L’indicateur 8 de Qualiopi exige que le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation. Concrètement, vous devez évaluer les compétences de chaque apprenant avant le début de sa formation pour adapter le parcours à son niveau réel. Cette étape permet de mesurer le niveau initial des participants, de détecter les écarts éventuels avec les compétences attendues et d’adapter le parcours en conséquence.
Qu'est-ce que le test de positionnement à l'entrée ?
Imaginez accueillir un apprenant sans savoir d’où il part. Vous risquez de proposer une formation trop facile ou trop difficile. Le test de positionnement résout ce problème.
C’est un procédé permettant de situer le bénéficiaire par rapport aux objectifs visés de la prestation, en vue d’adapter la prestation au profil du bénéficiaire. En d’autres termes, c’est votre diagnostic initial pour personnaliser chaque parcours. Il s’agit d’un diagnostic préalable qui permet de mesurer les compétences initiales des apprenants et de déterminer les écarts entre les connaissances actuelles et les compétences à acquérir.
Pourquoi c'est important ?
Ce volet crucial du Référentiel national qualité permet de cibler ce que l’apprenant maîtrise déjà et, surtout, les connaissances et compétences qu’il doit développer. C’est la base d’une formation vraiment efficace.
L'indicateur 8 du Référentiel National Qualité
L’indicateur 8 Qualiopi est le cinquième indicateur du critère 2 du Référentiel National Qualité (RNQ). Ce critère s’appelle « Objectif et adaptation des prestations ».
Aperçu des indicateurs applicables par catégorie d’action de formation :
L'énoncé exact
« Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation. »
Ce que l'auditeur cherche à vérifier
Lors de l’audit Qualiopi, l’auditeur ne se contente pas de vérifier que vous avez une procédure sur le papier. L’auditeur examine si votre organisme dispose d’un dispositif formel de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée. Il ne suffit pas de déclarer que vous en tenez compte : il faut prouver que des actions concrètes et systématiques sont mises en œuvre pour chaque bénéficiaire.
L’auditeur vérifie d’abord que votre procédure est décrite et tracée. Elle doit être formalisée dans vos documents qualité, et appliquée dès la phase d’admission ou au tout début de la prestation.
Les différentes formes d'évaluation
Vous avez plusieurs options pour évaluer vos apprenants. L’important est que votre choix soit adapté à votre public et à votre formation.
L’évaluation des acquis peut prendre différentes formes : diagnostic préalable, tests, questionnaires, entretiens individuels, mises en situation… Elle est à adapter aux publics et aux formations, tout en restant proportionnée et pertinente.
Concrètement, vous pouvez utiliser :
Diagnostic préalable : un entretien ou un questionnaire pour comprendre le profil
Questionnaires ou QCM : pour tester les connaissances théoriques
Exercices pratiques : pour évaluer les savoir-faire
Mises en situation : pour voir comment l’apprenant réagit face à un cas réel
Entretiens individuels : pour discuter directement de ses acquis et ses besoins
Auto-positionnement : laisser l’apprenant s’évaluer lui-même
L’auditeur s’attarde aussi sur la pertinence et l’adaptation des méthodes utilisées. Les questionnaires, tests, entretiens ou mises en situation sont à adapter au type de formation et au public.
Comment mettre en place vos procédures
Étape 1 : Identifier les compétences requises | Avant de créer vos outils d’évaluation, définissez clairement ce que vous attendez de vos apprenants. Quels sont les prérequis ? Quelles connaissances ou compétences sont essentielles pour suivre votre formation ? |
Étape 2 : Choisir les bons outils | Le processus structuré mis en place par l’organisme doit notamment inclure : des outils d’évaluation adaptés à chaque type de formation ; une méthodologie claire afin d’analyser précisément les résultats du positionnement à l’entrée ; un système de documentation des résultats et des décisions prises suite à l’évaluation ; une démarche d’adaptation du contenu de la formation en fonction des résultats du positionnement. Ne proposez pas le même questionnaire générique pour toutes vos formations. Chaque outil doit être pertinent par rapport aux objectifs pédagogiques. |
Étape 3 : Documenter et tracer | L’auditeur vérifie d’abord que votre procédure est décrite et tracée. Elle doit être formalisée dans vos documents qualité, et appliquée dès la phase d’admission ou au tout début de la prestation. Conservez les résultats des tests, les entretiens, les décisions prises suite à l’évaluation. C’est votre preuve que vous appliquez réellement votre procédure. |
Étape 4 : Adapter le parcours | L’évaluation n’a de sens que si vous l’utilisez. Cette étape permet de mesurer le niveau initial des participants, de détecter les écarts éventuels avec les compétences attendues et d’adapter le parcours en conséquence. Si un apprenant maîtrise déjà certaines compétences, vous pouvez accélérer sur ces points. S’il a des lacunes, vous pouvez renforcer ces domaines. |
Cas particulier : les formations certifiantes
https://bmg-consulting.fr/rncp-vs-rs-guide-de-choix/Si votre formation prépare à une certification professionnelle (RNCP ou Répertoire Spécifique), soyez vigilant.
Pour les formations certifiantes : le prestataire démontre que les prérequis sont cohérents avec ceux de la certification inscrite au RNCP/RS. Pour les formations certifiantes : il faut porter une attention particulière à la cohérence des prérequis. La capacité du prestataire doit être de démontrer que les prérequis d’entrée en formation correspondent aux exigences de la certification professionnelle visée, qui est inscrite au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) ou au Répertoire spécifique (RS). Ce lien direct entre les exigences de la certification et les prérequis de la formation est essentiel pour garantir la pertinence du parcours et maximiser les chances de succès des apprenants.
Les non-conformités à éviter
Non-conformité mineure
Non-conformité : mineure si dispositif existant mais incomplet.
Cela signifie que vous avez une procédure, mais elle manque de clarté, de documentation ou d’application systématique. Par exemple :
Une procédure décrite mais rarement appliquée
Des outils d’évaluation peu adaptés au contenu de la formation
Une traçabilité insuffisante des résultats
Non-conformité majeure
Une non-conformité majeure est plus grave et peut entraîner la non obtention de la certification Qualiopi. Elle survient lorsque le processus d’évaluation fait défaut ou n’est pas appliqué : Une absence de procédure : il n’y a aucune procédure d’évaluation des acquis ; Des procédures non appliquées : des procédures existent, mais elles ne sont pas mises en œuvre dans la pratique ; La non-prise en considération des résultats : les résultats des évaluations ne servent pas à adapter le contenu ou la pédagogie de la formation.
Les preuves à présenter lors de l'audit
L’auditeur examinera un échantillon de vos dossiers apprenants. Préparez-vous à montrer :
Documents de procédure |
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Preuves d’application |
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Adaptation du parcours |
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Bonnes pratiques pour un test efficace
Formez votre équipe
Assurez-vous que tous les évaluateurs comprennent la procédure. Standardisez les méthodes d’évaluation et organisez des séances de formation si nécessaire.
Variez les outils
Utilisez différents outils d’évaluation selon votre public cible et le type de compétences visées. Il peut s’agir de questionnaires à choix multiples, d’exercices pratiques, de mises en situation, d’entretiens ou encore de tests.
Analysez et améliorez
Analysez régulièrement les résultats des évaluations pour identifier les points forts et les points faibles. Ajustez vos méthodes et outils pour améliorer constamment la qualité des formations. Documentez ces ajustements pour montrer votre engagement dans une démarche d’amélioration continue.
Restez proportionné
Ce test n’est pas systématique, puisque toutes les formations ne nécessitent pas un niveau de compétences / connaissances particulier pour pouvoir être suivies, c’est le cas des formations débutants par exemple. Le positionnement peut se limiter à la prise en compte des diplômes, certificats ou titres exigés, expérience si le prestataire justifie de leur adaptation.
FAQ
Non. Toutes les formations ne nécessitent pas un niveau de compétences / connaissances particulier pour pouvoir être suivies – c’est le cas des formations débutants par exemple. Adaptez votre approche à chaque formation.
Cela dépend de votre formation et de votre public. Les questionnaires, tests, entretiens ou mises en situation sont à adapter au type de formation et au public. L’important est que votre choix soit justifié et cohérent.
Vous avez plusieurs options : proposer une formation préalable, adapter le parcours, ou orienter l’apprenant vers une autre formation plus adaptée. L’essentiel est de documenter votre décision.
Conservez-les au moins pendant la durée de la formation et au-delà, pour pouvoir les présenter lors de l’audit Qualiopi. Une durée de 3 à 5 ans est généralement recommandée.
Oui. L’auditeur examine si votre organisme dispose d’un dispositif formel de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée. Il ne suffit pas de déclarer que vous en tenez compte : il faut prouver que des actions concrètes et systématiques sont mises en œuvre pour chaque bénéficiaire.
