Ce qu’il faut retenir en 30 secondes
Tout OF certifié Qualiopi doit désigner un référent handicap, quelle que soit sa taille, sous peine de non-conformité majeure à l’indicateur 26.
L’obligation légale remonte à la loi du 5 septembre 2018 (loi Avenir Professionnel), renforcée par le décret n°2019-565 du 6 juin 2019 qui a créé le référentiel Qualiopi.
Aucun diplôme n’est requis pour être référent handicap, mais la fonction doit être formalisée (fiche de poste, lettre de mission) et tracée.
Les missions couvrent l’accueil, l’adaptation pédagogique, la sensibilisation des équipes et la coordination avec des partenaires comme l’Agefiph, la MDPH ou Cap Emploi.
L’erreur la plus fréquente en audit : désigner quelqu’un sans lui donner de missions écrites ni de preuves d’action. C’est la non-conformité majeure la plus courante sur ce point.
Qu'est-ce qu'un référent handicap dans un organisme de formation ?
Le référent handicap est la personne ressource identifiée au sein de l’OF pour toutes les questions liées à l’accueil, à l’accompagnement et à l’orientation des apprenants en situation de handicap. Ce n’est pas un titre honorifique. C’est une fonction opérationnelle, avec des responsabilités concrètes.
Sur le plan légal, la définition de base s’appuie sur l’article L.5213-6-1 du Code du travail, issu de la loi Avenir Professionnel de 2018 : le référent est « chargé d’orienter, d’informer et d’accompagner les personnes en situation de handicap ». Dans le contexte d’un OF, cette définition s’élargit considérablement : il ne s’agit pas seulement d’un rôle RH, mais d’un rôle pédagogique, partenarial et réglementaire.
La loi du 11 février 2005 (loi n°2005-102 pour l’égalité des droits et des chances) constitue le socle fondateur. Elle a introduit dans le Code de l’action sociale et des familles une définition du handicap et posé le principe d’accessibilité généralisée. L’article L.114-1-1 affirme que « la personne handicapée a droit à la compensation des conséquences de son handicap, quels que soient l’origine, la nature de sa déficience, son âge ou son mode de vie ». C’est ce principe qui oblige les OF à s’organiser.
Qui peut être référent handicap ?
Aucun diplôme spécifique n’est exigé par la loi. La fonction peut être exercée par un responsable pédagogique, un chargé de formation, un responsable administratif, voire le dirigeant lui-même dans une petite structure.
Ce qui compte, c’est la capacité à tenir le rôle dans les faits : connaître le cadre légal, savoir identifier une situation de handicap, mobiliser les bons partenaires et tracer les actions menées.
Dans les OF de taille importante, la fonction peut être dédiée à temps plein. Dans les structures plus petites, elle est souvent cumulée avec d’autres responsabilités. Les deux configurations sont valables, à condition que la charge de travail reste compatible avec l’exercice effectif des missions.
Pourquoi le référent handicap est-il obligatoire ?
La loi du 11 février 2005 : les fondements de l'accessibilité
La loi handicap de 2005 a marqué un tournant. Elle a posé le principe d’une « accessibilité généralisée » qui dépasse la seule question du bâti pour englober l’accès à la formation, à l’emploi et à la vie sociale. Pour les OF, cela s’est traduit dès 2006 par un décret (n°2006-26 du 9 janvier 2006) précisant que les organismes de formation doivent « tenir compte des contraintes particulières des personnes handicapées ou présentant un trouble de santé invalidant » en adaptant leurs formations.
Cette obligation d’adaptation porte sur l’accueil à temps partiel ou discontinu, la durée de formation, les modalités de validation des compétences, et les supports pédagogiques. Autrement dit : l’accessibilité en formation professionnelle n’est pas une option depuis 20 ans.
La loi Avenir Professionnel 2018 : l'obligation de désignation
La loi n°2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel a franchi une étape supplémentaire. Elle a rendu obligatoire la désignation d’un référent handicap dans toute entreprise d’au moins 250 salariés, chargé d’orienter, d’informer et d’accompagner les personnes en situation de handicap (article L.5213-6-1 du Code du travail).
Pour les CFA spécifiquement, l’obligation est encore plus directe : tous les centres de formation d’apprentis doivent avoir un référent handicap depuis le 1er janvier 2019, sans condition de seuil d’effectif.
Pour les autres OF, la loi ne fixe pas de seuil explicite. Mais la certification Qualiopi a rendu la désignation pratiquement incontournable pour tous les prestataires souhaitant accéder aux financements publics.
Le décret de 2019 et Qualiopi : quand la conformité devient un critère d'audit
Le décret n°2019-565 du 6 juin 2019 a concrétisé la nouvelle démarche qualité en créant le référentiel national qualité (Qualiopi). Ce référentiel est devenu obligatoire au 1er janvier 2022 pour tout OF souhaitant bénéficier de financements publics ou mutualisés (OPCO, État, Régions, Pôle emploi, Agefiph).
Le référentiel intègre le handicap de façon transversale, à travers plusieurs indicateurs. Et l’un d’eux, l’indicateur 26 du critère 6, est classé comme indicateur commun à non-conformité majeure. C’est là que tout se joue pour les OF en audit.
Quelles sont les missions du référent handicap en OF ?
Accueillir et accompagner les apprenants en situation de handicap
C’est la mission première. Le référent est le premier interlocuteur de l’apprenant dès l’entrée en formation. Il analyse les besoins, identifie les situations de handicap (y compris les handicaps invisibles), et coordonne la mise en place des aménagements nécessaires.
Cela inclut les aménagements d’horaires, les adaptations des modalités d’évaluation, la mise à disposition de matériel spécifique, ou encore l’organisation d’un suivi renforcé pendant le parcours. L’objectif est de garantir l’égalité des chances dans l’apprentissage, pas de créer un parcours à part.
Adapter les supports et méthodes pédagogiques
Le référent travaille en lien direct avec les formateurs pour s’assurer que les supports de cours, les outils numériques et les modalités pédagogiques peuvent être adaptés. Depuis la version 8 du guide de lecture Qualiopi (et confirmé en V9 du 8 janvier 2024), l’OF doit démontrer la « potentielle adaptation de son déroulé pédagogique » pour les personnes en situation de handicap, même en l’absence de stagiaire concerné à date.
Concrètement : les supports doivent pouvoir être convertis en formats accessibles, les évaluations doivent pouvoir être aménagées, et les formateurs doivent être sensibilisés à ces enjeux.
Sensibiliser et former les équipes internes
Le référent ne travaille pas seul. Il a un rôle de formation et de sensibilisation auprès de l’ensemble des personnels : formateurs, équipe administrative, direction. L’indicateur 21 du référentiel Qualiopi exige d’ailleurs que les personnels soient sensibilisés à l’accueil du public en situation de handicap.
Cette sensibilisation peut prendre la forme d’ateliers, de modules e-learning, de temps d’échange en équipe ou de participation à des événements thématiques. L’Agefiph propose des ressources et des outils directement utilisables dans ce cadre.
Coordonner avec les partenaires externes
Le référent handicap ne peut pas tout faire seul. Il doit construire et entretenir un réseau de partenaires spécialisés : l’Agefiph et son service Ressource Handicap Formation (RHF), la MDPH (Maison Départementale des Personnes Handicapées), Cap Emploi pour l’insertion professionnelle, les OPCO, et d’autres structures médico-sociales selon la nature des handicaps rencontrés.
Ce travail partenarial est explicitement attendu par Qualiopi. L’OF doit être en mesure de présenter des preuves de contacts actifs avec ces partenaires : comptes rendus de réunions, conventions, participations à des événements du réseau.
Assurer la veille réglementaire et la conformité Qualiopi
Le cadre légal évolue régulièrement. Le référent doit assurer une veille active sur les évolutions réglementaires, les nouvelles versions du guide de lecture Qualiopi, et les pratiques du secteur. Il prépare également les éléments de preuve pour les audits et s’assure que la documentation est à jour.
| Mission | Acteurs concernés | Outils / ressources |
|---|---|---|
| Accueil et accompagnement des PSH | Apprenants, formateurs, équipe administrative | Grille d’analyse des besoins, entretien d’accueil |
| Adaptation pédagogique | Formateurs, responsable pédagogique | Supports adaptés, modalités d’évaluation aménagées |
| Sensibilisation des équipes | Tout le personnel | Ateliers, e-learning, ressources Agefiph |
| Coordination partenariale | Agefiph, MDPH, Cap Emploi, OPCO | Conventions, comptes rendus de réunions |
| Veille réglementaire et conformité Qualiopi | Direction, équipe qualité | Guide de lecture Qualiopi, newsletters spécialisées |
Référent handicap et Qualiopi : quel lien concret ?
L'indicateur 26 expliqué précisément
L’indicateur 26 du critère 6 est l’indicateur central sur le handicap dans le référentiel Qualiopi. Sa formulation exacte : « Le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap. »
Cet indicateur est dit « commun » : il s’applique à toutes les actions concourant au développement des compétences (formations, bilans de compétences, VAE, apprentissage). Et surtout, il s’applique même si l’OF n’a encore jamais accueilli de stagiaire en situation de handicap. L’OF doit démontrer sa capacité d’inclusion, pas seulement son expérience passée.
Le non-respect, même partiel, de cet indicateur entraîne une non-conformité majeure. Ce n’est pas un détail : une non-conformité majeure peut compromettre l’obtention ou le maintien de la certification Qualiopi, et donc l’accès aux financements publics.
Ce que les auditeurs vérifient
Lors d’un audit Qualiopi, l’auditeur ne se contente pas de vérifier qu’un nom figure dans un organigramme. Il cherche à comprendre si la fonction est réellement exercée. Les vérifications portent notamment sur :
La mention de l’accessibilité aux personnes handicapées dans les informations publiques sur les formations (indicateur 1)
La prise en compte des besoins spécifiques dans la conception des parcours (indicateur 4)
L’adaptation du déroulé pédagogique et du suivi (indicateurs 9 et 10)
La sensibilisation des personnels à l’accueil des PSH (indicateur 21)
La mobilisation d’un réseau de partenaires du champ du handicap (indicateur 26)
L’approche est transversale. Le handicap n’est pas un critère isolé dans un coin du référentiel : il traverse l’ensemble de la démarche qualité.
Les preuves à apporter
Pour satisfaire l’indicateur 26, l’OF doit pouvoir présenter des éléments concrets :
La fiche de poste ou lettre de mission du référent handicap, avec ses missions détaillées
La liste des partenaires spécialisés (Agefiph, MDPH, Cap Emploi…) et les preuves de contacts actifs
Les comptes rendus de réunions ou participations à des événements liés au handicap
Les documents attestant des compétences du référent (formations suivies, attestations)
Le registre public d’accessibilité et les informations publiées sur l’accessibilité des formations
Les erreurs fréquentes qui génèrent des non-conformités
- L’erreur numéro un : ésigner un référent sur le papier sans lui confier de missions formalisées. L’auditeur le voit immédiatement. Si la personne désignée ne peut pas décrire ses actions concrètes, c’est une non-conformité majeure assurée.
2. Autre erreur classique : ne pas avoir de partenariat actif avec les organismes compétents. Avoir le nom de l’Agefiphdans un document ne suffit pas. Il faut des preuves d’interactions réelles.
3. Enfin, l’absence de traçabilité des actions menées est un piège fréquent. Même si l’OF fait bien les choses, sans documentation, rien n’existe aux yeux de l’auditeur.
Comment désigner et former son référent handicap ?
Qui désigner en interne ?
Le choix dépend de la taille et de l’organisation de l’OF. Dans une petite structure, c’est souvent le responsable pédagogique ou le directeur qui assume la fonction. Dans une structure plus grande, un poste dédié peut être créé ou la mission confiée à un chargé de formation senior.
L’essentiel : la personne désignée doit avoir la légitimité, le temps et les moyens d’exercer réellement ses missions. Confier la fonction à quelqu’un déjà surchargé, sans lui dégager du temps, c’est prendre le risque d’une non-conformité en audit.
Quelles compétences et qualités sont nécessaires ?
Aucun diplôme spécifique n’est requis. En revanche, certaines compétences sont indispensables :
Connaissance du cadre légal sur le handicap et la formation professionnelle
Capacité à identifier et analyser des situations de handicap (y compris les handicaps invisibles)
Aisance relationnelle pour accompagner des apprenants en situation de vulnérabilité
Aptitude à travailler en réseau avec des partenaires externes
Sens de l’organisation pour assurer la traçabilité des actions
Les formations disponibles
L’Agefiph propose, via son service Ressource Handicap Formation (RHF), des modules de professionnalisation à destination des référents handicap en OF et CFA. Ces formations couvrent les missions du référent, les outils d’accessibilité, et les bonnes pratiques pour répondre aux exigences Qualiopi. Les coûts pédagogiques sont pris en charge par l’Agefiph.
Des formations spécifiques existent aussi dans certaines régions, portées par les Carif-Oref en partenariat avec l’Agefiph régionale. La formation « Devenir référent handicap formation en OF ou CFA » est proposée en distanciel, sur une journée, et s’adresse aux nouveaux référents.
D’autres organismes spécialisés proposent des parcours certifiants ou des modules thématiques (accessibilité numérique, aménagement des examens, accompagnement des handicaps psychiques…).
Formaliser la fonction : fiche de poste et lettre de mission
C’est une étape non négociable. La fiche de poste ou la lettre de mission doit décrire précisément : les missions confiées, le temps alloué, les moyens mis à disposition, et les interlocuteurs internes et externes. Ce document est l’une des premières preuves demandées lors d’un audit Qualiopi.
Elle doit être signée par la direction et la personne désignée. Elle doit être mise à jour si les missions évoluent. Et elle doit être accessible rapidement le jour de l’audit.
Les erreurs fréquentes et risques de non-conformité
- Référent désigné mais sans missions formalisées. C’est le cas le plus courant. Un nom dans un organigramme ou sur un site web ne suffit pas. Sans fiche de poste précise et sans traçabilité des actions, l’auditeur conclura à une non-conformité majeure sur l’indicateur 26.
- Absence de traçabilité des actions menées. Même si le référent fait un excellent travail au quotidien, sans documents (comptes rendus, échanges avec les partenaires, attestations de formation, grilles d’analyse des besoins), rien ne peut être prouvé lors de l’audit. La règle est simple : si ce n’est pas écrit, ça n’existe pas.
- Pas de partenariat actif avec les organismes compétents. Lister l’Agefiph ou Cap Emploi dans un document de présentation ne constitue pas un partenariat. L’OF doit démontrer des interactions réelles : échanges de courriels, participations à des réunions, sollicitations pour des cas concrets.
- Informations sur l’accessibilité absentes ou insuffisantes. L’indicateur 1 de Qualiopi exige que les informations publiques sur les formations mentionnent l’accessibilité aux personnes handicapées. Un site web ou un catalogue qui n’en parle pas, c’est une non-conformité dès le premier indicateur.
Ces erreurs peuvent conduire à une non-conformité majeure, susceptible de compromettre l’ensemble de la certification Qualiopi et, par conséquent, l’accès aux financements publics et mutualisés.
FAQ
Oui, dans les faits, pour tout OF certifié Qualiopi ou souhaitant l’être. La loi Avenir Professionnel de 2018 impose la désignation d’un référent dans les entreprises d’au moins 250 salariés et dans tous les CFA sans condition de seuil. Pour les autres OF, l’obligation légale directe n’existe pas en dessous de 250 salariés, mais l’indicateur 26 du référentiel Qualiopi rend la désignation incontournable en pratique : sans référent identifié et actif, l’OF ne peut pas satisfaire cet indicateur commun, ce qui entraîne une non-conformité majeure. En résumé : si vous êtes certifié Qualiopi ou en cours de certification, vous avez besoin d’un référent handicap, quelle que soit votre taille.
N’importe quel membre du personnel peut être désigné, sans condition de diplôme. En pratique, la fonction est souvent confiée à un responsable pédagogique, un chargé de formation, un responsable qualité ou le dirigeant lui-même dans les petites structures. Ce qui compte, c’est que la personne dispose du temps, des compétences et des moyens pour exercer réellement ses missions. La loi laisse une grande flexibilité sur le profil, mais exige que la fonction soit formalisée et que les missions soient effectivement remplies. Une formation spécifique, comme celles proposées par l’Agefiph via la Ressource Handicap Formation, est fortement recommandée pour tout nouveau référent.
Le lien est direct et structurant. Le référentiel Qualiopi, défini par le décret n°2019-565 du 6 juin 2019, intègre le handicap à travers plusieurs indicateurs. L’indicateur 26 du critère 6 est le plus exigeant : il impose à l’OF de mobiliser les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner ou orienter les publics en situation de handicap. Le non-respect de cet indicateur, même partiel, entraîne une non-conformité majeure. Par ailleurs, d’autres indicateurs (1, 4, 9, 10, 21) touchent également au handicap de façon transversale. Le référent handicap est donc la personne qui permet à l’OF de répondre concrètement à l’ensemble de ces exigences et d’en apporter les preuves lors de l’audit.
L’Agefiph propose, via son service Ressource Handicap Formation (RHF), des modules de professionnalisation accessibles aux référents handicap en OF et CFA. Ces formations sont disponibles en distanciel, souvent sur une journée, et les coûts pédagogiques sont pris en charge par l’Agefiph. Elles couvrent les missions du référent, le cadre légal, les outils d’accessibilité et les bonnes pratiques Qualiopi. Des Carif-Oref régionaux organisent également des sessions en partenariat avec l’Agefiph régionale. En complément, des organismes spécialisés proposent des parcours plus approfondis sur des thématiques spécifiques (handicap psychique, accessibilité numérique, aménagement des examens). Pour accéder aux ressources de l’Agefiph, rendez-vous sur agefiph.fr, rubrique « Acteur de la formation ».
L’absence de référent handicap identifié et actif entraîne une non-conformité majeure sur l’indicateur 26. Une non-conformité majeure signifie que l’OF ne satisfait pas à une exigence fondamentale du référentiel. Les conséquences sont sérieuses : l’organisme certificateur peut refuser la certification lors d’un audit initial, ou suspendre puis retirer la certification lors d’un audit de surveillance ou de renouvellement si aucun plan d’action n’est mis en place dans un délai de 3 mois. Sans certification Qualiopi, l’OF perd l’accès aux financements publics et mutualisés (OPCO, État, Régions, Pôle emploi, Agefiph), ce qui peut remettre en cause l’ensemble de son modèle économique.
