convention de formation peut venir compléter le dispositif dans certains cas (notamment pour les CFA et les OPCO).
Bon à savoir : en l’absence de convention, les bons de commande ou factures peuvent en tenir lieu, à condition qu’ils comportent toutes les mentions obligatoires. C’est une tolérance légale, pas une pratique recommandée.
Les mentions obligatoires de la convention de formation
C’est le coeur du sujet. L’article D.6353-1 du Code du travail fixe les mentions que doit comporter toute convention conclue dans le cadre d’un financement public ou mutualisé. En voici la liste complète et commentée :
-
L’intitulé de l’action : le titre exact de la formation, tel qu’il figure dans votre programme
-
L’objectif de l’action : ce que le stagiaire sera capable de faire à l’issue de la formation (formulé en termes opérationnels)
-
Le contenu de l’action : le programme détaillé, généralement annexé à la convention
-
Les moyens prévus : moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement mobilisés
-
La durée de l’action : nombre total d’heures ou de jours
-
La période de réalisation : dates de début et de fin de la formation
-
Le taux des enseignements dispensés à distance sur la durée totale (mention ajoutée pour les formations mixtes ou distancielles)
-
Les modalités de déroulement : présentiel, distanciel, mixte, FOAD…
-
Les modalités de suivi : feuilles d’émargement, suivi des connexions pour le distanciel…
-
Les modalités de sanction de l’action : attestation de fin de formation, évaluation, certification…
-
Le prix de l’action : montant total HT et TTC (ou mention de l’exonération de TVA)
-
Les modalités de règlement : échéances, conditions de paiement, acompte éventuel
Comment rédiger une convention de formation conforme ?
Qui rédige et qui signe ?
C’est l’organisme de formation qui rédige la convention. Il est le mieux placé pour décrire précisément le contenu pédagogique, les moyens mobilisés et les modalités de réalisation.
La convention est ensuite signée par les deux parties : le représentant légal (ou son délégataire) de l’OF d’un côté, le responsable habilité de l’entreprise cliente de l’autre. Chaque partie en conserve un exemplaire daté et signé.
Lorsqu’un OPCO intervient dans le financement, la convention peut devenir tripartite (OF + entreprise + OPCO), ou être complétée par un contrat de délégation de paiement entre l’OPCO et l’OF.
Quand signer la convention ?
La convention doit être signée avant le début de la formation. Ce n’est pas seulement une bonne pratique : c’est une condition de validité pour la prise en charge par les financeurs. Un OPCO peut légitimement refuser de prendre en charge une formation dont la convention a été signée après le démarrage.
En pratique, certains OPCO exigent même que la demande de prise en charge soit déposée avant le début de la formation.
Vérifiez les délais propres à chaque opérateur.
Les erreurs fréquentes à éviter
| Erreur | Risque associé | Comment l’éviter |
|---|---|---|
| Convention signée après le début de la formation | Refus de prise en charge OPCO, remboursement exigé | Systématiser la signature avant le 1er jour |
| Objectifs formulés de façon vague (« sensibiliser à… ») | Non-conformité Qualiopi (indicateur 4), rejet en contrôle | Utiliser des verbes d’action mesurables |
| Programme absent ou non annexé | Convention incomplète, litige possible | Toujours joindre le programme en annexe |
| Prix non détaillé (HT/TTC, exonération TVA) | Litige financier, rejet comptable | Préciser le régime TVA et les conditions de règlement |
| Absence de modalités de suivi et d’évaluation | Refus de financement, non-conformité Qualiopi | Décrire les outils de suivi (émargement, évaluation) |
| NDA absent de la convention | Déclaration d’activité non justifiée | Mentionner systématiquement le NDA sur tous les documents |
Cas particuliers
Formateur indépendant / auto-entrepreneur : est-ce obligatoire ?
Oui, sans ambiguïté. Un formateur indépendant doit conclure, dans le cadre de la formation professionnelle continue, une convention avec chacun de ses clients personnes morales. Il est soumis aux mêmes obligations légales qu’un OF structuré, dès lors qu’il intervient dans le champ de la formation professionnelle continue défini par l’article L.6313-1 du Code du travail.
La convention doit comporter les mêmes mentions obligatoires que pour tout autre prestataire. Le numéro de déclaration d’activité (NDA) doit y figurer. Ce NDA est obtenu auprès de la DREETS dans les 3 mois suivant la signature du premier contrat ou de la première convention de formation.
Si le client du formateur indépendant est un particulier qui finance lui-même sa formation, c’est un contrat de formation professionnelle (art. L.6353-3) qui s’applique, avec ses propres mentions obligatoires et un délai de rétractation de 10 jours.
Sous-traitance : convention entre OF donneur d'ordre et OF sous-traitant
Lorsqu’un organisme de formation ne peut pas assurer tout ou partie d’une formation, il peut conclure un contrat de sous-traitance avec un autre prestataire. Ce contrat est distinct de la convention de formation signée avec l’entreprise cliente.
Le donneur d’ordre garde la responsabilité contractuelle de la formation dispensée par le sous-traitant. Le sous-traitant doit lui-même disposer d’un NDA et respecter les obligations légales en matière de formation.
Le contrat de sous-traitance doit préciser les missions exercées, le contenu et la sanction de la formation, les moyens mobilisés, les conditions de réalisation et de suivi, la durée et la période de réalisation, ainsi que le montant de la prestation.
Dans le cadre du CPF, les règles sont plus strictes : un sous-traitant ne peut pas lui-même sous-traiter les actions qui lui ont été confiées, et le volume de sous-traitance est limité à 80 % du chiffre d’affaires généré via la plateforme.
CPF : pourquoi la convention ne s'applique pas
C’est une exception légale explicite. Lorsque les actions sont financées par la Caisse des dépôts et consignations dans le cadre du CPF, les conditions générales d’utilisation (CGU) du service dématérialisé tiennent lieu de convention, aussi bien pour le prestataire que pour le titulaire du compte. Il n’y a donc pas de convention de formation à établir au sens de l’article D.6353-1.
Ce qui ne dispense pas l’OF de ses autres obligations : programme conforme, suivi de la formation, attestation de fin de formation, conformité Qualiopi si des fonds publics ou mutualisés sont mobilisés.
Convention annuelle ou pluriannuelle : quand et comment ?
La convention « classique » couvre une action de formation ponctuelle. Mais il est possible de conclure des conventions annuelles qui délimitent un ensemble d’actions de formation sur une période de 12 mois maximum, ou des conventions-cadres pluriannuelles complétées par des avenants ou des contrats d’application pour chaque action.
Ce type de convention est particulièrement adapté aux relations continues entre un OF et une entreprise cliente qui commande régulièrement des formations. Elle simplifie la gestion administrative tout en maintenant la traçabilité nécessaire pour chaque action.
Chaque action doit néanmoins rester identifiable dans la convention ou ses annexes, avec les mentions obligatoires propres à chaque formation.
Conservation et obligations administratives
Conservation et obligations administratives
La question de la durée de conservation est moins simple qu’il n’y paraît, car plusieurs délais coexistent selon les documents et les finalités.
Pour les conventions de formation, la pratique recommandée et largement admise est une conservation de 5 ans. L’organisme de formation doit notamment conserver les conventions de formation, les feuilles d’émargement, les bilans pédagogiques et financiers pendant cette durée.
Pour les données à caractère personnel liées aux conventions (identité des stagiaires, des signataires), le Code du travail prévoit une conservation pour les nécessités du contrôle prévu à l’article L.6361-2, pendant une durée de quatre ans à compter de la fin de validité de la déclaration d’activité.
En pratique, il est conseillé de conserver 6 ans l’ensemble des documents prouvant la réalité d’une action de formation, afin de couvrir les délais fiscaux et les éventuels contrôles URSSAF.
Règle de prudence : en cas de contrôle en cours, de litige ou d’audit Qualiopi programmé, conservez tous les documents concernés jusqu’à la clôture définitive de la procédure, indépendamment du délai légal.
Risques en cas de non-conformité
Les conséquences d’une convention incomplète ou absente sont concrètes et peuvent être sévères.
Côté financier : en cas d’inexécution totale ou partielle d’une prestation de formation, l’organisme prestataire doit rembourser à son cocontractant les sommes indûment perçues. Un OPCO peut exiger le remboursement des fonds versés si la convention est non conforme.
Côté administratif : le non-respect des obligations administratives peut faire l’objet d’un procès-verbal transmis au Procureur de la République. La plupart des manquements sont punis d’une amende de 4 500 euros.
Côté Qualiopi : une convention non conforme peut entraîner une non-conformité majeure lors de l’audit, bloquant l’obtention ou le renouvellement de la certification. Sans Qualiopi, l’accès aux financements publics et mutualisés est fermé.
FAQ
Non. Elle est obligatoire uniquement lorsque la formation est financée par des fonds publics ou mutualisés (OPCO, Région, État, Pôle emploi). Si un particulier finance lui-même sa formation, c’est un contrat de formation professionnelle qui s’applique. Et pour le CPF, les CGU de la plateforme tiennent lieu de convention.
Légalement, la convention doit être signée avant le démarrage de la formation. La signer après est une erreur qui peut entraîner le refus de prise en charge par l’OPCO et une non-conformité en audit Qualiopi. En cas de situation d’urgence exceptionnelle, certains financeurs peuvent accepter une régularisation, mais ce n’est jamais garanti.
La convention est conclue entre l’OF et une personne morale (entreprise, collectivité) qui finance la formation pour le compte d’un tiers (ses salariés). Le contrat de formation professionnelle est conclu directement entre l’OF et le stagiaire qui finance lui-même sa formation à titre individuel. Les deux documents ont des mentions obligatoires distinctes et des régimes juridiques différents.
Non. La convention est un élément parmi d’autres dans la démarche Qualiopi. Elle constitue une preuve pour plusieurs indicateurs (notamment 1, 6 et 9), mais la certification exige bien plus : processus d’analyse des besoins, évaluation des acquis, suivi post-formation, gestion des réclamations, veille réglementaire, etc. Une convention bien rédigée est nécessaire, mais pas suffisante.
Non, pas une convention au sens de l’article D.6353-1. C’est un contrat de formation professionnelle (art. L.6353-3 à L.6353-7) qui s’impose, avec ses propres mentions obligatoires : programme, durée, prix, modalités de règlement, conditions financières en cas d’abandon, et un délai de rétractation de 10 jours. Ce contrat doit être signé avant l’inscription définitive et tout règlement de frais.
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